Een gids voor evenementenmanagers over de planning van bedrijfsevenementen

Bedrijfsevenementen plannen: een checklist met 19 stappen voor succes

Het plannen van bedrijfsevenementen kan overweldigend zijn, zelfs als je weet wat er nodig is om ze tot leven te brengen. Vergeet dat maar, vooral als je weet wat er nodig is.

Evenementmanagers, congrescoördinatoren, officemanagers en alle andere eventplanners weten wat er nodig is om evenementideeën om te zetten in realiteit, en het is geen eenvoudige opgave. Het vereist ruim van tevoren plannen, locaties zoeken, catering en entertainment regelen, en nog veel meer.

Bedrijfsevenementen vereisen een nauwkeurige organisatie en planning, en de beste manier om ervoor te zorgen dat je niets mist, is door een checklist voor bedrijfsevenementen te maken. Het maakt niet uit of je een personeelsuitje coördineert, belangrijke stakeholders vermaakt of potentiële klanten ontmoet – je moet plannen.

We hebben deze gratis checklist voor bedrijfsevenementen samengesteld om het giswerk uit de planning te halen en je hoofd leeg te maken. Download de checklist nu en lees verder om te ontdekken hoe je hem kunt gebruiken om het meeste uit je volgende bedrijfsevenement te halen.

Retraites, offsites, teambuilding-evenementen. Blijf op schema met onze gratis evenementenchecklist.

• Stel doelen voor het evenement en gewenste resultaten vast

Wat wilt u dat deelnemers aan het evenement overhouden? Hoe meet u het succes van uw bedrijfsevenement? Probeer te bedenken wat uw evenement als 'succesvol' definieert – zo heeft u iets om naartoe te werken.

• Bepaal het type evenement

Organiseert u een bijeenkomst voor medewerkersbetrokkenheid? Is het een formeel bedrijfsevenement om in contact te komen met stakeholders? Is het een offsite evenement voor leidinggevenden om het komende jaar te plannen? U moet weten wat uw evenement inhoudt voordat u verder kunt gaan met de volgende stappen.

• Definieer uw doelgroep

Vergelijkbaar met de vorige stap: dit helpt je bij het nemen van beslissingen in een later stadium. Bepaal wie je deelnemers zullen zijn.

• Stel een datum in

De datum mag niet te vroeg zijn, maar ook niet jaren in de toekomst. Geef de aanwezigen de tijd om er rekening mee te houden in hun agenda.

• Maak een budget

Door een datum vast te leggen, krijgt u een beter beeld van het benodigde budget. Door ruim van tevoren te boeken, heeft u doorgaans opties tegen betaalbare tarieven. Het prijsverschil tussen een evenement over drie maanden en een evenement over zes maanden kan aanzienlijk variëren.

• Zoek een locatie

Zodra je een idee hebt van wanneer, kun je beter plannen waar. Denk na over het type evenement dat je organiseert: heb je een grote ruimte nodig? Is een kleinere ruimte voldoende? Is een kamer misschien voldoende?

Bekijk het aanbod op de locatie van je keuze en kies een locatie die past bij je budget en behoeften.

• Overweeg accommodatiemogelijkheden

Sla deze stap over als uw deelnemers geen overnachting nodig hebben.

U wilt geen evenementenlocatie boeken voordat u heeft gecontroleerd of deze in de buurt ligt van andere essentiële voorzieningen, zoals accommodatiemogelijkheden en reisbureaus. Een mooie en geschikte locatie is nutteloos als deelnemers niet in de buurt kunnen overnachten.

De evenementenmanagementoplossing TravelPerk kan u helpen bij deze stap. U kunt eenvoudig accommodatiemogelijkheden in de buurt van uw gewenste locatie bekijken om hoogwaardige accommodatie te vinden met de faciliteiten die u nodig hebt, terwijl u er tegelijkertijd voor zorgt dat u binnen uw budget blijft.

• Controleer reisopties

Net zoals deelnemers accommodatie nodig hebben voor een meerdaags evenement, moeten ze ook naar de locatie van het evenement kunnen reizen. Dit kan betekenen dat je alleen de auto, bus of trein van en naar de locatie moet regelen, maar het kan ook internationale vliegreizen omvatten. Het kan zelfs beide omvatten.

Het organiseren van zakenreizen is een enorme klus, vooral wanneer je meer dan 20 mensen van overal vandaan tegelijkertijd naar dezelfde locatie moet krijgen.

