Wat is corporate travel management?
Reismanagement omvat vele processen. Het gaat om het beheren, volgen en rapporteren van de reiskosten van een bedrijf, maar het omvat ook alles van de gedetailleerde planning van een reis tot het garanderen dat alle boekingsprocessen voldoen aan het reisbeleid van het bedrijf.Zakelijke reizen kunnen worden beheerd door een extern reisbureau, een interne reismanager of een administratief medewerker, zoals iemand die verantwoordelijk is voor het kantoorbeheer.Ongeacht de rol die verantwoordelijk is voor het reisbeheer, vertrouwen de meeste bedrijven ook op een platform voor zakelijk reizen om onder andere de reiskosten te volgen.Wat doet een corporate travel manager?
Een corporate travel manager is doorgaans een interne medewerker die het reisprogramma en alle zakenreizen voor de hele organisatie beheert (een externe medewerker die niet in dienst is, wordt een corporate travel agent genoemd). Hij of zij stelt het corporate travel beleid vast, is verantwoordelijk voor de zorgplicht en het risicomanagement, en helpt het bedrijf om wereldwijd zakenreizen efficiënt en effectief te beheren.Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan er een heel team van corporate travel managers zijn, of kan het worden toevertrouwd aan iemand van de HR- of Operations-afdeling. Hun belangrijkste taken omvatten:- Reizen boeken voor reizigers (niet alleen voor leidinggevenden, maar ook voor medewerkers in elke functie)
- Individuele afdelingen helpen hun reisuitgaven bij te houden, zodat ze binnen het budget blijven.
- Reisondersteuning bieden aan reizigers voor, tijdens of na hun reis.
- Reisaanbieders of gebruikte reistools selecteren en beheren.
- Onderhandelen over zakelijke tarieven voor hotels die het bedrijf vaak gebruikt.
- Groepsreizen boeken.
- Het organiseren van grondvervoer, zoals huurauto's of treinvervoer
- Het analyseren van de reisuitgaven van het bedrijf, of het aanleveren van reisuitgavenrapporten aan de CFO voor analyse
Wat doet een reisinkoper?
Een travel buyer is verantwoordelijk voor de inkoop of uitbesteding van zakelijke reizen. Dit betekent samenwerken met leveranciers, onderhandelen over tarieven en/of een reisbureau kiezen en hun werk overzien of evalueren.De travel buyer neemt doorgaans beslissingen die gevolgen hebben voor het hele bedrijf, niet alleen voor individuele afdelingen.Belanghebbenden in het reismanagementproces
Het updaten van uw reismanagementproces en -systemen is absoluut teamwork. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf kan dit samenwerking vereisen met:- De interne zakenreismanager
- De officemanager of het kantoorteam
- Hoofd operations / COO
- De CFO en financieel managers
- De CEO
- Een panel van frequente werknemers die reizen
- Het huidige zakenreisbureau of bedrijf
Sommige collega's zullen nauw betrokken zijn bij het proces (zoals financiën en operations), terwijl anderen feedback en goedkeuring zullen geven (zoals frequente reizigers in de directie).Welke oplossingen gebruiken bedrijven om hun zakenreizen te boeken?
Dus, hoe boeken bedrijven hun zakenreizen? Laten we eens kijken naar een aantal van de meestgebruikte oplossingen.Wat zijn de nadelen van elke oplossing?
Deze oplossingen hebben echter hun nadelen en er kunnen verschillende problemen optreden bij het gebruik ervan voor het organiseren van zakenreizen. Laten we eens kijken naar de belangrijkste zorgen:- Boekingssites voor consumenten
- Verschillende websites moeten worden vergeleken en uit eigen zak worden betaald om de beste prijs te krijgen
- Veel verborgen kosten, met annulerings- en wijzigingskosten
- Veel heen-en-weer gemail bij het boeken voor bedrijven
- Vooraf betalen
- Geen ondersteuning bij problemen onderweg
- Tijdrovende handmatige vergoedingen en onkostenregistratie
- Onmogelijk om naleving van het reisbeleid van het bedrijf te garanderen
- Traditionele zakelijke reisbureaus
- Online boekingstools zijn meestal buggy en hebben een slechte gebruikerservaring
- Medewerkers bellen uiteindelijk de support of boeken, terwijl ze liever tijd besparen door zelf te boeken, met de opties die ze willen
- Dure service
- Prijzen voor vervoer/accommodatie boven de marktprijs
- Naleving van het bedrijfsbeleid is moeilijk te garanderen
- Gebrek aan reisaanbod en -opties
- Traditionele bedrijfssoftware
- Onhandige gebruikerservaring waar reizigers niet van genieten
- Offshore klantenservice, doorgaans gerangschikt als de grootste frustratie in klantbeoordelingen
- Vaak te Ingewikkeld en boordevol functies
- Onmogelijk om reizen te beheren wanneer reizigers de tool niet kunnen of willen gebruiken
- Geen goedkope vluchten en hotels online beschikbaar
- Onmogelijk om naleving van het bedrijfsbeleid te garanderen
De pijlers van modern reismanagement:
- Vertrouwen – Vertrouw erop dat reizigers boeken volgens het goedgekeurde proces en beleid, en maak het hen gemakkelijk.
