Een gids voor zakelijk reisbeleid
Wanneer zakenreizen niet volgens een duidelijk beleid verlopen, raken medewerkers in het ongewisse over wat is toegestaan, hoe ze moeten boeken, welke kosten worden gedekt en wie hun reizen moet goedkeuren. Deze onzekerheid leidt tot budgetoverschrijdingen, knelpunten bij het boeken en onnodige stress voor alle betrokkenen.Deze gids helpt je een einde te maken aan die verwarring. We leggen uit wat een zakelijk reisbeleid is en laten je zien hoe je er een opstelt die elke stap duidelijk beschrijft: wat er gedekt is, hoe je moet boeken en hoe je goedkeuringen beheert. Met deze praktische stappen kun je de kosten beheersen, naleving garanderen en zakenreizen soepeler laten verlopen voor je hele team.Waarom een zakelijk reisbeleid opstellen?
Het opstellen van een zakelijk reisbeleid zorgt ervoor dat reisarrangementen consistent, kosteneffectief en in overeenstemming met de bedrijfsnormen zijn. Het helpt kosten te beheersen, risico's te verminderen en biedt duidelijke richtlijnen voor medewerkers, wat leidt tot soepelere reiservaringen en minder misverstanden.Een reisbeleid bestaat niet alleen uit regels, regels en nog eens regels. Het mag geen frustratie en oogrollen veroorzaken. Een reisbeleid kan juist een positieve invloed hebben op zowel reizigers als bedrijven.Zo werkt het:Voordelen voor reizigers (werknemers)
- Flexibiliteit en autonomie om zelf je reis te boeken binnen de richtlijnen
- Veiligheid staat voorop! (de verblijfplaats van reizigers wordt bijgehouden)
- Verminder verwarring en gedoe bij het boeken van je reis
Voordelen voor het bedrijf
- Verminder pieken in reisuitgaven en krijg controle
- Verhoog de eerlijkheid en bevorder een positieve bedrijfscultuur
- Verminder frictie en frustratie over uitgaven en vergoedingen
- Verlaag de totale kosten van zakenreizen en optimaliseer het budget van uw bedrijf
Wat moet er in een zakelijk reisbeleid staan?
Het reisbeleid van uw bedrijf wordt beïnvloed door hoe uw bedrijf reist, wie er reist en waarom. Er zijn echter een aantal zaken die in het beleid van elk bedrijf moeten staan.Ten eerste moet u uw goedgekeurde boekingsproces en -tool opnemen. Wilt u dat reizigers boeken via één zakelijk reisplatform om hun zakelijke reiskosten te consolideren? Wilt u dat reizigers zelf boeken binnen het beleid, of wilt u dat ze een reisaanvraag indienen bij een officemanager die alle reizen boekt?Uw beleid moet ook duidelijk vermelden welke aankopen wel en niet kunnen worden gedeclareerd. Dit helpt medewerkers te voorkomen dat ze aankopen doen die niet worden vergoed of onnodige kosten toevoegen aan hun bedrijfskaart.Specificeer toegestane zakelijke uitgaven zoals maaltijden, entertainment of registratiekosten voor evenementen. En scheid deze van persoonlijke uitgaven – zoals wasserij of vrijetijdsbesteding – die niet aan het bedrijf mogen worden doorberekend.Vergeet niet om reisveiligheid en verzekeringen te bespreken. Vermeld duidelijk de protocollen voor het omgaan met noodgevallen, geef contactgegevens en beschrijf de beschikbare reisverzekering voor medische problemen of verstoringen.Richtlijnen voor het accommodatiebeleid
Vermeld de regels van uw bedrijfshotelbeleid en verblijfskosten in uw zakelijke reisbeleid. Elke organisatie hanteert andere regels met betrekking tot accommodatie binnen het zakelijke verblijfsbeleid, dus het is belangrijk om deze vanaf het begin duidelijk te maken.Stel voor hotelkosten een maximale hotelsterrenclassificatie of een nacht-/kamerprijs vast die medewerkers niet mogen overschrijden. Het is ook gebruikelijk dat medewerkers in standaard hotelkamers verblijven, waarbij 'deluxe' suites of kamers verboden terrein zijn.Wees ten tweede duidelijk over welke bijkomende kosten vergoed kunnen worden. Deze kunnen variëren van roomservice en stomerij-/wasserijservices tot valetparking en het gebruik van hotelvoorzieningen (fitnessruimte, zwembad, sauna, enz.).Houd er rekening mee dat hotelprijzen onderhevig zijn aan seizoensschommelingen en locaties, dus u moet rekening houden met eventuele nuances, afhankelijk van de tijd van het jaar en de bestemmingen van uw medewerkers. Om deze redenen kiezen veel organisaties ervoor om samen te werken met specifieke leveranciers en reispakketten te onderhandelen en hun medewerkers te verplichten om waar mogelijk gebruik te maken van deze leveranciers.Richtlijnen voor reis- en entertainmentbeleid
Je moet ook een sectie opnemen over best practices voor reizen en entertainment. Deze sectie moet regels en richtlijnen bevatten over wat medewerkers tijdens hun reis als entertainment mogen kopen.Richtlijnen voor reizen en entertainment moeten het volgende omvatten:- Bestedingslimieten voor maaltijdkosten (per maaltijd of per dag)
- Regels over wat is toegestaan wanneer medewerkers klanten ontvangen (maaltijden, alcoholische dranken, enz.)
