Wat is een reismanagementbedrijf?
De wereldwijde uitgaven in de zakenreisindustrie zullen naar verwachting in 2027 de $ 1,8 biljoen bereiken. Dit is een indrukwekkende groei ten opzichte van slechts $ 1,07 biljoen in 2022. Veel bedrijven zijn nu op zoek naar een travel management company (TMC) om hun planning en uitvoering van zakelijke reizen te stroomlijnen.Een travel management company is in wezen een reisagent of reisbureau voor zakelijke reizen. Naarmate de technologie zich ontwikkelt, zien we steeds meer gepersonaliseerde TMC-oplossingen die veel meer bieden dan alleen de mogelijkheid om reizen te boeken. Zakelijke reisprogramma's hebben behoefte aan TMC's die technologisch onderlegder zijn dan ooit tevoren.Voordat we dieper ingaan op de acht redenen waarom organisaties TMC's gebruiken, kijken we eerst hoe TMC's werken.Hoe werken reismanagementbedrijven?
Tegenwoordig bieden de beste reismanagementbedrijven onlineboekingstools aan waarmee zakenreizigers hun boekingen kunnen maken en allerlei reistaken kunnen uitvoeren. Van onkostendeclaraties tot risicomanagement: deze online oplossingen voor bedrijfsreismanagement kunnen organisaties extra inzicht bieden en een schat aan gegevens verschaffen die het zakelijke reisprogramma van een bedrijf radicaal kunnen veranderen.Is een reismanagementbedrijf hetzelfde als een reismanagementbureau?
Ze zijn in principe vergelijkbaar met in de rij staan bij een incheckbalie op een luchthaven versus online inchecken. Beide zorgen ervoor dat je op je vlucht kunt, maar de ervaring die je bij beide krijgt, is werelden van verschil.Een travelmanagementbureau hanteert een meer traditionele aanpak van travelmanagementdiensten. Reisagenten en -operators, vaak in hun fysieke kantoren, helpen je bij het boeken van je vluchten en accommodaties, het maken van reisschema's en zelfs bij het declareren van reiskosten bij je financiële team.Om met een travelmanagementbureau te werken, moet je je reis boeken via e-mail of telefonisch. Je kunt uiteindelijk extra kosten betalen, zoals ondersteuning buiten kantooruren, bovenop de servicekosten en commissies die je al in rekening worden gebracht.Een travelmanagementbureau (TMC) is meestal een technologiegericht bedrijf dat online oplossingen biedt voor modern bedrijfsbeheer. Zie een TMC als de online incheckoptie uit onze analogie. Ze bieden je de tools die je nodig hebt om de tussenpersoon van het bedrijf te omzeilen en geven je de vrijheid om je eigen reisprogramma te beheren op jouw voorwaarden.8 redenen waarom organisaties een corporate travel management company inschakelen
Zakenreizen zijn complex. Van het verwerken van reisboekingen tot kostenbeheer, er zijn veel aspecten van de reiservaring die een TMC kan vereenvoudigen. Door gebruik te maken van de nieuwste zakenreisdiensten kunnen veel van de veelvoorkomende problemen waar zakenreizigers mee te maken krijgen, worden opgelost. Bovendien kunnen organisaties van elke omvang door gebruik te maken van de nieuwste technologie zowel tijd als geld besparen. Laten we acht redenen bekijken waarom organisaties tegenwoordig een TMC inschakelen.1. Ze verhogen de efficiëntie
Een moderne travelmanagementoplossing kan het boekingsproces voor uw zakelijke reizigers stroomlijnen door middel van automatisering. In plaats van te moeten zoeken tussen meerdere aanbieders of te praten met verschillende travelmanagementagenten, bieden de beste TMC's krachtige online boekingstools die accommodaties, vluchten en vervoer over land, zoals treinkaartjes en huurauto's, verzamelen in één gebruiksvriendelijk dashboard.Naast het vereenvoudigen van het boekingsproces kunnen TMC's teams helpen om te ontsnappen aan eindeloze spreadsheets. Travelmanagementoplossingen kunnen helpen bij rapportage, het combineren van facturen en risicomanagement dankzij doordachte integraties.2. Ze bieden 24/7 assistentie