- Transparantie – Laat reizigers zien wat ze mogen uitgeven en maak dienovereenkomstig keuzes, en laat financiële en administratieve teams zien wat er wordt geboekt en waarom.
- Eenvoud – Creëer een proces dat werkt en aan ieders behoeften voldoet.
- Impact – Meet de impact van zakenreizen op het bedrijf en verminder onnodige reizen die reizigers uitputten en bedrijven onnodige kosten opleveren.
- Zorgplicht – Zorg voor een grondige zorgplichtstrategie om de risico's voor medewerkers tijdens het reizen te beperken.
- Duurzaamheid – Wees u bewust van de impact van reizen op het milieu en implementeer goede praktijken om deze impact te verminderen.
Met deze drie pijlers kunt u afscheid nemen van handmatige, ingewikkelde boekingsprocessen, heen-en-weer e-mails en verzoeken om rapporten.Hoe kan een goed zakelijk reisprogramma bedrijven helpen geld te besparen?
Er zijn verschillende manieren waarop een effectief zakelijk reisprogramma zowel kosteneffectief als tijdseffectief kan zijn voor bedrijven die een reis willen boeken. Laten we eens kijken naar de belangrijkste manieren waarop ze u geld kunnen besparen.Zorgen voor naleving van het reisbeleid van het bedrijf
Het plannen van een reis via een consumentenboekingssite, of zelfs via een traditioneel reisbureau, maakt uw bedrijf veel kwetsbaarder voor overtredingen van uw reisbeleid, fouten die u zeer kostbaar kunnen zijn. Een effectief zakenreisbureau zorgt ervoor dat alle puntjes op de i staan en alle t's worden gecontroleerd om naleving te garanderen.Toegang tot meer betaalbare vluchtopties
Bedrijven die gebruikmaken van consumentenwebsites of traditionele zakelijke reisbureaus lopen de mogelijkheden voor goedkope accommodatie en vluchten mis. Gewapend met de beste software voor zakelijk reisbeheer die honderden reisnetwerken integreert, kunt u eenvoudig de beste mogelijkheden voor kostenbesparing vinden en selecteren.Blijf op de hoogte van trends in reisuitgaven
Zakelijke reizen kunnen duur uitpakken omdat de reiskosten uit de hand lopen, maar er zijn manieren om de voet op de rem te houden. De beste manier om dit te doen is door een tool voor het boeken van reizen te gebruiken die eenvoudig te integreren is met uw onkostenoplossing. Met deze tools kunt u bijhouden hoeveel elke medewerker uitgeeft, hoeveel elke stad of locatie rechtvaardigt in termen van een redelijk budget, en nog veel meer.Zes stappen voor effectief zakenreizenbeheer
Zo beheert u zakelijke reizen bij bedrijven van elke omvang:- Kies een slimme boekingstool
- Zorg voor 24/7 reisondersteuning
- Maak beleid en goedkeuringsworkflows
- Organiseer en gebruik reiskostengegevens in realtime
- Verbeter de samenwerking tussen administratie en financiën
- Verklein de CO2-voetafdruk van uw bedrijf
1. Kies een slimme boekingstool
Het is geen verrassing dat bedrijven wereldwijd met de opkomst van online boekingssites reizen zijn gaan boeken op consumentenwebsites.Raad eens wat er gebeurt als een bedrijf consumententools gebruikt om reizen te boeken? De CFO heeft geen toezicht en wordt daardoor gedwongen de slechte agent te worden. Financiële afdelingen worden gedwongen om de reisuitgaven voor elke afdeling te micromanagen, op een manier die te conservatief en controlerend is.Je kunt de transformatie niet realiseren zonder technologie. De eerste stap in het moderne reismanagement is het kiezen van een tool die is gebouwd op vertrouwen, transparantie en (vergeet niet) eenvoud.Dit zijn de belangrijkste functies waar u op moet letten bij uw nieuwe reismanagementplatform:- Zelf boeken binnen het beleid – Vertrouw erop dat uw reizigers boeken wat ze nodig hebben en stel beleid en parameters in.
- Geconsolideerde facturering – De mogelijkheid om één maandelijkse factuur voor al uw reizen van één leverancier te ontvangen, in plaats van deze verspreid over het web.
- Rapportage over reisuitgaven – Eenvoudige toegang voor alle medewerkers van het financiële en administratieve team die de details van hun reisschema en uitgaven per kostenplaats, label of label moeten bijhouden.
