Zakelijke reisplanner: waarom heb je er een nodig?
Een zakelijke reisplanner – ook wel corporate travel manager of corporate trip planner genoemd – is verantwoordelijk voor elk aspect van zakenreizen. Ze spelen een waardevolle rol binnen het bedrijf en kunnen uiteindelijk veel besparen op reiskosten en andere kosten die met zakenreizen samenhangen. In dit artikel leert u alle voordelen van zakelijk reismanagement vanuit een specifieke rol, en waarom het een noodzakelijke rol is om binnen uw bedrijf te vervullen. We onderzoeken de ins en outs van wat een zakelijke reisplanner doet, evenals de mogelijkheden om een reisplanner in te huren of uit te besteden.Wat is een corporate travel planner?
Een reisplanner is verantwoordelijk voor alle zakelijke reizen van medewerkers. Van het reserveren van accommodatie en vergaderruimtes tot het organiseren van budgetten en reisnaleving, tot het reserveren van restaurantreserveringen en het boeken van diverse soorten vervoer: ze zijn verantwoordelijk voor elke fase van de reis.Wat doet een zakelijke reisplanner?
Een reisplanner voor bedrijven moet veel taken uitvoeren. Dit zijn enkele typische taken die je in de functiebeschrijving van een reisplanner zou verwachten:- Beheert creditcardregelingen en -kosten
- Beheert onkosten en vergoedingen voor zakenreizen
- Zorgt voor alle regelingen en logistiek van buitenlandse reizen
- Beheert relaties met reisaanbieders en reisbureaus
- Verzorgt alle reisdocumenten voor verzekeringen en alle geldende regelgeving
- Ontwikkelt relevant reisbeleid en -programma's voor zakenreizen
- Ontwikkelt een verbeterd reisprogramma voor zowel internationale als binnenlandse reizen
Voordat een reisplanner voor bedrijven werd ingezet, was de rol van reismanager meestal in handen van een officemanager of iemand binnen de HR-afdeling. Door de toenemende vraag naar zakenreizen is er echter meer behoefte aan een toegewijde en exclusieve rol voor deze taak.Naast uitstekende communicatieve vaardigheden heeft de persoon idealiter ook een aantal jaren ervaring in de reisbranche nodig. Deze ervaring is essentieel voor het verwerven van reizen, het snel nemen van beslissingen en het omgaan met crises.Met 400 miljoen Amerikanen die jaarlijks verre zakenreizen maken, zal de vraag naar deze functie ongetwijfeld blijven groeien.We weten dus dat u een reisplanner nodig hebt. Nu is het tijd om te beslissen hoe en waar u die persoon – of dat team – inhuurt.Wat maakt een goede zakelijke reisplanner?
Zoals u kunt zien, moet een competente zakenreisplanner een multitasker zijn, maar er zijn nog een aantal andere kwaliteiten die een goede reisplanner kenmerken:- Uitstekende communicatie: een zakenreisplanner is het aanspreekpunt tussen medewerkers en de betreffende luchtvaartmaatschappijen, hotels en meer. Het bijhouden van correspondentie en het verspreiden van relevante informatie is essentieel voor een goede uitvoering van het werk.
- Strategische denkers: het plannen van zakenreizen is vaak als een spelletje Tetris, waarbij je verschillende blokjes in elkaar moet passen tot je een samenhangend reisschema hebt. Rekening houden met alle verschillende eisen kan een uitdaging zijn, en je hebt een strategische geest nodig om onderweg puzzels op te lossen.
- Aanpasbaar zijn: zakenreizen kunnen onderhevig zijn aan last-minute wijzigingen, dus zakenreisplanners moeten altijd rekening houden met het onverwachte en voorbereid zijn op last-minute aanpassingen.
- Respect voor privacy: een zakenreisplanner heeft toegang tot een enorme hoeveelheid privégegevens van uw bedrijf en uw medewerkers, dus het vinden van een betrouwbare persoon is essentieel (evenals de nieuwste beveiligingstools om extra vertrouwen te creëren).
- Aandacht voor detail: wanneer het boeken van reizen voor uw executives op de planning staat, zijn het de kleine dingen die het verschil maken. Een zakenreisplanner heeft de kracht om een reis te maken of te breken met kleine, persoonlijke extraatjes waar uw executive reizigers dol op zullen zijn.
Een zakelijke reisplanner inhuren versus via een bureau
Je kunt ervoor kiezen om intern een reisplanner in te huren om de boekingen van zakenreizen te beheren, of je kunt een bureau zoeken dat de functie voor je kan invullen. Beide hebben voor- en nadelen. Klaar om er een paar te ontdekken?De voordelen van interne zakelijke reisplanners
- Met een interne reisplanner heeft u waarschijnlijk meer toegang tot de functie dan een bureau. Misschien zitten ze op hetzelfde kantoor of aan de andere kant van een Slack-bericht, hoe dan ook, uw bedrijf is hun enige prioriteit.
- Deze persoon is specifiek geselecteerd voor de functie: de geselecteerde persoon geniet daardoor waarschijnlijk meer vertrouwen.
- Het hebben van iemand in dienst kan het genereren en verwerken van reisrapporten vereenvoudigen, omdat deze persoon traditioneel beter aansluit bij de bedrijfsdoelen en toegang heeft tot bedrijfsgegevens.