Naast dat het tijdrovend is, kan boeken via sommige aanbieders op termijn ook voor extra kopzorgen zorgen. Het coördineren van wijzigingen kan een nachtmerrie worden wanneer u verschillende klantenserviceteams moet bereiken.Kiezen voor een TMC geeft travelmanagers en reizigers één aanspreekpunt. De meest geavanceerde systemen bieden reizigers en travelmanagers bovendien meerdere kanalen om 24 uur per dag contact met elkaar te hebben. In plaats van robots te gebruiken, heeft een geavanceerd travelmanagementbedrijf menselijke medewerkers beschikbaar om problemen in recordtijd op te lossen.U wilt immers niet in de wacht staan in noodsituaties. Zowel zakenreizigers als hun managers hebben de zekerheid nodig dat ze snel oplossingen kunnen vinden. TravelPerk-gebruikers kunnen ons menselijke klantenserviceteam bereiken met een beoogde reactietijd van 30 seconden, 24/7, 365 dagen per jaar.Het spreekt voor zich dat zakenreizigers direct toegang moeten hebben tot systemen en oplossingen. Uitgebreide reisoplossingen bieden desktop- en mobiele apps voor alle besturingssystemen, zodat uw medewerkers altijd toegang hebben tot hun reisschema's.3. Ze bieden conciërgediensten aan om de belangrijke extra's te organiseren
Bij elke zakenreis komen waarschijnlijk extra reisvereisten kijken, waardoor reizigers vaak meerdere websites moeten doorzoeken en een duizelingwekkend aantal bevestigingsmails moeten versturen. Met een TMC kunnen extra's zoals luchthavenlounges, parkeren of stoelvoorkeuren allemaal worden geregeld via conciërgediensten.Deze extra service biedt organisaties vaak toegang tot bevoorrechte faciliteiten, aantrekkelijke tarieven of reserveringen die ze anders misschien niet zouden kunnen krijgen.4. Ze kunnen helpen bij het organiseren en beheren van zakelijke evenementen
Naast specifieke conciërgediensten bieden sommige TMC's, zoals TravelPerk, ook een MICE-specialist aan – en dan bedoelen we niet iemand die op uw huisdieren past! MICE staat voor Meetings, Incentives, Conferences en Exhibitions. Het is een nichemarkt die nog steeds groeit binnen de zakelijke reissector.Met een MICE-specialist krijgt u de hulp die u nodig hebt om fantastische, memorabele en productieve evenementen te plannen. Denkt u aan een tropische off-site, een speciale productlancering of het vieren van uw bedrijfsjubileum? De persoonlijke en complete oplossing van uw MICE-specialist is precies wat u nodig hebt om uw evenementen soepel te laten verlopen.Met een MICE-professional aan uw zijde kunt u volledig ontspannen en genieten van uw zakelijke evenementen, wetende dat aan alle details is gedacht.5. Ze leveren uitstekende oplossingen voor de zorgplicht
Als de afgelopen jaren ons iets hebben geleerd, is het wel dat we onze reisplannen mogelijk in een oogwenk moeten aanpassen. Bedrijven zijn tegenwoordig constant op zoek naar manieren om hun beleid met betrekking tot de veiligheid van reizigers te verbeteren.Transportmanagers (TMC's) kunnen drukke travelmanagers helpen bij het analyseren van potentiële reisrisico's en het volgen van hun zakenreizigers. Uitgebreide managementdiensten worden geleverd met handige realtime meldingen over beveiligingsproblemen en updates van reisregelgeving, zodat iedereen altijd op de hoogte is.Met deze systemen is risicomanagement nog nooit zo gestroomlijnd geweest, waardoor teams gemoedsrust hebben wanneer ze voor hun werk reizen.6. Ze helpen bedrijven hun reiskosten te verlagen
