5 vaardigheden die elke goede evenementenmanager moet hebben
Evenementenmanagement of evenementenplanning is een spannende baan die getalenteerde kandidaten van over de hele wereld aantrekt. Het wordt vaak geassocieerd met glitter en glamour en is een rol waarin je met veel interessante mensen omgaat, fondsenwerving doet en met talloze creatievelingen samenwerkt om van het evenement iets bijzonders te maken.Laten we eens kijken naar de functieomschrijving van een evenementenmanager en welke vaardigheden nodig zijn om succesvol te zijn.Wat is eventmanagement precies?
Eventcoördinatoren, ook wel eventplanners of eventmanagers genoemd, zijn verantwoordelijk voor het organiseren van allerlei evenementen voor een bedrijf. Of het nu gaat om promotionele evenementen voor eventmarketing, sociale evenementen voor teambuilding of zakelijke evenementen zoals summits, alles valt onder de verantwoordelijkheid van de eventmanager.Mensen in deze rol moeten de volledige logistiek en planning van deze evenementen van begin tot eind verzorgen. Dit omvat het bewaken van het toegewezen budget; het omgaan met locaties, leveranciers en leveranciers; het beheren van de gastenlijst; het regelen van de reis van en naar het evenement; ervoor zorgen dat alle benodigde faciliteiten voor iedereen beschikbaar zijn (bijv. parkeergelegenheid, EHBO, enz.); het coördineren met juridische teams; en het garanderen van de gezondheid en veiligheid van alle aanwezigen, om er maar een paar te noemen.1. Beschik over vaardigheden op het gebied van tijdmanagement die verder gaan dan het bezitten van een duur horloge
Timemanagementvaardigheden zijn zonder twijfel de meest waardevolle eigenschap die je als evenementencoördinator kunt hebben. Het plannen van een evenement kan een zeer tijdrovende en stressvolle bezigheid zijn en de beste manier om er het beste uit te halen, is door je tijd zo goed mogelijk te beheren. Er zijn veel aspecten van evenementen waar je rekening mee moet houden en die je op verschillende momenten moet plannen. Zo moet je bijvoorbeeld je evenementenruimte enkele maanden van tevoren reserveren, terwijl je waarschijnlijk een paar dagen of weken van tevoren uitnodigingen moet versturen. Goed kunnen plannen voor verschillende doelen en obstakels is erg belangrijk in deze rol.2. Heb organisatorische vaardigheden op het niveau van Marie Kondo
Om een goede evenementenplanner te zijn, moet je het type persoon zijn dat begint te glimlachen bij het zien van een op kleur afgestemde kast. Er zijn zoveel bewegende onderdelen in evenementenmanagement en zoveel belanghebbenden die gecoördineerd moeten worden, dat je dit simpelweg niet kunt doen zonder een goede organisatie.Je zult waarschijnlijk veel tijd besteden aan multitasken, met verschillende mensen praten en verschillende leveranciers betalen, en dat is de enige manier om te overleven. Vergeet niet dat je ook verantwoordelijk bent voor het evenementenbudget, en dat kan een behoorlijk bedrag zijn. Georganiseerd omgaan met een evenementenbudget kan het succes van je evenement maken of breken.3. Wees een sociale vlinder
Communicatieve vaardigheden zijn essentieel bij het plannen van een succesvol evenement. Denk er maar eens over na: je moet letterlijk met iedereen praten. Je begint met een gesprek met je team en de interne stakeholders van je bedrijf om de doelstellingen van een evenement te begrijpen en de basis te leggen. Vervolgens moet je de bal aan het rollen brengen door contact op te nemen met verschillende evenementenlocaties, cateraars en transportbedrijven.Zodra je dat hebt gedaan, moet je beginnen met het inhuren van evenementpersoneel, het promoten ervan bij bedrijfsbezoekers of gasten die je wilt uitnodigen, en zelfs onderhandelen over voorkeurstarieven voor verschillende zaken. Interpersoonlijke vaardigheden die verder gaan dan alleen communicatie, zijn hierbij erg belangrijk.4. Wees een meester in het oplossen van problemen
