Een gids voor het naadloos plannen van stressvrije werkreizen voor uw baas
Vraagt u zich af hoe u het organiseren van reizen voor uw baas gemakkelijker kunt maken? U bent hier aan het juiste adres. We weten allemaal dat het boeken en beheren van werkreizen voor leidinggevenden stressvol kan zijn. Het kan een flinke hoofdpijn zijn voor executive assistants zoals u, die proberen hun werkreizen te coördineren met diverse andere dagelijkse taken. De tijd die uw baas weg is, kan bomvol vergaderingen zitten, terwijl u ondertussen contact moet houden met collega's in verschillende tijdzones en te maken heeft met een jetlag.Van boekingstools die al uw regelingen stroomlijnen tot oplossingen die uw reiskosten automatiseren en de btw-teruggave vereenvoudigen. Gelukkig zijn er manieren om reizen voor leidinggevenden te vereenvoudigen, de administratie te verlichten en veelvoorkomende problemen die reizen voor werk met zich mee kan brengen, weg te nemen.1. Geef prioriteit aan hun voorkeuren
De eerste stap bij het organiseren van een zakenreis is ervoor zorgen dat je rekening houdt met alle persoonlijke prioriteiten van je reiziger. Misschien geeft je baas bijvoorbeeld de voorkeur aan een raamplaats of verblijft hij of zij graag bij een specifieke hotelketen. Misschien is het belangrijk dat hij of zij toegang heeft tot een sportschool, of wil hij of zij een groot bureau op zijn of haar kamer om tussen vergaderingen door e-mails te kunnen beantwoorden.Als je baas vaak reist, kan hij of zij spaarpunten sparen bij luchtvaartmaatschappijen of hotels. Kies waar mogelijk voor reisopties bij deze bedrijven en noteer hun lidmaatschapsnummers, zodat ze voordelen kunnen verdienen of een voorkeursbehandeling kunnen krijgen op deze nieuwe reisroute.Het sparen van punten op vluchten en hotelovernachtingen kan je baas verschillende voordelen opleveren, van gratis laat uitchecken tot toegang tot de lounge. Als ze nog geen lid zijn van een loyaliteitsprogramma, vraag dan bij welke luchtvaartmaatschappijen of hotels ze graag verblijven en kijk of je ze kunt aanmelden. Nadat je deze voorkeuren hebt genoteerd, kan het gebruik van de nieuwste technologie je helpen het boekingsproces te stroomlijnen.2. Boek de beste opties met een reismanagementtool
In plaats van door verschillende websites te scrollen om de beste prijzen te vinden, kan een uitgebreide boekingstool zoals TravelPerk je helpen om de hele reis in slechts een paar klikken te organiseren. Van hotelovernachtingen en vluchten tot huurauto's en treinen. Je kunt eenvoudig zoeken en de opties selecteren die voldoen aan de voorkeuren van je manager in één gebruiksvriendelijke online tool.Profiteer van concurrerende tarieven met TravelPerk
Een van de vele voordelen van het boeken van zakenreizen via TravelPerk is dat gebruikers kunnen profiteren van concurrerende hoteltarieven zonder zelf te hoeven onderhandelen.Met TravelPerk kun je namelijk kiezen uit meer dan 26.000 hoteltarieven met korting. Deze aanzienlijke besparingen zorgen er zeker voor dat je baas je goedkeurt!4. Bereid je voor op verandering
Het maken van reisarrangementen voor leidinggevenden betekent rekening houden met het onverwachte. Reizen voor je werk kan voor talloze verrassingen zorgen, of het nu gaat om ongunstige weersvoorspellingen of een lastminute-annulering. Veel van deze onvoorziene gebeurtenissen vereisen onmiddellijke wijzigingen in je reisschema.In deze gevallen moet je duidelijk zijn over hoe deze wijzigingen moeten worden doorgevoerd, vooral buiten kantooruren. Hoewel je misschien graag bereikbaar bent, kan het onnodige stress veroorzaken voor je leidinggevende als hij of zij je in de vroege uurtjes probeert te bereiken.Uitgebreide, 24/7 ondersteuning is een must voor een soepele reiservaring. Bij TravelPerk kan je baas 24/7, 365 dagen per jaar een team van menselijke klantenservicemedewerkers bereiken via telefoon, e-mail en chat.5. Blijf op de hoogte van de duurzaamheidsdoelstellingen van uw bedrijf
Ervoor zorgen dat de zakenreis van je baas bijdraagt aan de naleving van de milieuregelgeving en de doelstellingen van het bedrijf op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) vereist zorgvuldige en complexe monitoring.Door regelmatig de milieu-impact van je zakenreizen te evalueren, kun je verbeterpunten identificeren en groenere reispraktijken implementeren. Het meten van de CO2-uitstoot van je zakenreizen en het bijhouden van de compensatie-inspanningen van je team is echter een aanzienlijke opgave voor iedereen.Met GreenPerk van TravelPerk kun je je duurzaamheidsinspanningen snel en eenvoudig een boost geven door gedetailleerde rapporten te bieden over de emissies die je zakenreizen genereren.GreenPerk benadrukt ook milieuvriendelijke reisopties tijdens het boekingsproces om je reizigers direct aan te sporen tot effectieve veranderingen. Bovendien kun je de resterende uitstoot compenseren via VERRA-geverifieerde CO2-reducerende projecten.6. Vereenvoudig de rapportage van reiskosten
Onkostendeclaraties kunnen een enorme tijdsvreter lijken. Het bijhouden van geld kost meer tijd dan het uitgeven ervan! Help je baas om snel onkostendeclaraties te doen door een app te downloaden waarmee je bonnen kunt scannen of beheren. Met deze modernere aanpak kunnen ze onkosten in realtime vastleggen in plaats van te moeten zoeken naar bonnetjes bij hun aangifte.We hebben gezien dat er niets boven automatisering gaat. TravelPerk integreert met diverse apps voor onkostenbeheer van derden, waaronder Pleo, Expensify, Yokoy en Payhawk, zodat reiskosten veilig worden opgeslagen en reiskostenrapporten snel toegankelijk zijn.Met tools zoals TravelPerk hebben jij en je financiële collega's snel toegang tot een schat aan informatie over reiskosten. Zoek op medewerker, bestemming of afdeling om de reiskosten in realtime te controleren en zorg ervoor dat je op schema ligt om de budgetten van dit jaar te halen.Nu kunt u een stapje verder gaan
Het beste aan het automatiseren en uitbesteden van aspecten van je werkreismanagement is dat je je kunt concentreren op de extra details die je baas zal waarderen. Deze aandacht voor detail onderscheidt je van andere executive assistants en heeft een positieve invloed op de reiservaring van je baas.Hier zijn enkele voorbeelden van kleine extraatjes die je van tevoren kunt voorbereiden:- Bagagelabels
- Visitekaartjes
- Gesprekonderwerpen en contactgegevens van de lokale gastheer/vrouw (klant of officemanager)
- Tips voor lokale zakelijke etiquette
- Restaurantaanbevelingen op basis van hun voorkeuren - je kunt zelfs een conciërgeservice zoals TravelPerk gebruiken om reserveringen te maken
- Tips voor het besteden van vrije tijd. Zorg ervoor dat je opties markeert waarvoor tickets nodig zijn en boek deze van tevoren
- Reisadapters en overspanningsbeveiligingen
Neem even de tijd om na te denken over de kleine dingen die een groot verschil maken voor je leidinggevende en houd een lijst bij voor toekomstige zakenreizen.Wees de assistent-superster. Regel reizen eenvoudig en houd je team tevreden.
?)
?)