Bedrijfskilometervergoedingsbeleid
Een effectief beleid is de hoeksteen van elke kilometervergoeding. Een duidelijk, goed gestructureerd beleid helpt twijfels en vertragingen weg te nemen wanneer uw medewerkers hun reiskosten declareren, en zorgt ervoor dat uw bedrijf de volledige belastingaftrekvoordelen ontvangt.Sommige landen hebben de kilometervergoeding zelfs formeel verplicht gesteld. In de VS zijn bedrijven bijvoorbeeld verplicht een verantwoordingsplan op te stellen, een kader voor het beheer van zakelijke kosten dat voldoet aan de eisen van de Internal Revenue Service (IRS). Een van de belangrijkste vereisten van het verantwoordingsplan is dat alle betalingen correct worden gedeclareerd en gedocumenteerd.Maar zelfs als uw nationale belastingdienst deze vereiste niet stelt, moet u er toch voor zorgen dat uw kilometervergoeding en het bredere beleid voor zakelijke reizen goed gedefinieerd is voor uw mensen. Er zijn allerlei potentiële valkuilen als het gaat om zakelijke reiskosten, en u bent het aan uw medewerkers verplicht om zoveel mogelijk twijfels weg te nemen.In deze gids leggen we uit hoe je een volledig en effectief kilometervergoedingsbeleid schrijft, zodat al je medewerkers precies weten hoe ze hun eigen auto kunnen declareren. Aan het einde geven we ook een aantal voorbeelden, zodat je indien nodig sjablonen bij de hand hebt.1. Inleiding tot kilometervergoeding
In uw inleiding moet u de kernprincipes van kilometervergoeding uiteenzetten en de volgende punten duidelijk maken:- Kilometervergoeding breidt de voordelen van zakelijke reiskostenvergoeding uit naar werknemers die hun privéauto voor zakelijk gebruik gebruiken.
- De term 'persoonlijk voertuig' kan auto's, bestelwagens en fietsen omvatten, zolang deze geregistreerd staan op naam van de persoon die de claim indient (de term omvat geen bedrijfsauto's of huurauto's).
Het is ook belangrijk om meteen duidelijk te maken wat precies een zakelijke reis is bij gebruik van een privéauto of ander voertuig. U kunt de volgende punten in uw definitie opnemen:- Het normale woon-werkverkeer (de reis tussen huis en werk) telt niet mee.
- De reis moet nuttig zijn voor het bedrijf en de dagelijkse activiteiten.
- Reizen moeten primair een zakelijk doel hebben. Als een werknemer simpelweg een zakelijke boodschap aan een privéreis heeft toegevoegd, komt die niet in aanmerking voor vergoeding.
Toptip: Gebruik hier de definities van uw nationale belastingdienst. De IRS heeft bijvoorbeeld een duidelijke definitie opgesteld van wat vergoede zakelijke reizen zijn. Deze moet 1) Gewoon zijn, wat betekent dat het gebruikelijk en geaccepteerd is in de handel of het bedrijfsleven, en 2) Noodzakelijk, wat betekent dat het nuttig en gepast is.2. Geef specifieke voorbeelden
Oké, je hebt je mensen een globaal overzicht gegeven van wat een fiscaal aftrekbare reis is. Laten we nu wat verder gaan en specifieke voorbeelden geven van wat precies een zakelijke reis is.Hieronder vind je een lijst met enkele reizen die aan de criteria voldoen.- Bezoeken aan klanten
- Afspraken met zowel huidige als potentiële klanten
- Afspraken met leveranciers van apparatuur, meubilair of software van het bedrijf
- Bezoeken aan de woning van leidinggevenden voor vergaderingen
- Reizen om essentiële benodigdheden voor het bedrijf te kopen
Je kunt deze lijst opnemen in je eigen polisdocument of aanpassen aan de omstandigheden van je bedrijf (je kunt bijvoorbeeld een aantal klanten noemen die je mensen bezoeken).Het is ook de moeite waard om praktijkvoorbeelden te geven om werknemers te laten zien wat ze kunnen aftrekken en hoe ze zaken als woon-werkverkeer kunnen aftrekken. Hier is een heel eenvoudig voorbeeld:Een werknemer rijdt naar een conferentie en terug, en de afstand is 80 kilometer (enkele reis). De normale reisafstand van de werknemer is 16 kilometer (enkele reis), dus 32 kilometer (20 mijl) moet van de declaratie worden afgetrokken. In dit geval kan 130 kilometer (80 mijl) worden gedeclareerd.Toptip: Hoe meer voorbeelden u kunt geven, hoe beter. Mensen reageren vaak beter op anekdotische voorbeelden dan op theoretische ideeën, vooral wanneer het gaat om een complex onderwerp als vergoede bedrijfskosten!3. Hoe het tarief wordt berekend
