Een gids voor zakelijke kilometervergoedingsregelingen
- Met kilometervergoeding voor bedrijven kunnen belastingbetalers geld terugvragen bij gebruik van een privévoertuig, maar het systeem is complex. Hier leggen we uit hoe het werkt voor zowel werknemers als ondernemers.
- Elk land heeft zijn eigen standaardtarief voor kilometers. We bekijken hoe de IRS en andere belastingdiensten deze benchmarkcijfers berekenen.
- Het artikel geeft specifieke instructies over wat zowel werknemers als zelfstandigen moeten doen om kilometervergoeding te claimen.
We gaan steeds vaker de weg op. Alleen al in de VS rijden automobilisten jaarlijks meer dan vijf biljoen kilometer, en een groot deel van deze reizen is voor werk. Het is essentieel dat werkgevers een degelijk kilometervergoedingsbeleid voor bedrijven hebben.Kilometervergoeding kan zowel werknemers als ondernemers ten goede komen. Voor werknemers biedt het een compensatie wanneer ze hun privévoertuig voor zakelijk gebruik gebruiken. Tegelijkertijd biedt het bedrijven belastingaftrek.De regels voor kilometervergoeding kunnen echter ingewikkelder zijn dan voor andere vormen van zakelijke reizen, waarbij werknemers alleen een bon moeten overleggen bij het indienen van hun verhuiskosten. Het grote aantal relevante artikelen en handleidingen laat zien hoe uitdagend dit onderwerp kan zijn.In deze handleiding geven we een compleet overzicht van wat het systeem inhoudt, zodat werkgevers precies weten hoe ze hun werknemers kilometers kunnen vergoeden en hun medewerkers weten hoe ze hun eigen auto correct kunnen declareren wanneer ze zakelijk rijden.Hoe werkt kilometervergoeding?
In de VS, het VK en veel andere landen zijn zakelijke kosten meestal aftrekbaar van de belasting. Wanneer belastingbetalers per vliegtuig, trein of taxi reizen, kunnen ze het geld terugvragen en kan hun werkgever belastingvermindering aanvragen.Kilometervergoedingsregelingen voor bedrijven breiden dit voordeel uit naar privévoertuigen. Wanneer werknemers hun eigen auto, busje of fiets gebruiken voor dagelijkse zakelijke activiteiten, kunnen ze de kosten terugvragen zonder inkomstenbelasting te betalen.Een belangrijk punt om hierbij op te merken is dat kilometervergoeding niet bedoeld is voor woon-werkverkeer. Het is bedoeld voor de reizen die werknemers tijdens hun werk maken, met name reizen met een zakelijk doel (helaas kunt u geen reiskosten declareren voor een bezoek aan de sportschool of het ophalen van eten tijdens de lunch).De Internal Revenue Service (IRS), die de kilometervergoeding in de VS reguleert, stelt dat een reis om als zakelijke reis te kwalificeren 1) gewoon moet zijn, wat betekent dat deze gebruikelijk of geaccepteerd is in de branche, en 2) noodzakelijk, wat betekent dat deze passend of nuttig is voor het bedrijf.Dit kunnen verschillende reizen zijn, waaronder:- Een klant bezoeken
- Een vergadering bijwonen
- Een andere medewerker of manager bezoeken
- Zakelijke benodigdheden ophalen
- Een boodschap doen namens het bedrijf
De regels voor kilometervergoedingen stellen ook dat het grootste deel van de reis werkgerelateerd moet zijn. Dus als je onderweg van je ouders even langsgaat om kantoorapparatuur op te halen, telt dat niet mee.Het is belangrijk om op dit punt het belang van een goede administratie te benadrukken. In de VS verwacht de IRS dat werknemers een kilometerregistratie bijhouden met vier duidelijke gegevens:- De tijd en datum van elke reis.
- De totale afgelegde afstand (kilometerstanden kunnen handig zijn voor het noteren van zakelijke kilometers).
- De bestemming van elke rit.
- Een korte beschrijving van het doel.
De kilometerregistratie kan met pen of papier worden geschreven, of op een computer. Het belangrijkste is dat ze op het moment zelf worden genoteerd.Moet een werkgever kilometervergoeding betalen?
In de meeste gevallen niet. De meeste landen hebben kilometervergoeding niet formeel verplicht gesteld.In de VS is er slechts één geval waarin een werkgever federaal verplicht is kilometervergoeding aan werknemers te betalen: wanneer het niet betalen hiervan betekent dat hun inkomsten onder het minimumloon komen. Verder is er geen federale wet die bedrijven verplicht kilometervergoedingen te betalen (hoewel verschillende staten hun eigen wetten hebben aangenomen, waaronder Californië en Massachusetts).De meeste werkgevers betalen kilometervergoedingen, ook al zijn ze daartoe niet verplicht. Als ze ervoor kiezen een werknemer niet te vergoeden voor het gebruik van hun privéauto, of zelfs voor zakelijke kosten, lopen ze het risico personeel te verliezen en hun imago te schaden.Hoe wordt de kilometervergoeding berekend?
