Wat is bedrijfsevenementenplanning?
Het plannen van bedrijfsevenementen omvat het organiseren van zakelijke evenementen om klanten, medewerkers en andere belanghebbenden te betrekken. Veelvoorkomende redenen om bedrijfsevenementen te organiseren zijn onder andere:- Medewerkers of het publiek informeren over nieuwe initiatieven en aanbiedingen
- Medewerkers belonen voor hun bijdrage aan de groei en het succes van het bedrijf
- Mijlpalen vieren met klanten, medewerkers en andere leden
- Organisatieveranderingen en mogelijke gevolgen aankondigen
- Samenwerking en netwerken tussen verschillende bedrijfsteams faciliteren
Of u nu een hospitality-evenement voor klanten organiseert of een interne training, het uiteindelijke doel is om mensen samen te brengen, een onvergetelijke ervaring te creëren en alle aanwezigen te helpen sterke zakelijke relaties op te bouwen.Bedrijfsevenementen naar omvang
Bloeiende bedrijven hebben meestal meerdere evenementen in het verschiet. Je kunt ze in de volgende typen indelen, afhankelijk van hun omvang.2. Middelgrote evenementen
Middelgrote evenementen omvatten conferenties of leiderschapsbijeenkomsten voor maximaal 1000 deelnemers. Dergelijke evenementen zijn afhankelijk van technologie om goed geoliede plannen te creëren en uit te voeren en medewerkers uit de hele organisatie, waardevolle klanten en senior managers samen te brengen.Naast de vereisten voor kleinere evenementen omvatten de vereisten voor de planning van middelgrote evenementen doorgaans:- Introductie vóór het evenement: Zorg dat iedereen zich op zijn gemak voelt met de onboarding en oriëntatie van het evenement.
- Entertainment na het evenement: Bedrijfsevenementen zijn vaak een mix van zaken en plezier - zorg ervoor dat gasten zich gedurende hun hele evenement vermaken.
- Communicatie vóór het evenement: Of het nu gaat om sponsors of deelnemers, u wilt snel en eenvoudig evenementgerelateerde wijzigingen en updates kunnen communiceren.
- Hotelaccommodatie en vervoer: Als u gasten van heinde en verre ontvangt, moet u accommodatie en vervoer voor het evenement regelen.
- Mobiele app voor evenementen: Met een app voor evenementen kunt u gasten op de hoogte houden van updates en gastenlijsten en tickets beheren.
Bedrijfsevenementen per type
Naast de omvang zijn er veel verschillende soorten bedrijfsevenementen – sommige komen vaker voor dan andere. Hier zijn enkele van de soorten evenementen die u in het bedrijfsleven kunt verwachten:- Beurzen versterken het imago van een bedrijf als marktleider en helpen hen leads te genereren. Beurzen zijn een uitstekende manier om belangrijke spelers in uw branche te verzamelen om trends en cijfers te bespreken.
- Productlanceringen brengen nieuwe producten uit om buzz te creëren onder klanten en de media. Een goed voorbeeld hiervan zijn Apple Events, waar het bedrijf marktleiders en pers samenbrengt om nieuwe producten en functies te delen.
- Bedankingsevenementen eren medewerkers met evenementen die erop gericht zijn hardwerkende medewerkers te motiveren en te belonen en de teamgeest te versterken.
- Teambuildingevenementen omvatten vaak binnen- en buitenactiviteiten om het zelfvertrouwen en de moraal van medewerkers te vergroten. Dit kan een grootschalig evenement buiten de deur zijn of een kleinere teambuildingsessie op locatie.
- Seminars en conferenties nodigen sprekers uit om de kennis van medewerkers of interne stakeholders over specifieke onderwerpen te vergroten. Dit kan een uitstekende manier zijn om medewerkers bij een bepaald onderwerp te betrekken.
- Bestuurs- en aandeelhoudersvergaderingen brengen bestuursleden en aandeelhouders samen om de bedrijfsprestaties te evalueren en cruciale beslissingen te nemen. Een professioneel evenement stelt uw leidinggevenden gerust dat alles soepel verloopt.
- Organisatiemijlpaalvieringen vieren belangrijke mijlpalen of jubilea, zoals financiële prestaties en bedrijfsresultaten. U kunt bijvoorbeeld het tienjarig bestaan van uw bedrijf vieren met een feestelijk evenement voor medewerkers en stakeholders.