- Eenvoudig boekingsproces waar reizigers dol op zijn – Factuurconsolidatie en nauwkeurige rapportage zijn onmogelijk als medewerkers willen sjoemelen met de goedgekeurde tool. Kies daarom een tool die gebruiksvriendelijk is en een gebruikerservaring biedt die voldoet aan de eisen van de consument. Maak hun hele reiservaring, van boeking tot thuiskomst, zo eenvoudig en soepel mogelijk. De introductie van een mobiele app is slechts een extra bonus!
- Uitstekende inventaris – Inventaris is geen bijzaak. Zorg ervoor dat het platform dat je gebruikt alle beschikbare opties biedt die je online kunt vinden en dat het bedrijf zich inzet om meer voorraad toe te voegen.
- Reisondersteuning – Je hebt reisondersteuning nodig die 24/7 beschikbaar is in je moedertaal, zodat medewerkers hulp kunnen krijgen, zelfs wanneer het interne administratieteam niet beschikbaar is.
2. Zorg voor 24/7 reisondersteuning
24/7 reisondersteuning bieden is niet makkelijk, tenzij je een vampier bent die nooit slaapt. Als je geen Graaf Dracula bent (en je houdt van je vrije tijd), kun je 's avonds en in het weekend te maken krijgen met annuleringen, wijzigingen en andere verzoeken, of kunnen deze dingen je werkdag opslokken, waardoor je langer moet werken om belangrijke projecten af te ronden.En als je niet beschikbaar bent om te helpen, zitten reizigers vast in afwachting van oplossingen, wat het bedrijf uiteindelijk tijd en geld kost. De logische oplossing is om te vertrouwen op een partner die 24/7 reisondersteuning kan bieden, zodat jij dat als officemanager of travelmanager niet hoeft te doen.Hier zijn de vereisten waar u op moet letten bij reisondersteuning:
- 24/7 beschikbaar
- Gemakkelijk om een echte medewerker te bereiken
- Gegarandeerde follow-up en nazorg
- Ondersteuning in uw moedertaal
- Snelle escalatie bij grote problemen
Veel officemanagers en travelmanagers zijn nog steeds druk bezig met reizen (en alle last-minute problemen die daarmee gepaard gaan), en dat is geweldig. Het punt is dat u een partner hebt die beschikbaar is wanneer u dat niet bent, zodat u kunt kiezen wat belangrijk voor u is om af te handelen en waar u hulp kunt krijgen.Het is ook belangrijk om te vermelden dat bedrijven een zorgplicht hebben ten opzichte van reizende werknemers, met een plan om voor hen te zorgen. Een effectief plan evalueert reisrisico's, zowel voorzienbare als onvoorzienbare, en is erop gericht gevaarlijke omstandigheden te ondervangen en juridische gevolgen te voorkomen. De veiligheid van reizigers staat voorop, vooral wanneer u verantwoordelijk bent voor uw werknemers.Naast dekking voor routinematige reisondersteuning, zoals wijzigingen en annuleringen, is het ook verstandig om hulp te zoeken bij het boeken van groepsreizen. Grote reizen van 8 of meer personen kunnen het officemanagementteam flink belasten. Kijk bij het beoordelen van tools of ze je kunnen helpen bij het boeken van een groepsreis, inclusief het onderhandelen over de prijs.3. Beleid en goedkeuringsworkflows maken
Het automatiseren van uw reisbeleid biedt een drietal voordelen in uw zakelijke reismanagementprocessen. U verbetert de naleving van het reisbeleid en handhaaft dit 24 uur per dag. Het administratieve team bespaart tijd omdat ze niet langer alle reizen hoeven te boeken. Reizigers kunnen de vrijheid van boeken zelf ervaren.Hebben bepaalde afdelingen, kantoren of specifieke reizigers unieke reisbehoeften? Zo ja, dan wordt uw reisbeleid complexer, omdat u niet één beleid hebt dat voor het hele bedrijf werkt.Voor de meeste bedrijven zijn dit de basisfactoren die hun reisbeleid of zakenreisprogramma vereist:- Maximale kosten voor vliegtickets
- Maximale kosten per hotel per nacht
- Minimaal aantal dagen dat van tevoren kan worden geboekt
- Hotelsterrenclassificatie
- Toegestane vluchtklasse
Maar dat is nog maar het begin! U kunt specifieker te werk gaan, bijvoorbeeld door een duidelijke kostenbeheersing van hotels per stad in te stellen.4. Organiseer en gebruik reisuitgavengegevens
Effectief zakenreisbeheer is niet alleen iets voor uw administratieve team. Kostenbeheer in samenwerking met uw financiële en operationele teams is ook erg belangrijk. Waarom? U wilt een nauwkeurige en inzichtelijke rapportage van reisuitgaven!Door gebruik te maken van kostenplaatsen, labels en ervoor te zorgen dat al uw reizen beschikbaar zijn in de rapportagetool, kunt u slimme rapporten genereren waarmee het financiële team trends, lekken en mogelijkheden voor budgetoptimalisatie kan identificeren.- Kostenplaatsen - Gebruikt uw bedrijf verschillende betaalrekeningen voor verschillende geografische regio's? Hoeveel kostenplaatsen heeft het bedrijf? Zorg ervoor dat reisuitgaven op de juiste rekeningen worden geboekt en dat u nauwkeurige onkostendeclaraties maakt.
