Veiligheid en beveiliging bij zakelijk reizen: een korte gids
Uw medewerker is halverwege de wereld op zakenreis. Alles verloopt soepel – totdat het misgaat. Of het nu gaat om een gemiste vlucht, een verloren bedrijfspas of iets ernstigers zoals burgerlijke onrust, u moet weten dat uw team voorbereid en veilig is.De realiteit is dat, hoewel de meeste reizen vlekkeloos verlopen, slechts één incident het belang van een solide veiligheidsbeleid onderstreept. Het gaat erom mensen voor te bereiden op het onverwachte, ervoor te zorgen dat ze weten met wie ze in geval van nood contact kunnen opnemen en ervoor te zorgen dat ze een reisverzekering hebben.In deze gids laten we u zien hoe u een reisveiligheidsplan opstelt dat duidelijk, praktisch en gemakkelijk te volgen is voor uw team. U beschikt over een strategie die uw medewerkers veilig houdt en u gemoedsrust geeft, wetende dat uw bedrijf op alles is voorbereid.De rol van zorgplicht bij zakenreizen
De wettelijke en morele verantwoordelijkheid van een bedrijf om voor zijn werknemers te zorgen wanneer zij namens het bedrijf reizen, staat bekend als de 'zorgplicht'. In de praktijk houdt zorgplicht in dat potentiële risico's, zoals gezondheidsproblemen, veiligheidsrisico's of onverwachte verstoringen, worden geïdentificeerd en dat maatregelen worden genomen om deze te beperken.Zorgplichtbeleid is tegenwoordig een verplicht onderdeel van het algemene reisbeleid van een bedrijf.Bedrijven moeten vóór elke reis grondige risicobeoordelingen uitvoeren, rekening houdend met factoren zoals lokale veiligheidsrisico's, burgerlijke onrust en natuurrampen die de reis kunnen beïnvloeden.Het is ook belangrijk om werknemers de juiste tools te bieden, zoals een reisverzekering, contactgegevens voor noodgevallen en realtime updates over reisverstoringen. Noodvoorbereiding is een ander cruciaal aspect van de zorgplicht.Bedrijven moeten duidelijke plannen hebben voor noodsituaties, zodat werknemers weten waar ze de lokale hulpdiensten kunnen vinden, hoe ze contact kunnen opnemen met hun ambassade en wat ze moeten doen als ze moeten evacueren.Een zorgplichtbeleid voor reizen helpt niet alleen problemen te voorkomen, het verbetert ook daadwerkelijk de houding van werknemers ten opzichte van het bedrijf. Werkgevers die goed voor hun reizigers zorgen, ervaren een aantal voordelen.Hoe soepel reizen en zorgplicht de werknemerservaring vormgeven
Een zo soepel en probleemloos mogelijke reis betekent een productievere reis. Dit staat gelijk aan een tevreden medewerker. Dit draagt niet alleen bij aan het behoud van personeel, maar, belangrijker nog, het verkleint de kans op juridische gevolgen in de toekomst.Veiligheid tijdens zakenreizen, en met name het beleid rond zorgplicht, zijn gebieden waar alle travelmanagers, beheerders en HR-teams bekend mee zouden moeten zijn. Voor professionals in deze gebieden die de zorg voor hun medewerkers willen verbeteren en het initiatief willen nemen, is het heroverwegen of opstellen van een beleid rond zorgplicht een goed startpunt.Sterker nog, de meeste goede zakelijke reisbureaus bieden tegenwoordig diensten aan op het gebied van zorgplicht als onderdeel van hun oplossing.Bij TravelPerk staat de veiligheid van uw medewerkers tijdens hun reis voorop. Met onze zorgplichtfunctie ontvangt u realtime updates over reisbeperkingen, lokale veiligheidsrisico's en vereiste documentatie voor en tijdens uw reis.Van waarschuwingen vóór vertrek tot noodhulp, TravelCare voorziet uw team van alles wat ze nodig hebben om veilig en vol vertrouwen te reizen. Blijf geïnformeerd, voldoe aan de regelgeving en bescherm uw medewerkers bij elke stap.Reisrisicomanagement versus zorgplicht: wat is het verschil?
Zorgplicht is het "waarom" – de verantwoordelijkheid om werknemers veilig te houden – terwijl reisrisicomanagement het "hoe" is – de strategie die die verantwoordelijkheid vervult.Het aanbieden van een reisverzekering, toegang tot noodcontacten en realtime meldingen maken bijvoorbeeld allemaal deel uit van een strategie voor reisrisicomanagement die voldoet aan de zorgplicht van het bedrijf.De termen 'zorgplicht' en 'reisrisicomanagement' worden vaak door elkaar gebruikt, wat onjuist is. Het verschil zit hem in wat bedrijven moeten doen om de veiligheid van hun werknemers te garanderen en hoe ze dat gaan doen.Met welke veiligheidsrisico's moet u rekening houden als u op zakenreis bent?
Als uw medewerkers vaak naar verschillende delen van de wereld reizen, kunt u rekening houden met de volgende mogelijke risico's:Beveiliging van de accommodatie
Wanneer uw medewerkers zich na een lange reisdag in een hotel vestigen, moet veiligheid nog steeds voorop staan. Hotelkamers en andere accommodaties kunnen een gewild doelwit zijn voor diefstal en andere beveiligingsproblemen. Hier zijn een paar belangrijke veiligheidstips voor zakenreizen:- Kies veilige hotelkamers. Geef prioriteit aan accommodaties met sterke beveiligingsmaatregelen, zoals een 24-uursreceptie, beveiligingscamera's in gemeenschappelijke ruimtes en digitale kamersleutels. Zorg ervoor dat het hotel in een veilige buurt ligt door de omgeving vooraf te verkennen met Google Street View en gastbeoordelingen te lezen.