De uitdagingen van het plannen van bedrijfsevenementen
Het plannen van zakelijke evenementen kan je merk versterken, medewerkers en stakeholders betrekken en je zakelijke netwerk uitbreiden, maar het brengt ook de nodige uitdagingen met zich mee.Zelfs bovenmenselijke organisatorische vaardigheden zijn niet altijd voldoende om een succesvol evenement te organiseren. Daarom moet elke eventmanager rekening houden met het onverwachte en zich daarop voorbereiden.Laten we eens kijken naar de meest voorkomende uitdagingen bij het plannen van zakelijke evenementen en hoe je ze kunt vermijden.Evenementen met te weinig personeel
Er zijn weinig grotere problemen dan te weinig personeel voor een evenement. Onderbezetting verhoogt de werkdruk op de dag van het evenement en zorgt ervoor dat uw team zich moet inspannen om aan de verwachtingen van de deelnemers te voldoen.Om onderbezetting te voorkomen, moet u rekening houden met uw evenement en de verwachte aantallen, en met het aantal benodigde medewerkers om een duurzame personeels-bezoekersverhouding te garanderen. Wees duidelijk over rollen en verantwoordelijkheden: het managen van uw evenementen moet vergelijkbaar zijn met het managen van uw bedrijf.U wilt voorzichtig zijn met personeelsbezetting; als u het niet zeker weet, wees dan gul. Als u eerdere evenementen heeft georganiseerd, kijk dan terug op de bezetting ervan: had u te weinig of te veel personeel op het evenement? Neem contact op met een evenementenbureau om personeel voor uw evenement te vinden; zij kunnen u adviseren over de optimale personeelsbezetting.Houd je aan je evenementenbudget
Evenementenbudgettering kan u helpen slagen – of falen – bij het plannen van fysieke bijeenkomsten, virtuele evenementen of een hybride evenement. Budgettering is een probleem dat zelfs de meest ervaren evenementenplanners bezighoudt: de kosten lopen snel op en voor u het weet, overschrijdt u het budget.De zaken veranderen voortdurend en u kunt vlak voor het evenement extra eisen hebben. Zo kunnen leverancierskosten stijgen op basis van de werkelijke kosten of kunt u te maken krijgen met onvoorziene uitgaven. Daarom is het verstandig om uw uitgaven beperkt te houden en een noodfonds te budgetteren. We raden aan om ongeveer 20% van uw totale budget te reserveren voor onverwachte uitgaven en last-minute wijzigingen.Nog beter: analyseer eerder onderzoek en gegevens om te bepalen wat een realistisch budget voor elke gelegenheid zou moeten zijn. Vergelijk bijvoorbeeld begrote posten – zoals locatie, eten en drinken, reizen, accommodatie, sprekersvergoedingen, personeel en marketing – met die van uw eerdere evenementen.Speciale software voor het beheer van zakelijke evenementen maakt dit een stuk eenvoudiger door al uw budgetgegevens op één plek te bewaren. Zo kunt u budgetten voor evenementen plannen, budgetrapporten maken en het totale rendement op investering (ROI) in kaart brengen om uitgaven te volgen en budgetvriendelijke beslissingen te nemen.Evenementenbudgettering eenvoudig gemaakt
Download onze gratis sjabloon voor een evenementenbudget om aan de slag te gaan.Betrokkenheid en communicatie van deelnemers
Een solide plan voor de betrokkenheid van deelnemers is essentieel om de verwachtingen van deelnemers te overtreffen. Daarom is het essentieel om rekening te houden met je potentiële publiek en hun voorkeuren te begrijpen.Je moet ook een overvloed aan informatie vermijden, wat deelnemers snel kan afhaken. Tegelijkertijd moet je de details van het evenement, wijzigingen en deadlines voor en tijdens het evenement aan deelnemers kunnen communiceren.Hier zijn enkele van de eenvoudigste manieren om ervoor te zorgen dat je deelnemers gedurende een evenement betrokken blijven.- Organiseer plenaire sessies met boeiende sprekers om deelname en een hoge mate van betrokkenheid van de deelnemers te garanderen. Je kunt ook tafelgesprekken of realtime vraag-en-antwoordsessies organiseren om deelnemers betrokken te houden bij het evenement.
- Creëer interactieve content voor conferentiebreakouts met gerichte en interactieve content om gesprekken en verbinding te bevorderen.
- Creëer netwerkmogelijkheden om ervoor te zorgen dat deelnemers voldoende mogelijkheden hebben om contact te leggen. Contact leggen met anderen in hun vakgebied is een belangrijk voordeel voor medewerkers bij bedrijfsevenementen.