- Tags en labels - Zijn er naast kostenplaatsen nog belangrijke filters die het financiële team moet gebruiken bij het bekijken van reisuitgavenrapporten? Willen ze bijvoorbeeld dat elke reis wordt getagd per team of per project? Bepaal dit vooraf, zodat het tagsysteem vanaf het begin duidelijk kan worden geïmplementeerd.
- Bewaar al uw reizen op één plek – voor accurate reisgegevens moet u al uw reizen, waar mogelijk, op één plek bewaren. Werk met een travelmanagementoplossing die integreert met aanbieders die belangrijk zijn voor uw bedrijf, zoals budgetmaatschappijen, AirBnb of Europese treinverbindingen. Als uw bedrijf hotelprijzen heeft onderhandeld, wilt u dat uw zakelijke oplossing die prijzen voor u kan boeken, zodat u de reisgegevens niet kwijtraakt door rechtstreeks te boeken.
5. Verbeter de samenwerking tussen administratie en financiën
Het belangrijkste in modern reismanagement is dat het het hele bedrijf dient. We hebben het gehad over het uitrusten van reizigers met uitstekende ondersteuning. We hebben het gehad over tijdsbesparing voor de administratie. Maar hoe zit het met de financiën?Dit is wat het financiële team wil en nodig heeft:- Gestroomlijnd goedkeuringsproces – Als uw goedkeuringsproces actie vereist van de administratie en het financiële team, probeer dit dan zo soepel mogelijk te laten verlopen.
- Gemakkelijke toegang tot facturen – Het financiële team moet alle facturen snel kunnen raadplegen, zodat ze de uitgaven kunnen afstemmen en duidelijke declaratieprocessen kunnen instellen. De beste manier om dit te doen, is door een platform te gebruiken dat reisuitgaven consolideert in één maandelijkse factuur.
- Mogelijkheid om uitgaven direct te volgen – Consolideer alle reisuitgaven in één platform, zodat ze rapporten kunnen genereren over wat er is uitgegeven, door wie en waarom (bij gebruik van tags en labels). Net als bij de facturen, bepaal of u hen een maandelijks rapport moet sturen of dat ze het zelf willen downloaden.
- Kostenbesparing op reizen – Het verbeteren van reiskosten gaat niet alleen over tijdsbesparing. Veel bedrijven maken nog steeds gebruik van reisboekingsplatforms die in de jaren 80 en 90 zijn gebouwd. Dit betekent dat ze de voorraad ophogen, zodat het bedrijf meer betaalt dan een consument! Maak indruk op het financiële team door reiskosten te verlagen en consumentenprijzen voor reizen te introduceren.
6. Verminder de CO2-voetafdruk van uw bedrijf
De impact van zakenreizen op het milieu is al lang duidelijk en vraagt om aandacht. Het implementeren van tools voor het monitoren van de CO2-voetafdruk en mogelijkheden voor CO2-compensatie wordt een steeds belangrijkere prioriteit voor bedrijven bij het boeken van zakelijke reizen.Er komen steeds meer hulpmiddelen beschikbaar die zakenreizigers helpen hun CO2-impact te begrijpen, duurzame alternatieven te kiezen en hun CO2-voetafdruk te compenseren.Deze hulpmiddelen zijn niet alleen bedoeld om het geweten te sussen, maar ook om te voldoen aan de wetgeving, die steeds meer richting transparantie en verantwoordelijkheid gaat bij het rapporteren over de impact van een bedrijf op het milieu.Hier zijn enkele eenvoudige stappen die u kunt nemen om een milieuvriendelijker reisbeleid te implementeren.Bepaal uw startpunt door de CO2-voetafdruk van uw bedrijf te berekenen.Ontwerp een groen zakenreisprogramma dat datagestuurde strategieën creëert om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten.- Kies economy class.
- Verminder uw brandstofverbruik waar mogelijk.
- Kies voor emissiearme luchtvaartmaatschappijen en vermijd tussenstops.
- Controleer uw accommodatie op duurzaamheidspraktijken.
- Maak gebruik van belastingvoordelen voor groene reizen.
?)
?)
?)