De eventmanagementolossing van TravelPerk is speciaal ontwikkeld voor het organiseren van zakelijke reizen op kleine en grote schaal. Je kunt reisopties bekijken via een enorm platform, tickets voor deelnemers boeken en de reis eenvoudig beheren. Zodra de reis is geboekt, kun je alle reisplannen van je deelnemers bekijken en beheren vanaf één platform – en aangepaste labels toewijzen om je budget te beheren.

• Boek en betaal voor uw locatie, accommodatie en reis

Zodra je zeker weet dat je accommodatie kunt vinden en naar de gekozen locatie kunt reizen, is het tijd om alles vast te leggen. We raden je aan om hier wat tijd voor vrij te maken om alles in één keer te regelen, zodat je zeker weet dat alles goed geregeld is. Hoewel het onwaarschijnlijk is, kan het zijn dat bepaalde opties van de ene op de andere dag niet meer beschikbaar zijn.

Door dit te boeken met de TravelPerk-evenementenbeheeroplossing, kun je alles vanaf één platform beheren. Je hoeft niet door tabbladen te bladeren voor je locatie, accommodatie en reis – alles staat op één plek, samen met de benodigde deelnemersgegevens.

• Catering organiseren

De kans is groot dat elk evenement dat u organiseert catering vereist, zelfs als het maar voor één maaltijd is. U kunt bij de locatie navragen of ze cateringpakketten aanbieden, of een lokaal bedrijf inschakelen om de catering voor het evenement te verzorgen.

TravelPerk-klanten profiteren ook van een uitgebreide MICE-service (Meetings, Incentives, Conferences en Exhibitions). Een intern team van eventexperts staat voor u klaar om u te helpen met het vinden van locaties, boekingsbeheer, planning, zorgplicht en meer.

Het Meetings & Events-team van TravelPerk helpt u graag bij het boeken van locaties en het verkrijgen van exclusieve kortingen op groepsreizen

• Maak uw uitnodigingen

Een goede vuistregel voor uitnodigingen is om ze te benaderen met een wie, wat, waar, wanneer en waarom-aanpak.

Wie? Uw deelnemer

Wat? Uw evenement

Wanneer? Uw gekozen datum en tijd

Waar? Uw net geboekte locatie

Waarom? Uw doelen en het doel van het evenement

Zo zorgen we ervoor dat deelnemers alle benodigde informatie hebben om naar uw evenement te komen.

• Deel uitnodigingen met deelnemers

Vergeet niet dat uw deelnemers uw doelgroep zijn. Ze moeten weten wanneer ze verwacht worden, wat ze kunnen verwachten en hoe ze meer informatie kunnen vinden.

Voor sommige deelnemers is het evenement onderdeel van hun werkverplichtingen – lees: verplicht. Voor anderen – bijvoorbeeld externe stakeholders – is het een keuze om aanwezig te zijn.

U kunt uw deelnemers uitnodigen voor het evenement met de TravelPerk-oplossing voor evenementenbeheer. Ze kunnen vervolgens reageren en u laten weten of ze van plan zijn te komen door ja of nee te selecteren – net zoals bij een gewone agenda-uitnodiging. Bovendien kunt u met de TravelPerk-oplossing genodigden indien nodig een seintje geven om te antwoorden.

• Neem contact op met sponsors om te praten over samenwerking

Sponsoren op uw bedrijfsevenement kunnen uw budget verhogen en interessante kansen creëren. Neem contact op met uw netwerk om te ontdekken of er iemand geïnteresseerd is in samenwerking op het evenement.

• Bron en boek entertainment

Entertainment is een brede categorie. Dit kan entertainment overdag zijn, zoals sprekers voor het evenement of excursies die op het evenement gericht zijn, of 's avonds entertainment, zoals een show of een maaltijd.

Wat uw evenement en uw behoeften ook zijn, u wilt van tevoren uw entertainmentopties overwegen. Zo voorkomt u dat u zich hoeft te haasten om fatsoenlijk entertainment te vinden en heeft u ook tijd om eventuele noodzakelijke reizen te boeken als het entertainment van een andere locatie komt.

• Breng de marketing van het evenement op de markt

Door deelnemers vooraf te betrekken, creëer je een buzz en enthousiasme rond je evenement, waardoor mensen erover praten. Deel extra informatie via meerdere kanalen om een breed scala aan deelnemers te bereiken.