Het verzamelen en leren van feedback is ook een uitstekende manier om te begrijpen hoe deelnemers willen deelnemen. Gebruik digitale tools om live polls te houden en gegevens te verzamelen die je helpen je prioriteiten aan te passen. Zo kun je blijven leren terwijl je steeds meer evenementen organiseert.Dit zijn veelvoorkomende problemen waar je mee te maken krijgt, ongeacht het type evenement dat je organiseert. Zelfs kleinere evenementen kunnen met deze problemen te maken krijgen – dus hoe voorkom je ze?Laten we de vijf C's van corporate event management bekijken voor tips om ervoor te zorgen dat je evenementen een succes worden – van deelnemersregistratie tot rapportage na afloop van het evenement.De 5 C's van corporate event management
Deze 5 C's helpen ervoor te zorgen dat uw evenement van begin tot eind soepel verloopt.- Concept: Zorg voor duidelijke doelstellingen voor uw evenement, zodat zowel stakeholders als het evenementenplanningsteam op één lijn zitten wat betreft visie, doelen, verantwoordelijkheden en tijdlijn.
- Coördinatie: Denk na over hoe u uw evenement gaat plannen, inclusief logistiek, strategie, planning en budget. Evenementenplanning vereist een nauwkeurige organisatie en gecoördineerde inspanningen, dus zo snel mogelijk beginnen is een must.
- Controle: Wijs rollen toe aan uw teamleden om ervoor te zorgen dat alles geregeld is en dat iedereen weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Stel een hiërarchie in voor goedkeuring. Evenementenbeheersoftware kan het goedkeuringsproces versnellen en u helpen om snel verantwoordelijkheden toe te wijzen.
- Culminatie: Al uw harde werk in de aanloop naar de dag van het evenement is waardeloos als u uw plannen niet kunt uitvoeren. Zorg ervoor dat u alles voor de logistiek op de dag zelf al geregeld hebt, lang voordat het evenement begint, om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
- Afsluiting: Meet het succes van uw evenement om de planning voor toekomstige evenementen te verbeteren. Houd rekening met aspecten zoals de betrokkenheid en tevredenheid van deelnemers en de KPI's van evenementen om het succes van een evenement te meten.
Door de 5 C's van de planning van zakelijke evenementen bij te houden, kunt u uw evenement in fasen opsplitsen en uw eventmanagementproces stroomlijnen.Vindt u het lastig om uw bedrijfsevenement in kaart te brengen?
Probeer de Event Management Solution van TravelPerk en ontdek hoe u uw op evenementen gebaseerde zakenreizen kunt versnellen door deelnemers te beheren, reizen te boeken, vergaderingen te plannen en een locatie te kiezen - allemaal op één platform.Best practices voor het beheer van bedrijfsevenementen: 6 stappen voor probleemloze bedrijfsevenementen
Nu de do's en don'ts van evenementenplanning. Of je nu een beginnende of ervaren eventmanager bent, volg deze stappen bij het plannen van je volgende grote bedrijfsevenement.1. Schets de doelstellingen van het evenement
Je kunt geen overtuigend evenementenplan opstellen zonder te weten wat je wilt bereiken. Bespreek de doelstellingen van het evenement met je senior managementteam en ontwikkel een goed begrip van waarom dit evenement belangrijk is.Houd rekening met het volgende bij het bepalen van je evenementdoelstellingen:- Doe onderzoek naar de doelgroep en begrijp wat zij van evenementen verwachten.
- Bepaal of je met je content wilt informeren, motiveren of inspireren.
- Heb vanaf het begin een duidelijk doel om je evenement af te stemmen op de organisatiedoelstellingen.
- Concentreer je op de statistieken die je wilt meten om het succes van een evenement te bepalen.
Zodra je de focus van een evenement hebt bepaald, ben je beter in staat om het budget voor het evenement te bepalen.2. Stel uw evenementenbudget vast
Budgetteren is een van de grootste uitdagingen bij het plannen en uitvoeren van evenementen. Het is essentieel om de kosten van een evenement vooraf in kaart te brengen om te voorkomen dat u te veel uitgeeft.Hier zijn enkele best practices voor het budgetteren van evenementen om een succesvol bedrijfsevenement te organiseren.- Maak een lijst van alles wat u gedurende de hele levenscyclus van het evenement nodig hebt om de kosten van het evenement te schatten, inclusief belastingen en overheadkosten.
- Zoek naar de kosten van het evenementenbudget voor een geschatte prijs die dicht bij de werkelijke kosten ligt.
- Kijk terug naar eerdere evenementen om een idee te krijgen van de werkelijke kosten.
- U kunt het evenementenbudget beheren in een eenvoudige Google-spreadsheet of eventmanagementsoftware gebruiken voor extra mogelijkheden.
U hebt vaak een vast budget voor uw evenement – u moet ervoor zorgen dat het werkt. Aarzel niet om leveranciers om meerdere offertes te vragen en kies de offertes die bij uw visie passen.3. Ontwikkel een evenementenmarketingplan
Voor uw publieke evenementen moet u tijd vrijmaken om uw evenement te promoten – al uw planning is immers voor niets als er niemand komt.Stel deze vragen om uw publiek beter te begrijpen:- Wat zijn de demografische trends onder uw bezoekers?
