De complete handleiding voor zakenreisbudgetten

11

Een zakenreisbudget bepalen

Zakenreizen zijn weer in opkomst. Statista voorspelt dat ze met 38% zullen stijgen in 2022 en volledig hersteld zullen zijn in 2024. Volgens een bevinding van Skift is dit mede gerelateerd aan het feit dat persoonlijke bijeenkomsten hogere succescijfers opleveren.
Het is ook de voorkeursoptie van acht op de tien executives. Als je een financiële manager bent die belast is met het creëren van een budget voor zakenreizen, dan wil je een budget bepalen dat je team succesvol maakt maar ook economisch haalbaar blijft.
Dit op de juiste manier doen kan een behoorlijke uitdaging zijn en daarom zijn wij er om te helpen. In dit artikel bespreken we de vijf stappen die je zullen helpen een werkbaar budget te bepalen voor zakenreizen.

Vijf tips voor het bepalen van een zakenreisbudget

Bij het bepalen van een zakenreisbudget wil je ervoor zorgen dat de uitgaven overeenstemmen met de zakelijke doelstellingen, behoeften en bedrijfsresultaten.
Om het makkelijk te maken, raden we je aan de volgende stappen te volgen:

1. Stel vast welk budget realistisch is voor je bedrijf

De eerste stap is proberen te achterhalen hoeveel geld je kunt uitgeven aan zakenreizen zonder andere essentiële aspecten, zoals huur en salarissen, in gevaar te brengen.
Als het aantal zakenreizen voor je bedrijf weer omhoog gaat, dan is een goede plek om te beginnen het krijgen van een realistisch beeld van reiskosten door te kijken naar eerdere reispatronen, zoals:
  • Gemiddelde verblijfsduur
  • Vluchttarief
  • Transfers en vervoer over land
  • Maaltijdkosten
  • Verblijf en entertainment
  • Conferentiekosten
  • Visums
  • Verzekeringen
Vanaf dit punt kun je beginnen met het uitwerken van wat een gemiddelde zakenreis zou kosten en beslissen welk budget realistisch zou zijn op basis van je huidige reisbehoeften en de doelen van het bedrijf voor de toekomst. Uiteindelijk moet alles wat je uitgeeft aan zakenreizen worden verantwoord voor het investeringsrendement dat het mogelijk kan opleveren voor je bedrijf.
Je moet er ook voor zorgen dat je de behoeften van verschillende teams in overweging neemt bij het toekennen van het budget. Verkoopteams reizen bijvoorbeeld vaak veel vaker dan minder klantgerichte functies.
Op basis van deze eerste berekeningen moet je vervolgens beslissen welke zakenreiskosten werknemers kunnen claimen en je huidige inkomsten vergelijken met je huidige uitgaven. Dit zou je een idee moeten geven van hoeveel je opzij kunt zetten voor zakenreizen.

2. Houd rekening met seizoenen en externe factoren

Zijn er bepaalde tijden van het jaar die drukker zijn voor je organisatie dan andere? Bezoeken je directeuren of bedrijfsontwikkelingsteams meer conferenties en netwerkevenementen op bepaalde belangrijke momenten van het jaar? Al deze elementen moet ook worden meegewogen in je zakenreisbudget.
Je moet ook nadenken over andere externe factoren die invloed kunnen hebben op hoeveel budget je opzij zet voor zakenreizen, zoals stijgende inflatie.