• Herinneringen versturen

Zorg ervoor dat je deelnemers op de hoogte houdt en betrokken houdt in de aanloop naar het evenement. Het is een goed idee om deelnemers herinneringen te sturen over het evenement, hun reisplannen, de geplande route en meer.

• Stel een team samen en brief het (indien nodig)

Je wilt er zeker van zijn dat je klaar bent voor actie wanneer het evenement plaatsvindt. Een team klaar hebben staan om het succes van het evenement te garanderen is een must. Dit hoeven absoluut geen toegewijde eventspecialisten of ingehuurde eventmanagers te zijn – alles wat je nodig hebt is een betrouwbare groep mensen waarop je kunt rekenen om je op de dag zelf te helpen.

• Voer de laatste controles uit

Deze stap vindt plaats op de dag van het evenement, mogelijk zelfs de dag ervoor. Je wilt ervoor zorgen dat alles klaar is voor de grote dag en eventuele problemen die zich vóór het evenement voordoen, oplossen.

Het is ook een goed idee om technische en audiovisuele tests uit te voeren om te controleren of al je apparatuur naar behoren functioneert. Technische problemen kunnen bij elk evenement voor grote problemen zorgen, dus dit is erg belangrijk.

• Verzamel post-event gegevens

Allereerst: gefeliciteerd! Je hebt het evenement nu waarschijnlijk georganiseerd en afgerond. We hopen dat alles volgens plan is verlopen en dat je tevreden bent met het eindresultaat.

Je kunt opgelucht ademhalen, maar je bent er nog niet helemaal. Het is tijd om te horen wat je deelnemers van het evenement vonden. Neem contact op via enquêtes, vervolggesprekken en social media om feedback te verzamelen voor toekomstige verbeteringen. Hier zijn enkele voorbeeldvragen die je aan de deelnemers kunt stellen:

Hoe zou je de locatie van het evenement beoordelen (van 1 tot 10)? Waarom?

Hoe zou je de catering van het evenement beoordelen (van 1 tot 10)? Waarom?

Hoe zou je het entertainment van het evenement beoordelen (van 1 tot 10)? Waarom?

Wat zou je aan het evenement hebben veranderd?

Wat heeft je verrast aan het evenement (goed of slecht)?

Wat vond je het leukst aan het evenement?

De exacte vragen die je stelt, hangen af van het evenement en de doelen ervan, maar je begrijpt de kern wel. Deze uitgebreide checklist helpt je bij het plannen van succesvolle bedrijfsevenementen van alle soorten en maten, of je nu 5 of 50 deelnemers hebt. Hier is onze handige checklist voor het plannen van bedrijfsevenementen; download de jouwe voor een voorsprong bij het plannen van je volgende evenement.

C094 Coporate Event Planning Checklist English

Bedrijfsevenementen plannen met TravelPerk

Onze belangrijkste prioriteit op elke checklist voor evenementenplanning is echter dat u een krachtige tool voor het plannen van zakelijke evenementen tot uw beschikking heeft. Dit maakt elke stap in het planningsproces van zakelijke evenementen een stuk eenvoudiger.

De eventmanagementoplossing van TravelPerk kan u helpen uw zakelijke evenement naar een hoger niveau te tillen. Hiermee kunt u al uw deelnemers en medewerkers, waar ze zich ook bevinden, direct naar uw evenement brengen – veilig, snel en naadloos.

Met de eventmanagementoplossing van TravelPerk kunt u alles wat u nodig hebt beheren vanaf hetzelfde platform:

Beheer uitnodigingen: nodig deelnemers uit en volg hun reacties en de status van hun boekingen

Houd iedereen op de hoogte: deel reisgegevens zoals namen van deelnemers, logistiek, agenda's en alles wat nodig is om het evenement soepel te laten verlopen

Elk detail is belangrijk: houd deelnemers en deelnemers op de hoogte met realtime informatie en wijzigingen in het plan

Zichtbaarheid en tracking: bekijk de reisplannen van deelnemers, inclusief aankomst- en vertrektijden en accommodatiegegevens

Vergeet het constante heen en weer gepraat en wees gerust, wetende dat uw teamevenementen onder controle zijn.

Neem vandaag nog contact op met het TravelPerk-team en ontdek hoe u het planningsproces voor uw zakelijke evenementen onder de knie kunt krijgen en meer.

Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.

Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.

Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.

Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.