Best practices voor reiskostenbeheer
Beheer van zakenreiskosten is enorm belangrijk voor het succes van een bedrijf. Als dit je werkterrein is, dan speel je een leidende rol bij het beheren van de geldstroom en het toezicht houden op een van de grootste overheadkosten van het bedrijf. Deze handleiding is er om je te helpen wat van de stress weg te nemen die gepaard gaat met onkostenbeheer en om je te helpen een proces op te bouwen dat ongetwijfeld indruk maakt.Wat zijn zakenreiskosten precies?
Zakenreiskosten zijn kosten die zijn gemaakt bij reizen voor zakelijke doeleinden. Dit kan de kosten omvatten van producten of diensten die nodig zijn voor de reis en gaan meestal gepaard met het enkele dagen of weken van huis zijn.Betere controle nodig over je uitgaven voor zakenreizen?
Leer de beste manieren om je zakenreisbegroting te optimaliserenWelke zakenreiskosten kunnen werknemers claimen?
De belangrijkste regel bij het claimen van onkosten is dat deze uitsluitend zijn gemaakt bij en noodzakelijk waren voor het uitvoeren van je werk in relatie tot de zakelijke doelstellingen.Wat dat betekent is dat jij (en niet je bedrijf) geen persoonlijk gewin mag halen uit het claimen van de onkosten.Hier zijn een paar voordelen:- De daadwerkelijke kosten van de reis (de vlucht, treinkaartje, hotelkosten, etc.)
- De kosten voor levensonderhoud (het eten en drinken dat je hebt gebruikt tijdens je reis)
- En eventuele andere kosten als gevolg van de reis die je maakte, zoals voor entertainment.
Wat zijn geen legitieme reisonkosten?
Waar je ook over na moet denken is wat niet is inbegrepen bij ‘zakenreiskosten’. Die lijst ziet er als volgt uit:- Reizen van en naar je gebruikelijke vestiging
- Eventuele reizen om privéredenen.
Hoe zit het met autorijden? Kan ik onkosten claimen als ik een auto huur of als ik mijn eigen auto gebruik voor zakelijke doeleinden? Jazeker, absoluut.Je moet reisonkosten verplicht melden voor belastingdoeleinden. Sommige kosten hoeven echter niet aan de belastingdienst te worden gemeld. Kosten zoals een busdienst of taxidiensten voor werknemers als ridesharing niet beschikbaar is zijn vrijgesteld van melding aan de belastingdienst.1. De zakelijke creditcard/pinpas
Hoewel het geen juridische vereiste is, kan het laten indienen van onkostenclaims door werknemers veel tijd kosten. Denk eens aan een zakelijke pinpas die het in elk geval makkelijker maakt om de financiën in het oog te houden. Er zijn veel bedrijven die zowel het bijhouden van uitgaven als bedrijfscreditcards bieden, zoals Pleo. Hiermee kun je onkosten en uitgaven vanaf één bron in de gaten houden en beheersen.Als je kiest voor zakelijke pinpassen, doe dan wel wat onderzoek voordat je meteen naar je zakelijke bank gaat. Pleo heeft een goede handleiding voor hoe je een bedrijfscreditcard kunt kiezen.2. Betalen met eigen betaalkaarten en onkostenclaims indienen
Voor veel MKB-bedrijven is dit de meest eenvoudige oplossing. Werknemers vragen zakelijke onkosten eerst zelf te betalen is vrij gebruikelijk. Het vergoeden van de onkosten kan een tijdrovend proces zijn voor zowel administratieve medewerkers als werknemers. Factoren zoals vragen om btw-bonnen maken het proces alleen maar nog ingewikkelder. Meer informatie over de belastingtechnische gevolgen van het claimen van onkosten vind je hier. Als dit de voorkeursmethode van je bedrijf is, dan is het een goed idee om gebruik te maken van software zoals Expensify of Spendesk. Deze helpen je de onkosten te digitaliseren en bij te houden.Wees de beste officemanager ooit door je bedrijf tijd en geld te besparen op zakenreizen
3. Communiceer het onkostenbeleid
Veel bedrijven nemen hun onkostenbeleid op in hun bedrijfsreisbeleid, en ze hebben bijna allemaal problemen met naleving. Ongeacht welke betaaloptie jouw bedrijf heeft gekozen, bestedingen buiten de bedrijfsregels zorgen voor lastige situaties voor het bedrijf. Als je iemand een bedrijfscreditcard hebt gegeven en diegene doet bestedingen buiten het beleid, dan is het geld al weg. Als die werknemer iets heeft gekocht met een eigen betaalkaart en claims heeft ingediend voor kosten die buiten het beleid vallen dan staat de werkgever voor het onplezierige scenario van ofwel de rekening betalen of de werknemer uit eigen zak laten betalen met als gevolg dat deze ontstemd raakt.De beste manier om dit te voorkomen is ervoor zorgen dat iedere werknemer de regels kent. Zorg ervoor dat je de regels duidelijk en regelmatig communiceert, zodat ze niet anders kunnen dan ze te volgen.Hier volgen enkele manieren om dit te bewerkstelligen:- Elk kwartaal bedrijfsbrede e-mails: stuur elk kwartaal een e-mail met daarin het beleid, dit is mogelijk niet nodig als het team klein is.
- Praat erover bij bijeenkomsten waarbij iedereen aanwezig is: jouw rol is belangrijk en bespaart het bedrijf geld, en mensen moeten de regels kennen. Vraag bij de volgende bijeenkomst een paar minuten spreektijd en geef daarbij voorbeelden (zonder namen te noemen) van goede en slechte onkostenclaims.
- Plaats het op het bedrijfsintranet: zorg dat het een live document is en dat het eenvoudig te vinden is.