- Duidelijke instructies over situaties waarin alcohol wel en niet mag worden gedeclareerd, en een maximumbedrag dat per persoon aan alcohol mag worden besteed
- Lijst met niet-toegestane persoonlijke uitgaven, zoals wasserijservices, minibarkosten en telefoonkosten
- Instructies over informatie, originele bonnetjes en andere documentatie die nodig is om vergoedingen te verwerken
Het reisbeleid is ook een slimme plek om je onkostenvergoedingsproces te plaatsen. Zo hebben reizigers een reden om het beleid te controleren.U moet ook duidelijk aangeven wie de uiteindelijke goedkeurder is voor deze kosten en wat de beste manier is om deze te betalen (biedt u reisvoorschotten aan? Moeten reizigers hun eigen pinpas of creditcard gebruiken voor deze betalingen?).Richtlijnen voor het vliegreisbeleid van werknemers
Uw vliegreisbeleid voor medewerkers moet documentatie bevatten waarmee ze kunnen controleren of hun boekingen aan de eisen voldoen, gedetailleerde informatie over welke informatie nodig is om reiskostendeclaraties in te dienen, een lijst met goedgekeurde aankopen tijdens de vlucht en, indien van toepassing, een lijst met de voorkeursluchtvaartmaatschappijen van uw bedrijf.Twee van de meest voorkomende vragen over vliegreisbeleid hebben betrekking op boekingen in business class versus economy class en de regels voor het gebruik van frequent flyer miles voor privégebruik. Hieronder gaan we dieper in op deze vragen om u te helpen het meest nuttige en duidelijke vliegreisbeleid voor medewerkers op te stellen.Richtlijnen voor boekingen in business class
Zorg ervoor dat medewerkers weten wanneer ze wel of niet business class kunnen boeken. Business class is veel duurder dan economy class, maar er kunnen omstandigheden zijn waarin dit wel is toegestaan.Sommige bedrijven laten medewerkers bijvoorbeeld business class boeken als de vlucht langer duurt dan een bepaald tijdsbestek, meestal tussen de zes en tien uur. Dit maakt lange reizen comfortabeler en zorgt ervoor dat medewerkers tevreden zijn – een belangrijke KPI voor reismanagement om rekening mee te houden.Je kunt business class ook toestaan als dit goedkoper is dan economy class. Soms is business class, na toevoeging van kosten zoals bagagekosten en maaltijden, een betere deal. Bovendien zijn economy class-stoelen mogelijk niet beschikbaar voor lastminutereizen, waardoor business class de enige optie kan zijn.Als je beleid business class niet toestaat, maak dit dan duidelijk. Zo voorkom je verwarring of problemen met declaraties achteraf.Richtlijnen voor het gebruik van zakelijke frequent flyer-miles voor persoonlijk gebruik
Wanneer werknemers voor hun werk reizen, verdienen ze vaak frequent flyer-miles. Er is geen universele regel over of deze miles toebehoren aan de werknemer of aan het bedrijf. Het is daarom belangrijk om dit duidelijk te maken in uw reisbeleid.Sommige bedrijven staan werknemers toe om frequent flyer-miles te behouden, aangezien de werknemer degene is die reist. Andere bedrijven zijn van mening dat de miles eigendom moeten zijn van het bedrijf en gebruikt moeten worden om geld te besparen op toekomstige zakelijke vluchten. Daarom is het belangrijk om een sectie op te nemen die het gebruik van zakelijke frequent flyer-miles voor privédoeleinden behandelt.U kunt werknemers bijvoorbeeld toestaan de miles te behouden, maar specificeren dat ze geen duurdere vluchten mogen kiezen om extra miles te verdienen. U kunt ook vereisen dat werknemers altijd de goedkoopste beschikbare vlucht boeken, ongeacht hun frequent flyer-status bij een bepaalde luchtvaartmaatschappij.In deze sectie moet u ook verduidelijken hoe werknemers de miles die ze verzamelen, moeten registreren en bewaren. Met TravelPerk kunnen werknemers eenvoudig specifieke loyaliteitsprogrammanummers van luchtvaartmaatschappijen toevoegen en opslaan in het reizigersaccount van elke werknemer. We controleren ook automatisch welke van hun reisbeloningsprogramma's van toepassing zijn wanneer ze naar nieuwe vluchten zoeken.Veelvoorkomende uitdagingen met reisbeleid