Bij het uitbetalen van kilometervergoedingen aan het einde van het jaar hoeft een werkgever niet de waarde van elke reis of het bedrag dat de werknemer heeft gemaakt, te berekenen. Hij kan simpelweg het totale aantal kilometers van elke werknemer vermenigvuldigen met het goedgekeurde zakelijke kilometertarief van zijn land, ook wel het zakelijke tarief genoemd en meestal het standaardtarief.Het standaardtarief wordt vastgesteld door de Amerikaanse belastingdienst (IRS) en door nationale belastingdiensten in andere landen. Het biedt een goedgekeurde maatstaf voor fiscaal aftrekbare vergoedingen: met andere woorden, een maximaal bedrag dat werkgevers belastingvrij kunnen uitbetalen.Werkgevers kunnen hun eigen bedragen bepalen als ze dat willen. Maar als ze het standaardtarief overschrijden, telt de vergoeding mee als regulier loon en verliezen ze de belastingvrije voordelen (als ze onder het tarief uitkomen, kunnen werknemers in veel landen het verschil aftrekken bij hun belastingaangifte).In de VS is het huidige IRS-tarief voor zakelijke kilometers als volgt:- 67 cent per mijl voor zelfstandigen en zakelijke kilometers (1,5 cent meer dan in 2023)
- 22 cent voor elke kilometer die wordt gereden voor medische doeleinden of verhuisdoeleinden.
- 14 cent per kilometer die wordt gereden ten behoeve van goede doelen.
Hier zijn enkele voorbeelden van de optionele standaard kilometervergoedingen in Europa:- VK £ 0,45 per mijl
- Duitsland € 0,30 per km
- België € 0,42 per km
- Spanje € 0,19 per km
- Portugal € 0,36 per km
- Oostenrijk € 0,42 per km
- Finland € 0,53 per km
- Zweden € 2,25 per 10 km
- Zwitserland het equivalent van € 0,76 per km
- Tsjechië het equivalent van € 0,19 per km
- Hongarije het equivalent van € 0,038 per km
- Kroatië het equivalent van € 0,27 per km
Voor landen zoals Frankrijk en Ierland is het tarief afhankelijk van het type voertuig. Voor Nederland is een kilometervergoeding van € 0,21 of minder per kilometer belastingvrij. Als een vergoeding echter hoger is dan € 0,21 per kilometer, beschouwt de Nederlandse belastingdienst het teveel als belastbaar loon.Bekijk hoeveel u terugkrijgt met onze kilometervergoedingscalculator
Bekijk onze kilometervergoedingscalculator voor de VS of onze kilometervergoedingscalculator voor het VKZijn er alternatieven voor het standaard kilometertarief?
In veel landen is het goedgekeurde zakelijke kilometertarief de meest haalbare optie. In de VS bestaat echter een alternatief genaamd Fixed and Variable Rate Reimbursement, of Favr. Werknemers ontvangen een basistarief ter compensatie van hun vaste kosten, aangevuld met een vergoeding per kilometer op basis van de variabele kosten in hun postcodegebied.Voorstanders van Favr beweren dat het nauwkeuriger is dan het standaard kilometertarief, omdat het is afgestemd op de werkelijke kosten die werknemers in hun regio maken (een specifiek voordeel voor teams die over grote gebieden verspreid zijn). Favr is echter iets meer werk dan het standaard kilometertarief en heeft de neiging om bestuurders over lange afstanden te benadelen.Belastingbetalers kunnen wel degelijk tussen de twee opties wisselen, maar alleen als ze het standaard kilometertarief gebruiken in het eerste jaar dat hun auto in gebruik is. Daarna zijn ze vrij om hun werkelijke kosten te berekenen als ze dat willen - of de twee te vergelijken en te bepalen welke het beste voor hen is!Moeten kilometervergoedingen via de salarisadministratie worden betaald?
Als de kilometervergoeding binnen het goedgekeurde tarief valt, hoeft deze niet via de salarisadministratie te worden verwerkt. Als de vergoeding echter hoger is dan het standaardtarief, wordt dit beschouwd als beloning en speelt het element 'winst' een rol.We moeten echter benadrukken dat Amerikaanse bedrijven een verantwoord plan moeten opstellen voordat ze met kilometervergoedingen beginnen. Anders worden alle betalingen voor reiskosten en andere onkosten behandeld als aanvullend loon, waardoor ze belastbaar zijn.Wat is het kilometertarief voor zelfstandigen?
Nu freelancen steeds populairder wordt, is deze vraag relevanter dan ooit. Het goede nieuws is dat zelfstandigen in de VS en andere landen zoals het VK hetzelfde tarief kunnen claimen als werknemers in loondienst.Als freelancer (of onderaannemer) kunt u diverse reizen declareren, mits deze in aanmerking komen als normale en noodzakelijke verhuiskosten. Voorbeelden hiervan zijn:- Rijden van uw werkplek naar een bouwplaats.
- Reizen tussen twee bouwplaatsen.
- Afspraken met klanten.
- Vergaderingen bijwonen buiten uw gebruikelijke werkplek.
- Terugkeren naar uw werkplek.
Zelfstandigen die belasting betalen, kunnen hun kilometervergoeding opvoeren door te berekenen hoeveel ze gedurende het hele jaar hebben uitgegeven aan benzine, onderhoud en reparaties, of door te berekenen hoeveel van hun totale reiskosten voor werk zijn.Oké, dat was alles! We hopen dat we al uw vragen over kilometervergoeding en de vele mysteries eromheen hebben beantwoord. Veel rijplezier... en veel verdienplezier!?)