Zakelijk reisbeleid (+ gratis sjabloon)
Onze sjabloon voor een zakenreis- en onkostenbeleid is ontworpen om uw leven gemakkelijker te maken. Na overleg met travelmanagers om de belangrijkste elementen te identificeren die opgenomen moeten worden, hebben we een sjabloon gemaakt die beknopt, eenvoudig te begrijpen en zeer eenvoudig aan te passen is.Download de sjabloon nu of lees verder om te ontdekken wat er is opgenomen en waarom, en hoe u elke sectie kunt aanpassen aan de unieke behoeften van uw bedrijf. Het plannen van een zakenreis was nog nooit zo eenvoudig!Zo bespaart ons reisbeleidsjabloon u tijd en moeite
Onze sjabloon voor een zakelijk reisbeleid voor reizigers in het VK, de VS of de EU stroomlijnt het opstellen van een reisbeleid met zes essentiële secties die gemakkelijk te lezen en aan te passen zijn. Het omvat alle soorten reizen, zowel binnenlands als internationaal, inclusief vlieg- en treinreizen.Een effectief zakelijk reisbeleid is opgebouwd rond deze zes belangrijke secties:- Een inleiding
- Het boekingsproces
- Onkostencategorieën
- Niet-vergoedbare aankopen
- Proces voor het rapporteren en vergoeden van onkosten
- Reisondersteuning, veiligheid en zorgplicht
Laten we eens kijken wat u in elke sectie moet opnemen.Sectie 2: Reisboekingsproces
In dit gedeelte wordt alles beschreven wat medewerkers moeten weten over hoe en waar ze reizen kunnen boeken. Door al deze informatie op één plek te hebben, wordt verwarring geminimaliseerd en verloopt het boekingsproces gestroomlijnd.- Hoe u een reis boekt: Specificeer het goedgekeurde proces, de methode en/of het platform voor het boeken van zakenreizen. Als uw bedrijf een platform gebruikt voor boekingen die voldoen aan het beleid, vermeld dan de naam van het goedgekeurde platform. Zo niet, vermeld dan de naam en contactgegevens van de persoon of het bedrijf dat verantwoordelijk is voor boekingsaanvragen.
- Goedkeuringsproces voor senior management: Het goedkeuringsproces voor de directie en senior medewerkers kan verschillen van dat voor andere medewerkers. Senior management heeft mogelijk goedkeuring nodig van een leidinggevende, die op zijn beurt de goedkeuring nodig heeft van andere directieleden. Zorg ervoor dat u dit in uw beleid beschrijft.
- Gebruik van loyaliteitsprogramma's: Misschien staat u reizigers niet toe punten te sparen voor hun persoonlijke loyaliteitsprogramma's. Als u dat wel doet, neem dan een regel in uw beleid op zoals: "Medewerkers mogen geen duurdere opties kiezen om loyaliteitspunten te verdienen."
- Vakantie-uitbreidingen: Soms willen zakenreizigers hun reizen verlengen tot in het weekend of vakantiedagen gebruiken. Neem regels op voor vrijetijdsuitbreidingen (of 'bleisure'), zoals toegestane kostenverschillen voor retourvluchten. Geef duidelijk aan welke kosten wel en niet vergoed kunnen worden en wat u als 'persoonlijke uitgaven' beschouwt voor 'privéreizen' die niet binnen de zakelijke kosten vallen.
- Reizen met niet-werknemers: reiskosten van partners, familieleden, huisdieren of anderen buiten het bedrijf komen meestal niet in aanmerking voor vergoeding. Deze gevallen kunnen worden goedgekeurd als ze werknemers vergezellen om zakelijke redenen, zoals het bijwonen van een conferentie of netwerkevenement.
Toptip: Maak glashelder hoe reizigers reizen moeten boeken. Door een zakelijk boekingsplatform te gebruiken, kunt u de reisarrangementen van uw werknemers georganiseerd en op één plek houden.Sectie 3: Kostencategorieën
Door te schetsen wat werknemers kunnen declareren, zorgt u ervoor dat uw reisbeleid kosteneffectief is en aansluit bij uw overkoepelende bedrijfsbehoeften.Om de kostenbeheerprocessen te vereenvoudigen, hebben we zakelijke reiskosten gecategoriseerd in verschillende algemene categorieën en gedetailleerd aangegeven welke informatie in elke categorie moet worden opgenomen:Vliegreizen en vliegtickets
- Goedgekeurde tool of methode voor boeking
- Voorkeursleveranciers (indien van toepassing)
- Regels met betrekking tot het gebruik van business class, inclusief beperkingen op basis van vluchtduur of anciënniteit van medewerkers. Specificeer of reizigers economy- of business class-tickets moeten boeken
- Minimale boekingsvereisten voor internationale vluchten
- Minimale boekingsvereisten voor binnenlandse reizen
Huur- en persoonlijke auto
- Toegestane huurautoklassen, zoals compact of middenklasse
- Het aantal medewerkers dat naar verwachting een huurauto deelt wanneer ze samen reizen
- Vergoedingstarief per mijl of kilometer
Conferenties en evenementen
- De procedure voor onkostenvergoeding voor niet-vooruitbetaalde congres- of evenementregistraties
- De procedure voor andere congres- of evenementgerelateerde kosten (bijv. zakelijke maaltijden of zaken die niet door de registratiekosten worden gedekt)
Eten, reizen en entertainment
- Vergoede bedragen voor ontbijt, lunch en diner
- Als alternatief, een dagmaximum of dagvergoeding
- Tarieven voor persoonlijke maaltijdkosten tijdens de reis
- Regels voor zakelijke maaltijden, inclusief wie het bedrag goedkeurt
- Regels voor entertainmentkosten van klanten, inclusief wat is toegestaan
Persoonlijk telefoongebruik
- Geef aan of privégesprekken worden gedekt; zo ja, vermeld dan het te vergoeden bedrag of percentage van de mobiele telefoonrekening dat kan worden geclaimd.