Het schrijven van reisbeleid verloopt niet altijd van een leien dakje of zonder turbulentie. Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen waar u rekening mee moet houden:- Niemand leest of onthoudt het
- Reisbeleid is moeilijk te begrijpen
- Reisbeleid wordt niet gehandhaafd met behulp van technologie
- Reisbeleid komt over als overdreven bureaucratisch
Hoe u uw zakelijke reisbeleid aan interne teams kunt promoten
Het is simpel: als u wilt dat uw medewerkers zich aan uw zakelijke reisbeleid houden, moet u het beleid effectief communiceren.Uw zakelijke reisbeleid verstoppen in een ander beleidsdocument is bijna net zo effectief als vragen om ongeautoriseerde reisboekingen en onjuiste declaraties. Uw medewerkers meekrijgen hangt af van hoe goed u het beleid aan uw zakenreizigers kunt marketen en communiceren.Hier volgen een paar tips om uw zakelijke reisbeleid beter te communiceren aan uw medewerkers en een hogere naleving te garanderen.Zorg ervoor dat uw zakelijke reisbeleid zichtbaar en toegankelijk is
De eerste stap is ervoor te zorgen dat medewerkers het document gemakkelijk kunnen raadplegen via uw HR- of medewerkersportaal.De tweede stap is ervoor te zorgen dat het beleid beknopt en gemakkelijk te lezen is. Vermijd jargon of juridisch jargon en leg de reisrichtlijnen duidelijk uit. U kunt overwegen het beleid in aparte secties te verdelen, afhankelijk van de rol van de medewerkers.Overweeg tot slot een checklist te maken waarmee medewerkers elke stap van de boeking of declaratie kunnen afvinken.Hoe u de naleving van uw reisbeleid kunt verbeteren met Travelperk
Wanneer u uw zakelijke reizen boekt via TravelPerk, wordt uw reisbeleid naadloos geïntegreerd in ons platform. Dit geeft uw medewerkers niet alleen beter inzicht in de polisvoorwaarden, maar helpt hen ook om weloverwogen keuzes te maken bij het boeken van hun reizen. Bovendien heeft uw financiële team meer controle en gemoedsrust nodig!Maak een uitgebreide FAQ-sectie voor uw reisbeleid
Zelfs het meest beknopte, goed geschreven reisbeleid dekt niet elke eventualiteit of vraag die een medewerker zou kunnen hebben. Bovendien, als u wijzigingen aanbrengt in uw reisbeleid, moeten ook deze worden doorgevoerd.Als u merkt dat u steeds dezelfde vragen moet beantwoorden, of als u een vraag krijgt waarvan u denkt dat anderen die ook hebben, begin dan met het creëren van een sectie met veelgestelde vragen (FAQ) zodat reizigers gemakkelijk oplossingen kunnen vinden.Moedig feedback van medewerkers aan
De meest voorkomende reden waarom medewerkers zich niet aan uw beleid houden, is dat ze het proces niet prettig vinden of dat het te omslachtig is. Uw reiservaring moet uw topprioriteit zijn als u wilt dat medewerkers weer voor uw bedrijf reizen.Door feedback te vragen over boekings- en onkostenprocessen, laat u uw medewerkers niet alleen weten dat u hun ervaringen belangrijk vindt, maar kunt u ook de meest nuttige suggesties in uw beleid opnemen.Problemen met reisbeleid in cijfers
- 64% van de millennials begrijpt het reisbeleid van hun bedrijf, maar boekt toch buiten het reisbeleid.
- 72% van de bedrijven voldoet niet aan het gewenste niveau van naleving van het reisbeleid.
