De complete gids voor het plannen van zakelijke reizen

6 stappen voor het boeken van stressvrije werkreizen voor uw baas

Zakelijke reisplanner: waarom heb je er een nodig?

Vervoer regelen, accommodatie boeken, je aan een reisbeleid houden, je uitgaven correct declareren... Reisplanning kan een lastige opgave lijken, vooral als er geen kabelbaan te boeken is! Geen zorgen, in dit artikel bekijken we de beste tips om stressvrij te reizen, zodat je de stress thuis kunt laten.

Voordat we erin duiken, bekijken we een aantal uitdagingen die gepaard gaan met het beheer en de planning van zakelijke reizen en waar veel travelmanagers zich mee zullen identificeren.

De uitdagingen bij het plannen van zakelijke reizen

Het plannen van zakelijke reizen kent een aantal van dezelfde knelpunten als het boeken van privéreizen. Een familiereis vereist dat je binnen een budget blijft en probeert te voldoen aan ieders behoeften bij het boeken van reizen of accommodaties.

Voor privéreizen houdt het daar op, maar bij zakelijke reizen is het tien keer zo moeilijk. Boeken onder de noemer bedrijfsbeleid, zorgplicht van de werkgever of boekingen voor het hele team maakt de zaken alleen maar ingewikkelder.

Er zijn vier belangrijke uitdagingen voor elke zakelijke reisplanner als het gaat om het plannen van zakelijke reizen:

Naleving en controle

Het is cruciaal om de mobiliteit van medewerkers in evenwicht te brengen met de naleving van het reisbeleid van de organisatie. Door te zorgen voor naleving van de vastgestelde richtlijnen, worden de risico's die gepaard gaan met niet-naleving beperkt: zoals budgetoverschrijding of het in kwetsbare situaties brengen van medewerkers.

Zakelijke reizen moeten er ook voor zorgen dat zaken als vaccinaties, visa, paspoorten en andere reisdocumenten in orde zijn voor de reis.

Kostenbeheer

Stijgende reiskosten vereisen het optimaliseren van reisbudgetten, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de reisarrangementen. Het vinden van kosteneffectieve oplossingen en het vinden van de beste deal voor het bedrijf is een lastige opgave voor corporate travel managers.

Veiligheid van reizigers

Prioriteit geven aan de veiligheid en het welzijn van medewerkers tijdens het reizen is essentieel. Het navigeren door geopolitieke landschappen en het aanpakken van gezondheids- en beveiligingsproblemen maken deel uit van de uitgebreide risicomanagementstrategieën die iedereen die een zakelijke reis plant, in zijn bagage moet hebben.

Digitalisering

De digitalisering van de werkplek heeft de planning van zakelijke reizen radicaal veranderd. Het kan processen stroomlijnen door veel van uw processen onder één dak te brengen, of in dit geval in één app.

Maar het brengt ook een eigen reeks complexiteiten met zich mee. Zo is het beheren van meerdere boekingstools en websites van derden, terwijl de gegevensbeveiliging gewaarborgd blijft, een uitdaging die schijnbaar altijd getemd moet worden.

Naast deze belangrijke aspecten zijn moderne reisvoorkeuren aan het veranderen. Van de opkomst van bleisure-reizen tot de vraag naar duurzame opties, vereist het plannen van zakelijke reizen een vooruitstrevende aanpak om met deze voorkeuren te kunnen boeken.

Nu we de vele uitdagingen begrijpen die er zijn bij het plannen van zakelijke reizen, laten we eens kijken hoe u zakelijke reisplannen eenvoudiger kunt maken voor u en uw team.

7 stappen en best practices voor het plannen van succesvolle zakelijke reizen

We hebben allemaal wel eens de hoofdpijn gevoeld van het plannen van zakenreizen. Maar er is licht aan het einde van de tunnel voor reisplanners overal ter wereld. Laten we eens kijken naar zeven best practices die de rompslomp bij het plannen van zakenreizen in een handomdraai kunnen veranderen!