- Koppel het aan een Google-document of wat voor tool je ook gebruikt. Hierdoor hoef je bij updates werknemers niet te vragen eerdere versies te verwijderen of negeren.
Automatiseer waar mogelijk de onkosten voor ze door gebruik te maken van een tool als TravelPerk, die ervoor zorgt dat werknemers de kosten van hun vlucht en accommodatie niet meer hoeven te rapporteren.Als je je zorgen maakt over dat iemand binnen je bedrijf zich willens en wetens niet houdt aan de regels en je bedrijf geld afhandig maakt, zorg er dan voor dat je onze handleiding leest over hoe je onkostenfraude herkent en verhelpt.Zakenreiskosten berekenen en bijhouden als een pro
Gezien het feit dat een gemiddeld bedrijf ongeveer € 950,– per werknemer per jaar uitgeeft aan alleen al binnenlandse reizen, dan is het zeer waarschijnlijk dat beheerders en mensen die werken in onkostenbeheer worden gevraagd naar rapporten en overzichten van hoe het bedrijf geld uitgeeft aan reizen. Hier volgen enkele elementen die je kwartaal- of jaarrapporten een stuk eenvoudiger maken als je die elementen nu invoert.1. Registreer alles en label elke uitgave
Klinkt logisch, maar als je geen software gebruikt om dit voor jou te doen, dan zal deze tijdbesteding en het organiseren van elke kassabon, elke factuur en elk onkostenrapport zich enorm uitbetalen op het moment dat je je uitgaven gaat analyseren. Reis- en onkostenrapporten zijn uitermate belangrijk aangezien in vele landen deze kosten aftrekbaar zijn, wat grote besparingen voor bedrijven betekent.Het eerste wat je moet doen is ervoor zorgen dat je op regelmatige basis een uitvoerige registratie bijhoudt van al je zakelijk kosten. Elke dag is het best, maar je moet ten minste richten op twee keer in de week. Alles wat je uitgeeft moet kloppen! Let op bij contante betalingen, deze kunnen makkelijk worden vergeten in je overzicht, maar het zijn nog steeds zakelijke kosten en mogen niet over het hoofd worden gezien. De beste manier om dit te doen is door te kiezen voor een van de vele zakelijke boekhoudsoftwarepakketten op de markt. Je vindt hier onze aanbevelingen voor de belangrijkste aanbieders. Het is een goed idee om onkosten te labelen zodat je eenvoudig metadata kunt opvragen als dat nodig is. Hoe gedetailleerder je overzicht, hoe beter. Denk bijvoorbeeld aan het op meerdere manieren groeperen en labelen van reiskosten.- Per reistype (bestaande klant, verkoop, zakelijk evenement)
- Per afdeling
- Per type uitgave
Het is een goed idee ervoor te zorgen dat je terugkerende kosten in je boekhoudsysteem worden ingevoerd. Als je weet wat je een leverancier elke maand moet betalen, stel dan voor de komende maanden een herhaalde invoer in. Dit zorgt ervoor dat je het niet vergeet en helpt je beter te plannen voor de toekomst.3. Categoriseer je uitgaven
Je boekhoudsoftware wordt geleverd met vooraf ingestelde categorieën waarmee je je uitgaven in categorieën kunt indelen. Probeer deze standaard categorieën zoveel mogelijk aan te houden. Dit is belangrijk, want als het aankomt op het doen van belastingaangifte, dan moet je duidelijk kunnen zien welke aspecten van je uitgaven hoger of lager zijn dan nodig.Stel voor uitgaven die klein en niet terugkerend zijn een onkostenveld genaamd ‘overige’ in.Meer tips nodig over het beheren van zakenreizen?
Lees onze tips en trucs voor zakenreisbeheerReiskosten verlagen voor kleine bedrijven
Of je nu een klein bedrijf of grote coöperatie bent, er zijn heel veel manieren waarop je de kosten voor zakenreizen kunt verlagen voor zakenreisboekingen. Hier volgen er 6 die je meteen kunt toepassen.4. Ga voor zakelijke tarieven
Als je vestigingen hebt in meerdere steden en het merendeel van de reizen tussen de vestigingen is, dan kan het de moeite waard zijn om te onderhandelen over een speciaal zakelijk tarief met hotels in de omgeving. Sterker nog, je kunt dit al doen als je ziet dat er veel naar dezelfde stad wordt gereisd. Hotels zijn vaak blij met terugkerende klanten.5. Zorg voor de juiste dagvergoedingen
Geef je reizigers een dagelijkse toelage voor maaltijden en andere incidentele uitgaven? Zorg dan dat je deze per stad aanpast. Prijzen kunnen in de EU bijvoorbeeld enorm verschillen. Vergeet niet dat de belastingdienst tarieven hanteert voor maaltijdtoelages en wat je kunt terugvorderen, zorg er dus voor dat de dagvergoeding daar niet teveel van afwijkt, zodat je eigenlijk minder betaalt.6. Vorder de belasting terug
Elk jaar verzuimen bedrijven om belasting (btw) terug te vorderen op miljoenen aan reisuitgaven. Elk bedrijf dat geen btw terugvordert, besteedt tussen de 5 en 25% meer dan zou hoeven!Bedrijven in het Verenigd Koninkrijk hebben recht op terugvordering van btw bij nationale zakenreizen via hun btw-teruggave. Bedrijven in het Verenigd Koninkrijk hebben ook recht op terugvordering van btw die is betaald in andere landen, maar deze btw wordt teruggevorderd via andere methoden (waarvan sommige online zijn en voor sommige een papieren formulier moet worden ingevuld).Klik hier voor onze handleiding voor het terugvorderen van btw bij zakenreizen in Europa. Er is natuurlijk enige verwarring over hoe btw-terugvordering er na Brexit precies uit zal zien.?)