3. Vind mogelijkheden om de kosten te drukken

Er zijn verschillende effectieve manieren om je reisbudget te optimaliseren en de kosten te verlagen. Dat zijn onder andere:
  • Vooraf boeken: Hoewel last-minute boekingen soms onvermijdelijk zijn, moet je waar mogelijk proberen je reizen zo vroeg mogelijk te boeken.Vooraf boeken biedt je voordelen zoals goedkopere vluchtopties, de beste hoteldeals en ga zo maar door. Werknemers aanmoedigen om gebruik te maken van het openbaar vervoer zoals bussen, trams en treinen als hun vervoer over land, in plaats van taxi's of huurauto's.
  • Gebruikmaken van een reisbeheerapp voor het boeken van reizen: Maak in plaats van tijd en geld te verspillen aan het zoeken op verschillende websites, gebruik van een reisbeheerplatform zoals TravelPerk, waar je je zakenreis op één plek kunt boeken en toegang hebt tot concurrerende hoteltarieven en een brancheleidende vluchtinventaris.
  • Boek flexibele tarieven: Vergaderingen worden geannuleerd, stakingen vinden plaats en werknemers worden ziek. Sommige zaken vallen buiten je controle als je verantwoordelijk bent voor het beheren van het zakenreisbudget van je bedrijf. Zorg er daarom voor dat je gebruikmaakt van flexibele boekingsopties, zodat je je geld terug kunt vragen als zich iets onverwachts voordoet. Met FlexiPerk kun je bijvoorbeeld elke zakenreis tot 2 uur voor vertrek annuleren en 80% van de kosten terugkrijgen.

4. Stel een duidelijk zakenreisbeleid op en houd werknemers op de hoogte

Als je eenmaal hebt vastgesteld welke budgetten realistisch zijn voor je bedrijf en hoe je kosten kunt besparen, is het belangrijk ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Veel werknemers zien zakenreizen als een extraatje en dat zijn wij natuurlijk met ze eens!
Maar het is essentieel om de kosten onder controle te houden, vooral als je een klein bedrijf hebt.
De beste manier om dit te doen is door een duidelijk bedrijfsreisbeleid te hebben waar reizigers makkelijk toegang tot hebben. Een reisbeleid bevat typisch richtlijnen voor het boekingsproces, onkostencategorieën, onkostenrapportage en, nog belangrijker, vergoede en niet-vergoede aankopen.
Dit garandeert dat werknemers goed geïnformeerd zijn over welke onkosten gelden als zakenreisuitgaven.
Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, download dan ons reisbeleidsjabloon om je op weg te helpen.
Ebook

Begin met het schrijven van je eigen bedrijfsreisbeleid met ons uitgebreide sjabloon

Het is ook belangrijk dat het reisbeleid makkelijk toegankelijk wordt gemaakt zodat werknemers het kunnen volgen. De beste manier om de naleving van je reisbeleid te verbeteren is door je beleid in je boekingstool voor zakenreizen te integreren. Op die manier kun je automatische goedkeuringen instellen voor boekingen die binnen het beleid zijn en boekingen buiten het beleid eenvoudig bijhouden om zo meer controle te houden over je zakenreisbudget.

5. Maak je budget aanpasbaar

Budgetteren is absoluut essentieel voor je bedrijf, maar zorg wel dat je ook voorbereid bent op het onverwachte. Je zakenreisbeleid moet aanpasbaar zijn om zo onvoorziene omstandigheden te dekken, zoals een noodgeval of incidentele uitgaven.
Dit is waarom je altijd een foutmarge moet aanhouden bij het berekenen van je kosten voor zakenreizen.

5 manieren om overschrijding van je budget voor zakenreizen te beheersen

Als je een financiële manager bent die verantwoordelijk is voor het budgetteren van zakenreisonkosten, dan weet je hoe moeilijk het is om reiskosten bij te houden en tegelijkertijd je werknemers toegang te geven tot de beste reisdeals. De VS hebben een gigantisch bedrag van $ 322,42 miljard uitgegeven aan zakenreizen in 2021.
Aangezien dit cijfer in de rest van 2022 waarschijnlijk zal stijgen, moeten financiële teams die zakenreisbudgetten in de gaten houden waakzaam zijn voor overbesteding.
Jezelf bekend maken met de belangrijkste bronnen van overbesteding binnen het bedrijf helpt je altijd een stap voor te blijven en te budgetteren voor zakenreizen.
Hier zijn een paar mogelijke oorzaken voor je huidige overbesteding en onze top vijf manieren om controle te houden over het zakenreisbudget van je bedrijf.