- Vermijd kamers op de begane grond. Kamers op de begane grond zijn toegankelijker voor indringers. Het is veiliger om kamers op hogere verdiepingen te boeken, idealiter tussen de derde en zesde verdieping, waar ze minder kwetsbaar zijn voor inbraken, maar nog steeds bereikbaar zijn voor hulpdiensten.
- Wees discreet bij het inchecken. Moedig medewerkers aan om discreet te zijn bij het inchecken. Ze moeten voorkomen dat ze persoonlijke gegevens, zoals hun kamernummer, hardop delen en vragen of de receptie de informatie opschrijft. Dit voorkomt dat potentiële afluisteraars hen kunnen benaderen.
- Maak gebruik van de veiligheidsvoorzieningen van de hotelkamer. Zorg ervoor dat medewerkers de kluis op de kamer gebruiken om waardevolle spullen zoals paspoorten, laptops en creditcards op te bergen. Sluit de deur daarnaast altijd af met het nachtschoot en overweeg een draagbaar deurslot of rubberen deurstopper mee te nemen voor extra veiligheid.
- Weet waar de nooduitgangen zijn. Bij aankomst moeten medewerkers direct de dichtstbijzijnde nooduitgangen vinden en zich vertrouwd maken met de vluchtroutes. Deze snelle actie kan cruciaal zijn in een noodgeval.
Veiligheid van vrouwelijke reizigers
Hoewel veiligheid voor iedereen onderweg van het grootste belang is, lopen vrouwelijke zakenreizigers meer risico's dan hun mannelijke collega's. Uit een onderzoek van World Travel Protection uit 2023 bleek dat 71% van de vrouwelijke zakenreizigers zegt dat reizen voor werk als vrouw minder veilig is dan reizen voor werk als man.Uit hetzelfde rapport bleek dat 19% van de vrouwelijke zakenreizigers aangaf dat hun werkgevers "met de veiligheid van vrouwen in gedachten moeten handelen", inclusief het voorkomen dat vluchten 's avonds laat aankomen.Desondanks besteedt slechts 18% van het reisbeleid specifiek aandacht aan de veiligheid van vrouwen. Het kan een delicate kwestie zijn voor bedrijven, maar om hun zorgplicht goed na te komen, moeten ze ervoor zorgen dat vrouwelijke werknemers zich bewust zijn van de unieke uitdagingen die ze kunnen tegenkomen tijdens zakelijke reizen.2. Bijhouden van de reisroute van werknemers
Precies weten waar uw medewerkers zich bevinden tijdens zakenreizen is essentieel voor hun veiligheid en soepel reisbeheer. Bij een noodgeval of verstoring – zoals een geannuleerde vlucht of een veiligheidsrisico – kunt u met realtime updates snel handelen en verwarring en stress verminderen.3. Opleiding van werknemers
Zodra u alle risico's hebt beoordeeld, is het tijd om een deel van die kennis door te geven aan uw medewerkers. Hoewel u incidenten en ongevallen niet kunt voorzien, kunt u uw personeel trainen om te herkennen wat wel en niet een onaanvaardbaar risico is tijdens een zakenreis.Bespreek alle belangrijke risico's en veelvoorkomende bedreigingen waarmee u of uw medewerkers te maken kunnen krijgen. Training moet zich primair richten op preventie, omdat het vaak gemakkelijker is om een gevaarlijke situatie te voorkomen dan op te lossen. Het trainen van mensen in hoe te reageren, bevordert echter ook de competentie.Onthoud dat er op het moment zelf vaak niet genoeg tijd is om na te denken, dus zorg ervoor dat uw reizigers uw advies echt ter harte nemen, zelfs als het iets simpels is als het oppassen op zakkenrollers.Het ontvangen van de juiste opleiding en training kan het leven redden van een reiziger in een kritieke situatie. Reizigers kunnen gemakkelijk in de problemen komen omdat ze niet bekend zijn met de cultuur, regels of wetten van het land dat ze bezoeken. Zorg ervoor dat je ze een spoedcursus geeft over deze risico’s, dan hebben ze een grotere kans om ze te vermijden.4. Het is meestal geen kwestie van leven of dood
De meeste incidenten die zich tijdens zakenreizen voordoen, zijn niet levensbedreigend. Ze kunnen ongemakken veroorzaken, zoals een gestolen telefoon of ziek worden door slechte hygiëne in de regio. Naast de voor de hand liggende stress voor reizigers, leiden deze kleine incidenten tot verloren werkdagen, verspilde zakenreizen en ontevreden medewerkers.Veiligheid tijdens zakenreizen draait niet alleen om het vermijden van juridische stappen tegen een werkgever na een ongeluk tijdens een zakenreis, maar ook om het zo effectief mogelijk maken van die dure vluchten en hotels door ervoor te zorgen dat personeel optimaal presteert en zich concentreert op hun werk.Stel veiligheidsrichtlijnen op voor internationale reizen en bescherm uw medewerkers met TravelPerk
Zonder sterke focus op de veiligheid van reizigers loopt uw bedrijf meer risico dan alleen ongemakken: u stelt uw team bloot aan ernstige gevaren die kunnen leiden tot kostbare verstoringen, juridische aansprakelijkheid en reputatieschade. De oplossing? TravelPerk's complete zorgplichtoplossing.Met TravelPerk kunt u uw medewerkers realtime volgen met behulp van een reizigerskaart. Bovendien zorgt 24/7 klantenservice met een beoogde responstijd van 15 seconden via app, e-mail of telefoon ervoor dat er altijd direct hulp beschikbaar is bij noodgevallen of wanneer er dringende reiswijzigingen of ondersteuning nodig zijn.?)
?)
?)
?)