Hoe schrijf je een reisbeleid
Met de opkomst van budgetmaatschappijen is het beheren van zakelijke reiskosten wellicht eenvoudiger geworden. Het boeken van goedkopere vluchten is echter slechts een deel van de vergelijking en vervangt niet de noodzaak van een solide zakelijk reisbeleid.Een goed reisbeleid gaat niet alleen over wat medewerkers met de creditcard van het bedrijf kunnen kopen of hoeveel ze kunnen uitgeven aan vluchten of accommodatie. Het is uw manier om de workflows voor zakelijk reisbeheer te stroomlijnen en uw administratieve team efficiënter en productiever te maken.Een goed opgesteld reisbeleid stelt medewerkers in staat om zakelijke doelen effectief te bereiken en tegelijkertijd veiligheid en kostenefficiëntie te garanderen. Het combineert flexibiliteit met verantwoordelijkheid en biedt duidelijke richtlijnen voor reisarrangementen en -uitgaven.Laten we eens kijken hoe u een zakelijk reisbeleid schrijft dat het verschil maakt.Hoe u een eenvoudig te volgen reisbeleid voor werknemers kunt opstellen
Uw reisbeleid moet uw medewerkers ondersteunen. Door hun behoeften voorop te stellen, creëert u een beleid dat niet alleen wordt nageleefd, maar ook omarmd.Hier zijn twee belangrijke manieren om dit in de praktijk te brengen:- Neem informatie op die medewerkers nodig hebben (zoals vergoedingen en veiligheid). Als medewerkers uw beleid moeten raadplegen, is de kans groter dat ze er ook mee vertrouwd raken.
Eenvoudige toegang tot uw reis- en onkostenbeleid is essentieel. Neem duidelijke richtlijnen op voor vergoedingen en procedures, in nauwe samenwerking met uw financiële team. Vergeet niet om essentiële onderwerpen zoals reisverzekeringen en noodprotocollen te behandelen.- Vermeld duidelijk de goedgekeurde tool voor het boeken van reizen met ingebouwde beleidsregels. Verwacht niet dat medewerkers het toegestane tarief per nacht in 100 verschillende steden voor al hun reisarrangementen onthouden.
Gebruik uw reisbeleid om medewerkers eraan te herinneren wat de goedgekeurde tool voor het boeken van reizen is. Dit platform moet vooraf ingestelde budgetten, goedkeuringsworkflows en duidelijke richtlijnen bevatten voor vliegreizen, privéreizen en business class-boekingen.Stap voor stap een reisbeleid schrijven
Om een reisbeleid te ontwikkelen dat echt werkt, begint u met het definiëren van uw doelen, het verzamelen van input van belangrijke belanghebbenden en het analyseren van de sterke en zwakke punten van uw huidige beleid.Bekijk uw huidige beleid of praktijken
Heeft u al een reisbeleid? Zo ja, is het up-to-date en effectief? Zo niet, dan begint u weer helemaal opnieuw. Betrek in elk geval belangrijke stakeholders bij de evaluatie van uw huidige processen tijdens uw eerste gesprek.Stel doelen en prioriteiten vast
Bepaal de twee of drie belangrijkste doelen voor het bijwerken van uw beleid, zoals voldoen aan de behoeften van een groeiend team. Definieer de zakelijke doelen achter reizen van medewerkers, zodat iedereen duidelijk weet hoe en waarom ze naar verwachting gaan.Hier zijn voorbeelden van doelen voor het bijwerken van uw zakelijke reisbeleid:- Boekingsproces: Vereenvoudig het boekingsproces met gebruiksvriendelijke tools, bied voorkeursreisaanbieders aan en geef duidelijke richtlijnen voor het boeken van accommodaties, vluchten en vervoer.
- Bedrijfskosten: Implementeer eenvoudige procedures voor onkostendeclaraties, inclusief duidelijke richtlijnen voor wat er op de creditcard van het bedrijf mag worden vermeld, vereisten voor bonnen, dagvergoedingen en tijdschema's voor declaraties.
- Reisveiligheid: Geef prioriteit aan de veiligheid van medewerkers met contactgegevens voor noodgevallen, vereisten voor reisverzekeringen en richtlijnen voor risicovolle bestemmingen.
- Welzijn: Schets verantwoordelijkheden voor het welzijn van medewerkers, inclusief noodprocedures.
- Beleidscommunicatie: Ontwikkel duidelijke communicatiekanalen om ervoor te zorgen dat medewerkers het beleid begrijpen. Overweeg het gebruik van een digitaal platform.
Kies een reismanagementstijl en een niveau van strengheid
Voordat u begint met het opstellen van uw beleid, moet u ook uw stijl en mate van striktheid van uw reisbeheer bepalen. Kennis hiervan maakt andere beslissingen gemakkelijker.- Stijl van reisbeheer - Boeken medewerkers zelf met uw zakelijke reissoftware? Of wordt de boeking nog steeds afgehandeld door een beheerder/manager? Hoeveel vrijheid en autonomie wilt u hen bieden? Mogen ze dienstreizen combineren met reizen om persoonlijke redenen?
- Mate van striktheid - Bepaal hoeveel controle u wilt over de boekingen van medewerkers. Zal uw tool het beleid strikt handhaven en goedkeuring vereisen voor alle reizen die buiten het beleid vallen? Of geeft u de voorkeur aan een flexibelere aanpak, waarbij boekingen buiten het beleid worden toegestaan, maar managers hiervan op de hoogte worden gesteld? Uiteindelijk hangt de mate van striktheid af van de risicobereidheid en de gewenste mate van controle van uw bedrijf.
Als stakeholders het nog steeds oneens zijn over de stijl van reisbeheer, is het een uitdaging om een beleid goed te schrijven of het goedkeuringsproces binnen uw tool voor het boeken van zakelijke reizen goed te configureren.Bepaal wat u in uw beleid wilt opnemen
Uw reiskostenbeleid is de leidraad voor uw medewerkers bij een zakenreis. Het moet duidelijk, beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn.Hier volgt een overzicht van essentiële elementen:- Overzicht van het beleid: Leg het doel en het belang van het beleid uit.
- Boekingsprocedures: Beschrijf de voorkeurstools voor boekingen, het goedkeuringsproces, annuleringen en het tijdsbestek voor boekingen.
- Te vergoeden kosten: Definieer duidelijk welke reiskosten worden vergoed, of het nu gaat om zakelijke maaltijden, incidentele kosten, verblijfskosten, stomerij, registratiekosten of upgrades. Wees volledig en specifiek.
- Niet-te vergoeden kosten: Specificeer de items die niet onder het beleid vallen. Dit kunnen zaken zijn zoals alcoholische dranken, vouchers, entertainmentkosten en telefoongesprekken.
- Reizen: Geef gedetailleerde richtlijnen voor vliegtickets, vervoer over land en huurauto's.
- Uitgaven: Leg het proces voor het indienen en verwerken van onkosten uit.
- Noodgevallen: Geef contactgegevens voor reisondersteuning, verzekeringen en noodhulp.
Houd er rekening mee dat de mate van detail varieert, afhankelijk van de omvang van uw bedrijf en de aard van de activiteiten.Stel een geautomatiseerd reisbeleid in met TravelPerk
Zodra uw reisbeleid definitief is, is het tijd om het te digitaliseren. Automatiseer uw reisbeleid met TravelPerk om ervoor te zorgen dat uw medewerkers 24 uur per dag de reisbegeleiding en boekingsondersteuning krijgen die ze nodig hebben.?)
?)
?)
?)