1. Gebruik een alles-in-één-platform

Als werknemers zakenreizen boeken met verschillende platformen en apps kan het beheren van reisbudgetten en het bijhouden van de uitgaven net zo chaotisch voelen als de rij voor de douane op vliegvelden.
Zoals elke ervaren financiële manager zal weten, inloggen op afzonderlijke platformen om individuele facturen te downloaden voor vergoeding is moeizaam, lastig bij te houden en ongunstig voor onkostenbeheer.
Ga op zoek naar een reisbeheerbedrijf met een alles-in-één-platform waar je vluchten, accommodaties en transfers allemaal op een plek kunt boeken om het verzamelen van facturen en onkostenrapportage te vereenvoudigen.
Idealiter is het platform ook eenvoudig te gebruiken, wordt de nodige steun geboden en zijn er meer dan voldoende reisopties. TravelPerk biedt de beste oplossing voor zakenreisbeheer in de reisbranche, zelfs voor kleine bedrijven. Ons platform biedt een uitgebreide inventaris van vluchten en helpt je de beste prijzen te vinden.

2. Maak gebruik van realtime rapportage

Overbesteding bij reizen vindt plaats als het financiële team geen duidelijk overzicht heeft van de uitgaventrends van het bedrijf. Zonder beschikbare realtime gegevens worden financiële beslissingen achteraf genomen in plaats van op het huidige moment.
Met toegang tot realtime gegevens kun je teams herkennen die voortdurend buiten het budget boeken. Zei iemand iets over astronomische hoteltarieven in New York? Of je ziet waar je dagelijkse creditcardkosten die zijn toegewezen voor binnenlandse reizen en internationale reizen moet aanpassen. De flexibele realtime rapportage van TravelPerk helpt je in te zoomen op je zakenreisbudget.
Onze realtime rapportage splitst bedrijfsgegevens uit per afzonderlijke werknemer, het type vervoer, het soort boeking en annulering. Het maakt ook mogelijk dat je team rapporten kan inplannen binnen een vooraf vastgestelde periode en waarschuwingen in te stellen voor wanneer het tijd is om gegevensgestuurde beslissingen te maken.

3. Communiceer zakenreisbeleid

Het informeren van werknemers over huidige goedkeuringsprocessen voor zakenreisuitgaven, maar ook over onkostenvergoedingen is van groot belang voor bedrijven die op zoek zijn naar proactieve oplossingen voor overbesteding. Het licht werknemers voor over het zakenreisbeleid en biedt werkgevers een kans de richtlijnen te beoordelen.
Begin met een bedrijfsbijeenkomst met alle nodige teams en afdelingen om de volgende vragen te bespreken. Dit helpt om hiaten in de beleidskennis van werknemers te identificeren en een bredere reikwijdte te krijgen voor het huidige beleidsgoedkeuringsproces:
  • Zijn werknemers zich bewust van je huidige reisbeleid? Zo ja, hoe wordt het gecommuniceerd?
  • Hoe vaak wordt het gecommuniceerd?
  • Moet je reisbeleid worden bijgewerkt?
Zet hierna een duidelijke schema uiteen voor de frequentie waarmee je het bedrijfsreisbeleid aan werknemers van plan bent te communiceren. In dit stadium beslissen welke belangrijke informatie moet worden opgenomen garandeert ook dat je alle nodige punten vastlegt in je berichtgeving. Bijvoorbeeld informatie over fiscale aftrekposten, incidentele onkosten en beleid met betrekking tot de belastingdienst. Tijdens de bespreking een beleidsrevisieschema vastleggen garandeert ook consistente beoordelingen van de beleidsprestaties gedurende het kalenderjaar.
Voer bijvoorbeeld revisies uit op basis van een vooraf vastgesteld moment of evenement, zoals een aanzienlijke verandering in de bedrijfsgrootte of -structuur. Het communiceren van beleid dat bedrijfsbreed of specifieker is, is ook belangrijk. Wees ook duidelijk over uitzonderingen op bedrijfsreisbeleid.
Zijn er bijvoorbeeld bepaalde gevallen waarin het werknemers is toegestaan het budget te overschrijden? Kies een boekingstool die beschikt over aanpasbaar geïntegreerd beleid en die je een duidelijk beeld geeft van beleidsparameters om betere resultaten te bereiken wat betreft naleving van het beleid. Met TravelPerk kunnen beleidsparameters worden ingesteld voor teams die vaker reizen of voor personen met speciale bevoegdheden.
Je kunt ook limieten automatiseren en instellen die het voor je werknemers mogelijk maken om reizen te boeken binnen je beleid, zonder dat daarvoor voorafgaande toestemming hoeft te worden gevraagd. Anderzijds zal TravelPerk de reis, als deze buiten het beleid valt, aanmerken voor beoordeling door de door jou vooraf gekozen goedkeurder.
Reisbeleid hebben voor werknemers is van essentieel belang om te kunnen voldoen aan de reisbehoeften van werknemers en het verbeteren van de naleving van het beleid. Het reisbeleidsjabloon van TravelPerk helpt je op weg. Ons uitgebreide sjabloon is volledig aanpasbaar en ontworpen om te helpen bij het in enkele minuten opstellen van je reisbeleid.
Ebook