- Welke socialemediakanalen gebruiken ze?
- Welke digitale contactpunten zijn nodig om hen te bereiken?
- Lost het evenement een specifiek probleem op?
- Wanneer zijn uw bezoekers meestal online?
Deze antwoorden helpen u de basis te leggen voor uw eventmarketingstrategie. Denk aan elk contactpunt dat u kunt gebruiken om bezoekers gedurende de hele levenscyclus van uw evenement te bereiken – of het nu gaat om displays op kantoor, een eventwebsite of marketingmails.4. Denk na over sponsors en hoe je ze kunt vinden
Het vinden van de juiste sponsors voor uw publieksevenementen kan een win-winsituatie zijn voor zowel u als de gekozen sponsor. Evenementsponsors voorzien u van belangrijke evenementmiddelen in ruil voor promotie. Houd er rekening mee dat u meerdere sponsors tegelijk kunt hebben, vooral bij grotere evenementen.Zo kunt u een sponsor voor uw evenement vinden:- Stel een lijst samen met doelsponsors die de benodigde middelen kunnen leveren.
- Stem de doelen van de sponsor af op de doelstellingen van het evenement om interesse te wekken.
- Creëer verschillende sponsorniveaus om sponsors van elke omvang te bedienen.
Het opbouwen van relaties met sponsors helpt bij het plannen van uw bedrijfsevenementen op de lange termijn: één succesvol evenement kan gemakkelijk uitgroeien tot een dozijn.5. Monitor de ervaring van de deelnemers
Zodra je de doelen, het budget, de marketing en de sponsors van het evenement hebt geregeld, neem dan de tijd om na te denken over de deelnemers.Hoe zorg je ervoor dat alle deelnemers van de ervaring genieten? Het antwoord ligt in het personaliseren van de bezoekerservaring met mobiele ervaringen en boeiende content.Dit kun je doen om interactie met je publiek te garanderen:- Vergroot de betrokkenheid van het publiek met interactieve kaarten, quizzen, feedbackenquêtes, polls en andere vormen van gamification.
- Gebruik mobiele apps om meldingen over last-minute wijzigingen in evenementen of kortingen te versturen.
- Geef deelnemers de mogelijkheid om hun schema's te personaliseren en deel te nemen aan verschillende netwerk- of breakoutsessies.
Het is veel eenvoudiger om deelnemers betrokken te houden met eventmanagementsoftware. Veel eventmanagementoplossingen bieden een mobiele app om de ervaring voor deelnemers te vergemakkelijken.6. Post-event engagement strategies
Your event isn’t over once the last guest exits the venue—there’s still lots of work to be done. This is where the post-event engagement phase begins. It’s a key stage for gathering feedback to improve your next event.Consider these post-event engagement strategies to provide a great post-event experience for your attendees:- Create a post-event survey to measure attendee satisfaction and offer an incentive to increase participation.
- Set up a follow-up networking event to create a community and facilitate conversations among returning guests.
- Create text and video blogs to repurpose valuable conference content. You’ve likely gathered ample information, both from speakers and attendees.
- Send a thank you gift to appreciate attendees’ time and participation. This can also be a great way to promote sponsors and satisfy agreements.
- Host a social media contest to generate buzz and get more user-generated content by getting attendees to share their experiences.
- Offer discounts and deals to promote products in the days following your event, when attendees are most engaged.
Corporate event planning: A checklist for success
Planning corporate events can be overwhelming even when you know what it takes to bring events to life.Take the guesswork out of planning and free up your mental energy with this corporate event checklist. Our number one item on any event planning checklist, however, is to make sure you have a powerful corporate event planning tool on your side. This makes every step of the corporate event planning process a whole lot easier.TravelPerk’s event management solution can help you take your corporate event to the next level. It allows you to get all your attendees and employees from wherever they are right to your event–safely, fast, and seamlessly.With TravelPerk’s event solution, you can manage everything you need from the same platform:- Manage invites: Invite attendees and track their responses and the status of their bookings.
- Keep everyone in the loop: Share trip details like attendee names, logistics, agendas, and everything needed for the event to run smoothly.
- Track every detail: Keep attendees and participants updated with real-time information and changes to the plan.
- Increase visibility and tracking: View attendees’ travel plans, including arrival and departure times and accommodation details.
Forget the constant back and forth, and rest easy knowing your event-based business trips are under control.Get a demo of TravelPerk today to find out how you can start mastering your corporate event planning process and more.?)
?)
?)
?)