- Beleid voor vergoeding van schade aan of diefstal van privételefoons tijdens zakenreizen, inclusief maximumlimieten.
Tip: Ons reisbeleidsjabloon dekt alles; vul eenvoudig de bedragen, goedgekeurde leveranciers en andere gegevens in voor elke te vergoeden kostencategorie. U kunt eenvoudig secties verwijderen die u niet nodig hebt.Paragraaf 4: Niet-restitueerbare aankopen
Geef een lijst met mogelijke reiskosten die uw bedrijf niet vergoedt. Vermeld duidelijk dat alleen de in het vorige gedeelte beschreven reiskosten en voorzieningen worden vergoed.Hier zijn enkele voorbeelden van niet-vergoedbare items die u in uw reisbeleid kunt opnemen:- Aankopen aan boord
- Overbagagekosten
- Kinderopvang, huisdierverzorging en huisdierenpension
- Kosten van familieleden die met reizigers meereizen
- Toiletartikelen of kleding
- Lidmaatschappen van luchtvaartmaatschappijen
- Aankopen van de minibar of barrekeningen
- Wasserij of stomerij
- Parkeerboetes of verkeersovertredingen
- Wijzigingskosten voor vliegtickets
- Treinvervoer in de eerste klas
- Huurauto's van premium-, luxe- of eliteklasse
- Films, online entertainment of kranten
- Gebruik van spa's en healthclubs
- Bloemen, snoep en zoetwaren
- Roomservice
- Extra bedden of beddengoed
- Kleding
- Woon-werkverkeer
- Schade aan persoonlijke voertuigen
- Verzekering van autoverhuurbedrijven
Toptip: Betrek belanghebbenden, zoals uw financieel directeur en frequente reizigers, bij het bepalen van redelijke uitsluitingen binnen het bedrijf en voor alle reizen. Geef duidelijk aan welke kosten werknemers wel en niet vergoed krijgen.Paragraaf 5: Proces van onkostendeclaratie en vergoeding
Nadat u uw onkostendeclaraties hebt afgerond, beschrijft u gedetailleerd hoe medewerkers de onkosten- en vergoedingsprocessen moeten beheren. Vergeet niet om het volgende op te nemen:- Welke tool moet worden gebruikt voor het indienen van onkosten?
- Welke items niet bij de onkosten hoeven te worden gevoegd (bijv. reizen geboekt via uw goedgekeurde boekingsplatform)
- Aan wie u onkostennota's moet indienen
- Wat u moet opnemen in vergoedingsverzoeken (bijv. originele bonnetjes)
- Deadlines voor het indienen van vergoedingsverzoeken
- Typische verwerkingstijd voor het ontvangen van vergoedingen
- Het beleid van uw bedrijf met betrekking tot het gebruik van persoonlijke creditcards voor onkosten
Paragraaf 6: Reisveiligheid, ondersteuning en zorgplicht
Uw reisbeleid moet iets zijn dat reizigers graag lezen en het moet details bevatten over reisondersteuning, reisverzekering en uw zorgplichtprovider. Dit is de specifieke informatie die u moet opnemen:- Hoe u reizigers volgt: Laat reizigers weten dat wanneer ze boeken met uw goedgekeurde methode of tool, hun reis wordt gevolgd en, in geval van nood, welke stappen er worden genomen om hen te evacueren. Vermeld de naam van uw goedgekeurde tool en wat ze moeten doen om ervoor te zorgen dat hun reis wordt gevolgd als ze boeken zonder deze tool.
- Reisondersteuning: Wie moeten uw reizigers bellen in geval van annuleringen, wijzigingen, enz. van reizen? Vermeld de contactgegevens van uw reisondersteuningsprovider, inclusief telefoonnummers en e-mailadressen. Als er nummers zijn voor verschillende regio's of ondersteuning in verschillende talen, vermeld die dan ook.
- Ondersteuning voor noodgevallen: Vermeld uw zorgplichtprovider, de gegevens van uw reisverzekeringspolis en de naam van de medewerker of leverancier die ze in geval van nood moeten contacteren.
Hoe implementeert u uw reisbeleid
Zodra u alle onderdelen hebt voltooid, is het tijd om de onderstaande stappen te volgen om het implementatieproces te starten:- Aanpassen: Werk samen met stakeholders om de nodige wijzigingen en aanpassingen aan uw reisbeleid door te voeren; verzamel alle gegevens zoals reisverzekering, nachttarieven, enz.
- Automatiseren: Maak of werk een geautomatiseerd reisbeleid bij, zodat reizigers en/of beheerders altijd binnen het beleid kunnen boeken.
- Implementeren: Voer wijzigingen door naar medewerkers. Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, implementeert u uw nieuwe beleidsdocument en geautomatiseerde beleid naar alle medewerkers of een eerste subgroep.
- Luisteren: Verzamel feedback van medewerkers over het beleid en stel vragen over hoe gemakkelijk het te volgen is. Verzamel ook feedback over hoe het aansluit bij uw goedgekeurde tools en geautomatiseerde beleid.
Download nu uw voorbeeld van een bedrijfsreisbeleid voor medewerkers om een geautomatiseerd beleid te creëren dat is ingebouwd in het boekingsproces.Hoe u de naleving van het zakelijke reisbeleid kunt verbeteren
Als de nalevingspercentages van uw reisbeleid laag zijn, moet u erachter komen of uw werknemers uw reis- en onkostenbeleid simpelweg negeren, niet volledig zijn opgeleid in de praktijk of uw boekingstool te ingewikkeld vinden.?)
?)