Nadat u de algemene voorwaarden van uw kilometervergoedingsregeling hebt vastgelegd, is het belangrijk om uw medewerkers te vertellen hoe hun vergoeding wordt berekend.De meeste bedrijven hanteren een goedgekeurd tarief per kilometer van hun nationale belastingdienst, dat rekening houdt met alle kosten die gepaard gaan met het rijden van een auto - zowel vaste als variabele kosten. Dit wordt vaak het standaardtarief genoemd. In de VS bedraagt het IRS-tarief bijvoorbeeld momenteel 56 cent per kilometer.U hoeft echter niet het standaardtarief te gebruiken. In de VS kunt u gebruikmaken van de zogenaamde Fixed and Variable Rate Allowance (FAVR), een maandelijkse basisvergoeding aangevuld met variabele betalingen die zijn afgestemd op de werkelijke kosten in de regio van de bestuurder (brandstofprijs, reparatiekosten, enz.).Maar of u nu het standaardtarief voor kilometervergoeding gebruikt of een alternatief zoals FAVR, het is belangrijk om uw medewerkers precies te vertellen wat het inhoudt. Als u het standaardtarief voor kilometers gebruikt, laat uw medewerkers dan weten dat dit de volledige kosten van elke reis dekt (belasting, APK, afschrijving, enz.), en niet alleen de brandstofprijs. Als u een alternatief gebruikt, leg dan uit wat dit wel en niet inhoudt.Als extraatje voor uw medewerkers kunt u voorbeeldberekeningen in uw polis opnemen. Als u in de VS woont en het tarief van de IRS voor kilometers gebruikt, is een voorbeeld:Als u in het boekjaar 1.000 mijl reist, vermenigvuldigt u 1.000 met 0,56.De totale claim bedraagt dus $ 560.Onthoud: u kunt desgewenst uw eigen kilometervergoeding vaststellen. Als u echter besluit het standaardtarief voor kilometers te overschrijden, moet u uw medewerkers laten weten dat de betalingen worden aangemerkt als belastbaar inkomen en dus niet langer aftrekbaar zijn. Als u onder het goedgekeurde tarief gaat, kunnen uw werknemers het verschil mogelijk aftrekken in hun persoonlijke belastingaangifte (in het Verenigd Koninkrijk kunnen belastingbetalers bijvoorbeeld kilometervergoeding aanvragen, een vorm van inkomstenbelastingvermindering). Uw polis zou instructies moeten bevatten over hoe u dit moet doen.Tip: Als u het standaardtarief voor kilometers hanteert, denk dan aan de gerelateerde kosten die niet zijn inbegrepen, zoals parkeerboetes en congestieheffingen. Geef uw werknemers specifiek advies over of deze kosten vergoed kunnen worden en zo ja, hoe ze deze moeten declareren.Bekijk hoeveel u terugkrijgt met onze kilometervergoedingscalculator
Bekijk onze kilometervergoedingscalculator voor de VS of onze kilometervergoedingscalculator voor het VK4. Hoe u een kilometervergoeding kunt claimen
Oké, nu uw medewerkers hun rechten en plichten kennen, kunt u ze laten zien hoe ze hun zakelijke kilometervergoeding kunnen declareren.We raden u aan uw medewerkers te vragen een gedetailleerde kilometerregistratie bij te houden om hun zakelijke ritten met de eigen auto te registreren. Deze registratie kan worden gebruikt bij het indienen van hun onkostendeclaraties. De IRS vereist vier belangrijke gegevens van kilometervergoedingen en het is verstandig voor medewerkers om deze informatie te bewaren, zelfs als ze niet in de VS wonen.- De tijd en datum van elke reis
- Het totale aantal afgelegde kilometers (kilometerstanden kunnen handig zijn voor het bijhouden van de kilometerstand)
- Hun bestemming
- De reden voor de reis
Toptip: Maak een standaard kilometervergoedingsformulier dat uw medewerkers kunnen invullen wanneer ze hun zakelijke kilometervergoeding declareren. Zo worden al uw declaraties op een uniforme manier ingediend.?)
?)