Je zakenreisbudget optimaliseren
Of je nu werkt voor een klein bedrijf of een grotere organisatie, zakenreizen kunnen een grote kostenpost zijn, op de tweede plaats na salarissen. Met de verwachting dat 84% van de zakenreizigers in de komende 6 maanden een reis gaan maken, is het kosteneffectief maken van zakenreizen nog nooit zo belangrijk geweest.Realtime gegevens zijn de sleutel
Als je je zakenreisbudget wilt optimaliseren, dan zal het bij de hand hebben van realtime gegevens je helpen een maatstaf te creëren voor je reiskosten en in de toekomst budgetten te creëren die de realiteit reflecteren. Daarnaast zal het je helpen slimme beslissingen te nemen die invloed hebben op je financiële gegevens in je huidige maand en kwartaal.Om beter controle te krijgen over je budget, moet je volledig inzicht hebben in alle zakenreisonkosten en de uitgaven van elke zakenreis kunnen visualiseren in verschillende categorieën. Dit zal je helpen bij het uitwerken van de gemiddelde kosten van zakenreizen voor elke afdeling, elk team, ieder persoon en/of elke vestigingslocatie. Als je gewend bent aan meer handmatige, arbeidsintensieve processen, dan klinkt dit als een droom, nietwaar?Dus hoe krijg je de gegevens die je nodig hebt?
De makkelijkste manier om de gegevens te krijgen, is je boekingstool voor zakenreizen ze voor je laten verzamelen.Dit betekent dat reisbeheerders en officemanagers hun reizen niet meer mogen boeken op boekingssites voor zakenreizen en apps die zijn ontworpen voor plezierreizen en vakanties. Vermijd ook het gebruik van traditionele reisbureaus om je zakenreizen te boeken. In plaats daarvan raden we je aan gebruik te maken van een modern boekingsplatform dat specifiek is ontworpen voor zakenreizen en, nog belangrijker, rekening houdt met de behoeften van het financiële team.Idealiter maakt het boekingsplatform dat je kiest automatisch een rapport van de totale reiskosten per afzonderlijke werknemer, per team en per vestigingslocatie en biedt het ook inzichten, zoals de gemiddelde prijs per reis, datumbereik en soorten uitgaven (vliegtickets, hotelkosten, etc.). De tool moet ook labels bevatten zodat je meer informatie op maat over je reisonkosten kunt verzamelen, zoals bijvoorbeeld hoeveel geld wordt uitgegeven aan een bepaalde klant of bepaald evenement.Bij TravelPerk bieden we een flexibele rapportageoplossing, waarmee je in real time kunt zien waar uitgaven naartoe gaan. Met onze tool kun je een mix van automatische filters en handmatige labels kiezen, zodat je alle gegevens die je nodig hebt met één klik op de knop kunt zien.Met rapportagetools kun je de uitgaven en kosten van zakenreizen scheiden op:- Bestedingen per afdeling of team
- Bestedingen per werknemer
- Bestedingen gesplitst in vluchten, hotelkamer, autohuur, treinreizen
- Bestedingen per vestiging
- Bestedingen per project, klant, functie of evenement
- Realtime bestedingen voor de/het huidige maand, kwartaal of jaar
- Annuleringen
- Terugvorderbare btw
Deze onkosten kunnen categoriseren en scheiden is de sleutel voor het nemen van slimme operationele beslissingen en het optimaliseren van je zakenreisbudget.Met de rapportagetool van TravelPerk kun je rapporten configureren of waarschuwingen inplannen rondom de gegevens die voor jou het belangrijkst zijn, wat betekent dat je beter geïnformeerde financiële beslissingen kunt nemen.Stroomlijn je proces voor onkostenbeheer
Naast geavanceerde rapportagetools moet je reisbeheerbedrijf het ook mogelijk voor je maken om je boekingstool voor zakenreizen te integreren met je onkostenbeheersysteem.Op die manier worden al je onkosten verzameld in één platform, zodat je uitgavenanalyse een stuk simpeler wordt. Met tools zoals Ramp, Divvy, Mobilexpense Group, Payhawk en Yokoy kun je andere gegevens toevoegen, zoals maaltijden of evenemententickets, voor een volledig overzicht.Kom meer te weten in onze uitgebreide handleiding over het stroomlijnen van je proces voor onkostenbeheer. Naast realtime gegevens en gestroomlijnde onkostenprocessen, zijn er nog 3 tips om je zakenreisbudget harder voor je te laten werken.Integreer je reisbeleid in je boekingstool
Om controle te houden over daadwerkelijke boekingen moet je je zakenreisbeleid in je boekingstool kunnen integreren. Dit is niet alleen handig voor het financiële team, maar zorgt er ook voor dat werknemers en reisbeheerders beter op de hoogte zijn van wat er binnen het budget valt. Dit betekent dat je een betere kans hebt op het verbeteren van de naleving van het reisbeleid.Bij het instellen van je reisbeleid in je boekingsplatform, moet je zo weinig mogelijk beleidsdocumenten creëren. We raden de meeste bedrijfseigenaren aan een standaardbeleid toe te passen en, indien nodig, een executive beleid.Dit helpt om het reisbeleidbeheer en het coördineren van reisonkosten veel soepeler te laten verlopen.Stel automatische goedkeuringsprocedures in
Het helpt om goedkeuringsprocedures vast te leggen, zodat reisbeheerders aanvragen efficiënter kunnen doornemen en valideren. Als je reisbeleid in een boekingstool zoals TravelPerk is geïntegreerd, dan kun je de goedkeuringsprocedure van jouw voorkeur instellen. Als een reiziger bijvoorbeeld een aankomende zakenreis boekt die binnen het reisbeleid valt dat je hebt ingesteld, dan kun je instellen dat deze automatisch wordt goedgekeurd. Waardoor jij verder kunt met belangrijker taken!Vorder btw terug van je zakenreizen
Kleine en middelgrote bedrijven verliezen elk jaar miljoenen aan niet-gevorderde btw voor hun zakenreizen. Met zoveel verschillende fiscale regels in het VK en over de rest van de wereld, kan het terugbetalingsproces vaak verwarrend en langdradig zijn voor veel financiële teams. Gelukkig heeft TravelPerk een simpele oplossing voor btw-terugvordering gecreëerd waarmee je de reiskosten laag houdt en tot wel 25% op je jaarlijkse reisbudget bespaart. TravelPerk verzamelt facturen voor jou bij dienstverleners, zodat er nergens geld blijft liggen.?)