1) Budgettair en duidelijk

Laten we het eerst over geld hebben. Het vaststellen van een duidelijk budget legt de basis voor een succesvolle planning van zakelijke reizen. Kennis van uw financiële limieten helpt bij het prioriteren van uitgaven en voorkomt overbesteding. Bovendien zorgt het ervoor dat u voor elke reis het maximale uit uw geld haalt.

Hier zijn enkele belangrijke vragen die u moet overwegen bij het budgetteren van zakelijke reizen:

Hoeveel geld is er beschikbaar voor deze reis?

Hoe kunnen we de uitgaven laag houden zonder in te leveren op de veiligheid van reizigers?

Zijn er mogelijke kostenbesparende maatregelen of alternatieve opties om te overwegen?

Kunnen we het rendement op investering (ROI) van deze reis vergelijken met eerdere reizen?

“Een belangrijk punt waar we bij zakenreizen rekening mee houden, is het onkostenbeleid van het bedrijf en het bieden van de middelen die medewerkers nodig hebben om ernaar te handelen. Medewerkers moeten duidelijk inzicht hebben in wat ze mogen declareren en hoeveel ze per categorie mogen declareren. Hotels, maaltijden en vervoer hebben bijvoorbeeld allemaal een beleid, budgetten en duidelijke richtlijnen nodig.”

—Grace Berry, Assistant Management Accountant at LGT Wealth Management.

2) Stel een verteerbaar zakelijk reisbeleid op

Opsommingstekens kunnen medewerkers helpen de do's en don'ts van hun bestemming te begrijpen, van veiligheidsprotocollen tot voorkeursvervoermiddelen. Een goed gedefinieerd zakelijk reisbeleid zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit, waardoor verwarring wordt geminimaliseerd en de efficiëntie wordt gemaximaliseerd.

Houd er rekening mee dat u rekening moet houden met veiligheidsaspecten voor specifieke bestemmingen in uw bedrijfsbeleid, en neem ook alle wettelijke of regelgevende vereisten op waaraan het beleid moet voldoen.

Verpak dit alles indien mogelijk in één pagina en deel de informatie op een manier die medewerkers duidelijk kunnen onthouden of die ze onderweg gemakkelijk en snel kunnen raadplegen.

3) Kies het juiste platform of de juiste software voor reisbeheer

Kies bij het kiezen van een platform voor reismanagement voor een complete oplossing die aanvoelt alsof je een heel reisbureau of een ervaren reisagent in je broekzak hebt.

Zoek naar een platform met een breed scala aan reisopties, inclusief vluchten en accommodaties, en essentiële functies zoals zorgplicht, geautomatiseerde goedkeuring van declaraties en klik-en-pak onkostendeclaraties.

Houd ook rekening met de kwaliteit van de klantenservice die je krijgt: je wilt niet dat je reizigers ergens vastzitten zonder toegang tot snelle hulp, anders zullen ze waarschijnlijk niet meer voor je bedrijf reizen.

We spraken met Anja Sejfic, HR Business Partner bij Rinkel. Anja deelde een aantal belangrijke overwegingen bij het kiezen van een tool voor reismanagement:

Welke specifieke functies en functionaliteiten zijn essentieel voor de behoeften van onze organisatie op het gebied van reismanagement?

Hoe gebruiksvriendelijk is het platform voor zowel reisplanners als reizigers?

Welk niveau van ondersteuning en assistentie biedt de platformprovider?

Zijn er potentiële integratieproblemen met onze bestaande systemen of processen?

Welk niveau van training en ondersteuning is nodig om de succesvolle adoptie en het gebruik van de software of het platform te garanderen?

Hoe kunnen we de effectiviteit en het rendement op investering van de software op de lange termijn meten?

4) Doe grondig onderzoek naar de bestemming

Doe je huiswerk voordat je je medewerkers op avontuur stuurt. Verdiep je in details over de bestemming, zoals weersomstandigheden, vervoersmogelijkheden en lokale veiligheidsrisico's.

Het is belangrijk om onderzoek te doen naar culturele of sociale normen waar reizigers rekening mee moeten houden en deze informatie door te geven. Dit stelt je reizigers in staat om zich succesvol te verplaatsen in een nieuwe omgeving.