Hoewel er kosten verbonden zijn aan het gebruik van een travelmanagementservice, kunnen de voordelen ervan de totale reiskosten verlagen. Een TMC zorgt ervoor dat u altijd punten spaart met uw loyaliteitsprogramma-lidmaatschappen en biedt toegang tot onderhandelde tarieven, waardoor u geld bespaart op vluchten, hotelreserveringen en vervoer.Een travelmanagementtool kan ook conciërgediensten leveren ter ondersteuning van de planning van evenementen, groepsreizen en het veiligstellen van voordelen voor zakenreizigers met behulp van contacten en tarieven die voor een individuele organisatie jaren zouden duren om te realiseren.Naast het aanbieden van de beste tarieven kan een geavanceerde TMC ook andere kostenbesparende oplossingen bieden, zoals btw-teruggave, waarmee bedrijven tot wel 25% extra kunnen besparen op hun jaarlijkse reisuitgaven.7. Ze bieden meer inzicht door middel van realtime reisrapporten
We weten allemaal dat kennis macht is. Maar wanneer rapporten in spreadsheets worden gegoten, kan het lastig zijn om zinvolle inzichten te verkrijgen. Een TMC kan teams helpen datagedreven beslissingen te nemen dankzij realtime rapportages.Of het nu gaat om het analyseren van reistrends of het beheren van budgetten, geavanceerde systemen stellen travel- en financemanagers in staat om te zoeken op verschillende factoren, zoals bestemming, afdeling en zelfs individuele reizigers. Door meer inzicht te bieden, helpen TMC's organisaties hun reisuitgaven te verlagen en hun huidige reisschema's met één druk op de knop te volgen.8. Ze kunnen het reisbeleid van bedrijven integreren voor een betere naleving
Het laatste voordeel van een TMC is de mogelijkheid om uw zakelijke reisbeleid te optimaliseren. In plaats van te blijven hangen in e-mailboxen of gedeelde schijven, kunnen gebruikers het zakelijke reisbeleid integreren in een reismanagementoplossing.De zoekresultaten van zakelijke reizigers voldoen automatisch aan de vereisten en alle reisschema's die verdere aandacht vereisen, worden gemarkeerd voor handmatige goedkeuring.Wat is het verschil tussen traditionele TMC's en TravelPerk?
Het gebruik van travelmanagementsoftware kan de stress van veel aspecten van moderne zakenreizen wegnemen. Een uitgebreid travelmanagementsysteem kan de efficiëntie van een online boekingstool (OBT) benutten en andere taken stroomlijnen, zoals het declareren van onkosten en het veilig houden van reizigers onderweg.Met TravelPerk streven we ernaar om onze zakelijke reizigers van begin tot eind te ondersteunen. Naast onze online boekingsoplossing kunnen onze gebruikers gebruikmaken van geautomatiseerde rapportages voor uitgaven en reizigersregistratie, een btw-terugvorderingssysteem en conciërgediensten om evenementen te organiseren en groepsreizen te plannen.Onze extra functies omvatten FlexiPerk, waarmee reizigers kunnen profiteren van de meest flexibele tarieven in de branche met een gegarandeerde restitutie van 80% bij annuleringen tot twee uur voor vertrek. Bovendien kunnen organisaties met GreenPerk stappen zetten richting duurzaamheid met AI die milieuvriendelijkere opties voor de zakelijke reizen van uw team markeert.Maar de tools stoppen daar niet. We werken samen met diverse HR-, financiële en andere innovatieve applicaties om zakenreizen minder uitdagend te maken. Van urenregistratie tot het aanpakken van de gevolgen van een jetlag: hier vindt u ons volledige aanbod aan doordachte integraties.Bent u het zat om al uw zakelijke reizen zelf te regelen? Wilt u zien hoe TravelPerk het zakenreismanagement voor uw bedrijf radicaal kan veranderen? Neem dan vandaag nog contact op met ons team.?)