Begin met het schrijven van je eigen bedrijfsreisbeleid met ons uitgebreide sjabloon

4. Plan zakenreizen vooruit

Het boeken van last-minute reisreserveringen leidt tot hogere bedrijfsuitgaven wat betreft de kosten voor zakenreizen.
Hoewel realtime gegevens werknemers onthullen die last-minute reizen boeken, is het vooruit plannen voor goedkopere tarieven de veiligste optie. Zakenreizen naar conferenties en retraites aan het begin van elk kalenderjaar boeken is één manier om vooruit te plannen en binnen je reisbudget te blijven.
Je werknemers reisvoordelen, reisbeloningen of upgrades bieden voor zakenreizen om ze aan te moedigen hun zakenreis ruim van te voren te boeken voor goedkopere vluchttarieven en hotelkosten is ook een manier.

Zorg voor flexibiliteit bij geannuleerde reizen

Ook al plannen ze vooraf, zakenreizigers hebben volledige flexibiliteit nodig als ze hun reis moeten annuleren. In een recent onderzoek van GlobalData maakten 52% van de respondenten zich zorgen over internationale reisrestricties. Post-pandemische zakenreizigers zijn op zoek naar flexibele opties voor het geval zij te maken krijgen met mogelijke vertragingen of annuleringen als gevolg van deze restricties.
Een reisprogramma waarbij flexibiliteit en terugbetaling wordt meegerekend in de totale kosten biedt gemoedsrust, ondanks dat reisplannen soms veranderen. FlexiPerk stelt werknemers in staat vluchten, hotelkamers, huurauto's of vervoer over land tegen elk tarief bij iedere aanbieder te boeken en ieder deel van de zakenreis tot twee uur voor vertrek te annuleren en 80% van de reiskosten vergoed te krijgen. Kortom, laat je zakenreisbudget voor jou werken door controle te houden over overbesteding binnen het bedrijf.
Een zakenreistool als TravelPerk biedt werknemers de vrijheid zelf hun reis te boeken en biedt tegelijkertijd aanpasbare opties om je budget onder controle te krijgen. Boek vandaag nog een demoom te zien hoe TravelPerk jou kan helpen controle te krijgen over overschrijding van het budget voor zakenreizen. Als je je zakenreisbudget al hebt bepaald, dan wil je er zeker voor zorgen dat je budget zo hard mogelijk voor je werkt.
Laten we eens dieper ingaan op hoe je je zakenreisbudget kunt optimaliseren gedurende het jaar en welke belangrijke strategieën en tools je kunt gebruiken om dit te vereenvoudigen voor je financiële team. Klik op ‘Volgende artikel’ om meer te weten te komen.
Woman riding train

Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.

  • Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.
  • Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.