5) Maak gedetailleerde routes

Het lijkt misschien een hele klus, maar geloof ons, gedetailleerde reisschema's voor elke reisboeking zijn de moeite waard. Deze laten geen ruimte voor onzekerheid en omvatten alles, van vluchtgegevens tot het ophalen en inleveren van huurauto's, zakelijke prioriteiten, bezienswaardigheden en vrije tijd om te ontspannen. Ze moeten een mix zijn van zakelijke en (gepersonaliseerde) vrije tijd om ervoor te zorgen dat de reiservaring even productief als plezierig is.

Dit bespaart reizigers niet alleen tijd, maar voegt ook een extra laag organisatie toe die van onschatbare waarde is tijdens drukke reizen. Bovendien kan de sjabloon worden gebruikt om te spoelen en te herhalen voor toekomstige reizen.

6) Reserveer vooraf

Onthoud de gouden regel: wie vroeg opstaat, wie vroeg opstaat, wie vroeg opstaat. Vliegtickets en accommodatie ruim van tevoren boeken, biedt talloze kostenbesparende voordelen. Het biedt meer flexibiliteit bij het kiezen van je favoriete reisopties en het verkrijgen van bedrijfskortingen waar mogelijk.

Houd er echter rekening mee dat je ook voorbereid moet zijn op lastminutewijzigingen, dus plan daar zo goed mogelijk op in en blijf alert (of bij de hand) wanneer reizigers op reis zijn.

7) Kies uw accommodatie verstandig

Een goede nachtrust is essentieel voor productieve zakenreizen. Een goed uitgeruste reiziger is immers een gelukkige en productieve reiziger.

Hier zijn een paar vragen om in gedachten te houden bij het kiezen van de juiste accommodatie voor uw reizigers:

Hoe belangrijk is de nabijheid van de belangrijkste zakelijke activiteiten of evenementenlocatie?

Welke voorzieningen of diensten zijn essentieel voor een comfortabel en plezierig verblijf binnen het budget?

Ligt de kamer ver genoeg van de straat als u in een drukke stad boekt?

Is het accommodatietype geschikt voor zakenreizigers – we willen geen CEO's in hostels boeken!

Door rekening te houden met deze zeven best practices, kunt u de complexiteit van zakenreizen met meer vertrouwen en efficiëntie dan voorheen navigeren.

Klik hier om de 8 essentiële kenmerken van een geweldig zakelijk hotel te ontdekken

Belangrijke meetgegevens voor het meten van succes in reisbeheer

Stel je voor: je hebt de reis gepland en je reizigers zijn weer op kantoor.

En nu?

Het is belangrijk om de effectiviteit van je zakelijke reisprogramma te evalueren. Hiervoor moet je een aantal belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) vaststellen, zoals:

Behaalde kostenbesparingen

Reizigerstevredenheid

Nalevingspercentages

Percentage wijzigingen en annuleringen

Door deze statistieken na elke reis te analyseren door middel van nabesprekingen, kunnen travelmanagers in de toekomst zorgen voor succesvollere reizen (en reisplanning).

Bent u klaar om de planning van uw zakelijke reizen te verbeteren?

Gebruik deze negen KPI's om het succes van uw reismanagement te meten.

Maak het plannen van zakelijke reizen een fluitje van een cent met TravelPerk

Of u nu een zakelijke reisplanner of travelmanager bent, zakenreizen kunnen een stuk eenvoudiger worden met een reismanagementbedrijf zoals TravelPerk.

Met het gebruiksvriendelijke platform van TravelPerk kunt u vervoer, accommodatie en meer vanaf één plek boeken. U profiteert van een geïntegreerde zorgplichtoplossing, krijgt realtime inzicht in reizigers en uitgaven, en krijgt 24 uur per dag ondersteuning met een reactietijd van 15 seconden.

Plan een live, persoonlijke demo en ontdek hoe TravelPerk uw zakelijke reisplanning vandaag nog kan stroomlijnen.

Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.

Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.

Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.

Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.