- Een interne reismanager kan nauw samenwerken met uw financiële team om ervoor te zorgen dat iedereen binnen het reisbudget blijft, de beste tarieven voor hun boekingen vindt en hierover rapporteert aan hun lijnmanagers.
- Een interne zakenreisplanner zal waarschijnlijk gebruikmaken van software en tools voor reisboeking zoals TravelPerk, die kunnen helpen bij veel van hun dagelijkse taken en de meer alledaagse taken, of taken die gevoelig zijn voor menselijke fouten, kunnen automatiseren.
Nadelen van interne zakelijke reisplanners:
- Met een reisplanner van een reisbureau betaalt u alleen voor de uren die u nodig heeft, zonder de financiële verplichting om ze fulltime in te huren.
- Expertise is cruciaal en het kan bijna onmogelijk zijn om de bredere middelen en collectieve knowhow van een reisbureau met één persoon te combineren.
- Het is mogelijk dat het inhuren van één reisplanner niet schaalbaar is: als uw bedrijf bijvoorbeeld plotseling een grote vraag naar reisboekingen heeft, zal één persoon de werklast waarschijnlijk niet aankunnen.
De voordelen van reisplanners via een bureau:
- Travel Management Companies (TMC's) bieden gegarandeerde reisexpertise en uitgebreide diensten aan verschillende soorten bedrijven.
- Bureaus bieden toegang tot meerdere reisplanners en efficiënte boekingssystemen voor bedrijven. U krijgt ook toegang tot hun toolkit voor het boeken van vluchten, het regelen van huurauto's en nog veel meer.
- Een reisbureau kan u helpen bij het ontwikkelen van een programma voor zakelijk reismanagement dat past bij uw bedrijf en budget. Zo optimaliseert u uw kostenbesparingen en volgt u reispatronen van uw medewerkers om naleving te garanderen.
- Een ander voordeel van het uitbesteden van een zakelijk reisbureau is dat u niet afhankelijk bent van één persoon. De kans dat uw team strandt als er iets misgaat en ze zich in een tijdzone buiten kantooruren bevinden, is kleiner.
Nadelen van reisplanners via een bureau:
- Outsourcing kan de integratie en toegankelijkheid van teams bemoeilijken.
- Transportbedrijven hebben mogelijk beperkte vlucht- en accommodatiemogelijkheden vanwege reeds bestaande partnerschappen.
- Uurfacturering door transportbedrijven kan leiden tot hogere kosten voor broodnodige en vaak last-minute probleemoplossing in vergelijking met interne functies.
U zou nu een beter inzicht moeten hebben in de vraag of een interne reisplanner of een oplossing van een bureau het beste bij uw bedrijf past.Klaar om de beste tools te ontdekken die elke reisplanner nodig heeft? Lees verder.Essentiële tools voor zakelijke reisplanners
Tegenwoordig gebruiken de meeste zakelijke reisplanners verschillende tools om alles onder controle te houden, ongeacht of ze in eigen beheer werken of bij een reisbureau. Travelmanagementsoftware wordt overal gebruikt.Hier is een lijst met de populairste tools voor zakenreizen op dit moment:
- TravelPerk: het alles-in-één reismanagementplatform dat een onmisbare tool is geworden voor veel bedrijven die hun zakenreizen willen stroomlijnen. Het platform stelt zakelijke reizigers in staat om reizen voor zichzelf of anderen te boeken, binnen het bedrijfsbeleid en budget. Met een groot aanbod, snelle 24/7 klantenservice en groene opties voor CO2-compensatie is het een keuze die bij velen aan populariteit wint.
- Payhawk: zakelijke reizen vereisen vaak bijbehorende software voor kostenbeheer om de bedrijfsuitgaven bij te houden. Payhawk is een toonaangevende oplossing waarmee bedrijven handmatige processen kunnen automatiseren, bedrijfskaarten kunnen bijhouden en facturen kunnen beheren via één app – en Payhawk integreert met TravelPerk!
- Tripkicks: Tripkicks, een add-on die inzicht en meldingen biedt voor reizen, is een eenvoudige maar essentiële tool om de zakelijke reiservaring te verbeteren. Gezien de mogelijkheid van last-minute wijzigingen, stelt deze software reizigers in staat om hun reis in de gaten te houden door reisgidsen te bieden, inreisvereisten te vermelden, updates te ontvangen over annuleringen en meer.
- Goodwings: een platform dat verantwoord reizen mogelijk maakt door middel van CO2-compensatie en de berekening van reisemissies. Goodwings is een steeds populairdere optie voor klimaatbewuste bedrijven. Goodwings biedt diverse diensten om zakenreizen aanzienlijk duurzamer te maken.
Een zakelijke reisplanner is essentieel voor uw bedrijf
Bij het vinden van een oplossing voor een zakelijke reisplanner gaat het niet alleen om kostenbesparing, maar ook om de efficiëntie waarmee uw zakelijke reizen worden afgehandeld.Het op tijd naar verschillende locaties brengen van meerdere medewerkers, het vinden van de goedkoopste vluchten, trein- of autovervoer, en het hanteren van de juiste protocollen en beleidsregels voor noodgevallen zijn allemaal taken die een efficiënte reisplanner of TMC kan uitvoeren.Het is tijd om de bovenstaande voor- en nadelen af te wegen en een beslissing te nemen op basis van uw specifieke bedrijfsbehoeften.Mocht u onderweg advies nodig hebben, dan staat TravelPerk voor u klaar.?)