Oké, we gaan er geen doekjes om winden. Er gaat van alles mis op evenementen. Altijd. Van lastminute-afzeggingen tot verwarring met bestellingen en veranderende gezondheidsvoorschriften: het organiseren van een evenement verloopt zelden vlekkeloos. Vooral niet op de dag zelf, wanneer er onvermijdelijk duizend onvoorziene problemen opduiken.Je kunt het succes van een evenement niet afmeten aan hoe gemakkelijk je managementervaring is geweest, want een groot deel van de evenementenplanning bestaat uit het overwinnen van obstakels die op je pad komen. Daarom is het zo belangrijk voor eventmanagers om het hoofd koel te houden en goed te reageren onder druk. Om een goede evenementenplanner te zijn, moet je een "geef me een probleem"-mentaliteit hebben, in plaats van een "geef me een oplossing".5. Ik hou van marcomms en alles wat daarbij hoort
Als evenementenmanager moet je veel verschillende rollen kunnen vervullen, waaronder marketing en communicatie. Marketingvaardigheden zijn essentieel bij het werken in de evenementenplanning, aangezien dit een groot deel van je takenpakket zal uitmaken. Denk er maar eens over na. Je plant een promotie-evenement voor de lancering van een nieuw product. Wat moet je doen?Je moet samenwerken met public relations en de pers betrekken bij een conferentie. Je moet de socialmediastrategie begrijpen, zodat je kunt bedenken hoe je je evenement kunt inzetten als kwalitatieve content voor je volgers. Je moet werken aan een goede marketingstrategie, waarbij je rekening houdt met doelgroepen, segmentatie, externe communicatie en meer. Je moet samenwerken met talloze verschillende stakeholders, dus je moet marketingmateriaal zoals brochures en presentaties klaar hebben liggen. Misschien moet je zelfs samenwerken aan sponsormogelijkheden met externe partners!Ja, de evenementenbranche is geëvolueerd, maar fundamenteel gezien is ze nog steeds sterk.
Het valt niet te ontkennen dat de evenementenbranche bruist en actief is. Mensen zullen altijd fysiek bij elkaar willen en moeten komen. Of het nu gaat om een professionele conferentie of summit, een teambuildingbijeenkomst of een bedrijfsfeest, virtuele media kunnen fysieke interactie niet volledig vervangen. Mensen zijn van nature sociale wezens en het zit in onze aard om naar elkaars gezelschap te verlangen.Dat gezegd hebbende, zijn er een paar belangrijke factoren waarmee alle goede eventmanagers rekening moeten houden in de huidige omgeving:Hybride is het woord van de eeuw
Houd er rekening mee dat hoewel we verlangen naar persoonlijke interactie, de omstandigheden in verschillende landen, steden, buurten en zelfs families sterk verschillen. Daarom is het belangrijk om nu en in de nabije toekomst hybride evenementen te ontwerpen. Mensen de mogelijkheid bieden om fysiek of op afstand deel te nemen aan een evenement, zal een essentieel onderdeel zijn van goed eventmanagement in de toekomst.Technologie is je vriend, niet je vijand
Ja, we zijn Zoom allemaal helemaal zat. Maar een goede eventmanager moet technologische en videoconferentietools gebruiken om van hun evenement een succes te maken voor alle aanwezigen. Het gaat om meer dan alleen weten hoe je een 'deelnamelink' opzet; het gaat erom te begrijpen hoe je een fantastisch fysiek evenement kunt nabootsen voor je online deelnemers. Technologie is de beste manier om dat te doen.Zorg altijd voor een noodplan
Het is belangrijk dat je voor elk evenement een reserveplan hebt. Dat kan betekenen dat je flexibele tarieven boekt bij locaties en leveranciers, zodat je de datum op korte termijn kunt wijzigen, of dat je het hele evenement moet omgooien en naar een online model moet verplaatsen. Wat de uitdaging ook is, zorg dat je een reserveplan hebt, zodat je niet op het laatste moment hoeft te haasten als er iets verandert!?)
?)