- 50% of meer van de hotelboekingen valt buiten het bedrijfsbeleid.
Sommige van deze problemen kunnen eenvoudig worden opgelost door een beleid te hanteren dat beter aansluit bij de behoeften van het bedrijf en de reizigers. Als bijvoorbeeld de helft van de reizen niet voldoet aan het bedrijfsbeleid, kan het probleem zijn dat uw standaardreisbudget niet aansluit bij de huidige reisprijzen of -behoeften.De aard van uw bedrijf vereist mogelijk veel lastminuteboekingen, ook al zijn deze in strijd met het beleid.Naast een realistisch beleid is het beste wat een bedrijf kan doen, een beleid hebben dat uitvoerbaar en implementeerbaar is met behulp van technologie. Een wiki, Word-document of PDF is hiervoor niet voldoende.U hebt een beleid nodig dat geïntegreerd is in uw boekingstechnologie.Hoe u uw reisbeleid in het boekingsproces kunt integreren
Omdat een document geen invloed kan hebben op wat mensen kopen, hebt u technologie nodig voor het boeken van zakelijke reizen. Gebruik een boekingstool met aanpasbaar reisbeleid en goedkeuringsworkflows. Zo kan de reiziger of beheerder een reis boeken als deze onder het beleid valt. Zo niet, dan wordt er een melding verzonden naar de betreffende manager of naar de afdeling Financiën (op basis van uw eerdere goedkeuringsinstellingen voor die reiziger of afdeling).Nu we hebben vastgesteld wat een reisbeleid is en waarom het belangrijk is, bekijken we de andere aspecten van deze gids. Deze online bron biedt hulp bij de volgende aspecten van een zakelijk reisbeleid:Het bereiken van 100% naleving van het reisbeleid was nog nooit zo eenvoudig
Ontdek hoe TravelPerk bedrijven zoals het uwe helpt bij het verbeteren van de naleving van reisbeleid3 dingen om te overwegen bij het opstellen van een zakelijk reisbeleid voor startups
Het reisbeleid voor startups zou niet veel moeten verschillen van het reisbeleid voor gevestigde bedrijven. Zelfs als je net begint, moet je ervoor zorgen dat je reisbeleid alles omvat wat een gevestigd bedrijf zou doen.Als jonge startup die een nieuw en uniek reisbeleid voor bedrijven ontwikkelt, zijn er echter ook een paar andere factoren waarmee je rekening moet houden.2. Jongere werknemers geven er misschien de voorkeur aan om zelf hun reis te boeken
Millennials zijn de eerste generatie voor wie het zelf boeken van reizen via hun mobiele apparaat de norm is. Terwijl oudere generaties afhankelijk waren van reisbureaus om vluchten, accommodaties en huurauto's te boeken, zijn millennials meer dan vertrouwd met het gebruik van online boekingsplatforms en prijsvergelijkers voor al hun reisbehoeften.Daarom geven ze er veel vaker de voorkeur aan om hun eigen reisarrangementen te boeken, vooral wanneer ze gebruikmaken van bleisure-opties. Ze geven ook veel vaker de voorkeur aan unieke accommodatieopties dan aan de gemiddelde zakelijke hotelarrangementen.Ruimte creëren voor dit soort vrijheid in het reisbeleid van je startup is niet alleen aantrekkelijk voor potentiële en bestaande medewerkers, maar kan vaak ook een voordeligere optie zijn.Alternatieve accommodatiemogelijkheden
Jongere werknemers zien zakenreizen als een kans om nieuwe plekken te ontdekken die ze anders misschien niet zouden bezoeken, en dat geldt ook voor de plekken waar ze verblijven.Hoewel je de kosten en de reisveiligheid moet beoordelen (voer altijd een risicoanalyse uit!), kan het een goed idee zijn om alternatieve accommodatie aan te bieden, zoals Airbnb, zodat je medewerkers hun vrije tijd optimaal kunnen benutten.Perfectioneer uw reisbeleid met TravelPerk
Houd bij het opstellen van een zakenreisbeleid voor je startup rekening met je bedrijfsdoelstellingen. Zorg ervoor dat je, naast de tevredenheid van je medewerkers, ook beloftes doet die je kunt nakomen en die aansluiten bij je bedrijfsdoelstellingen.Wil je er zeker van zijn dat je zakenreisbeleid voor je startup alles dekt wat je nodig hebt? Bekijk dan onze template voor een zakenreisbeleid om je op weg te helpen.?)
?)
?)