Veiligheid op zakelijk gebied 2025

Reisrisicobeoordeling

5 stappen om het perfecte reisrisicomanagementprogramma op te zetten

Hoe u een reisrisicobeoordeling voor werknemers uitvoert

Wanneer uw medewerkers op zakenreis zijn, is het uw verantwoordelijkheid om hun veiligheid te waarborgen. Het verminderen van risico's vóór de reis is een goed begin en steeds meer bedrijven erkennen het belang van deze stap bij het maken van plannen voor zakelijke reizen.

Hier komt een risicobeoordeling van pas; deze maakt het mogelijk om potentiële risico's te identificeren en te beheersen voordat ze zich voordoen. Het laat niet alleen zien dat u en de reiziger de nodige zorgvuldigheid hebben betracht, maar het kan reizigers ook helpen om risico's volledig te vermijden.

Als u van plan bent een risicobeoordelingsproces te implementeren, is deze gids er om u te helpen.

Wat is een reisrisicobeoordeling?

Een reisrisicobeoordeling identificeert alle bedreigingen waarmee een werknemer tijdens zijn reis te maken kan krijgen. Het is essentieel voor het nakomen van de zorgplicht van een werkgever.

Potentiële reisrisico's veranderen voortdurend; een reisrisicobeoordeling omvat alles, van het missen van een vlucht tot een wereldwijde gezondheidscrisis. Het is essentieel voor het nakomen van de zorgplicht.

De resultaten van de risicobeoordeling vormen de basis voor het beleid en de procedures die worden geïmplementeerd om de reisveiligheidsrisico's waar mogelijk te verlagen. Het is essentieel om deze kennis over te dragen aan de werknemer. Dit kan incidenten voorkomen en werknemers in kritieke situaties beschermen.

Risicobeoordelingsmatrix

Bij risicomanagement zijn de twee belangrijkste factoren om rekening mee te houden waarschijnlijkheid/waarschijnlijkheid en impact/ernst. Als travelmanager moet u de waarschijnlijkheid en ernst van de situatie als basis gebruiken voor het grootste deel van uw besluitvorming.

De uitdaging ligt in het bepalen welke risico's u kunt tolereren vanwege de ernst ervan en de beperkingen die u ondervindt.

Aan de ene kant van de schaal bevindt zich iets zeer ernstigs, zoals een gewelddadige politieke revolutie. Zelfs als dit slechts in het waarschijnlijke deel van de grafiek valt, zou dit iets zijn dat te veel impact heeft om te tolereren, omdat u – als reiziger of als ondernemer – het risico niet effectief kunt beperken.

Aan de andere kant, stel dat het risico maagklachten zijn als gevolg van afwijkende hygiënemaatregelen, dan is het risico zeer waarschijnlijk, maar de impact (mits de reiziger gezond is) beperkt. Dit, gecombineerd met het feit dat u relatief effectieve tegenmaatregelen kunt nemen, betekent dat het risico normaal gesproken als acceptabel wordt beschouwd.

Waarom moet u een reisrisicobeoordeling uitvoeren?

Het uitvoeren van een reisrisicobeoordeling is essentieel voor de bescherming van werknemers en uw bedrijf, het naleven van de wet en het nakomen van uw zorgplicht.

De beoordeling biedt de mogelijkheid om werknemers te trainen in hoe ze veilig kunnen reizen en wat ze moeten doen als er iets gebeurt.

Een goed ontwikkelde en gecommuniceerde reisrisicobeoordeling stelt de reizende werknemer gerust en geeft hem of haar het vertrouwen om zich met een gerust hart op zijn of haar werk te concentreren, wetende wat te doen als er zich een situatie voordoet.

Als bedrijf kunt u erop vertrouwen dat de werknemer en u, de travelmanager, op de hoogte zijn van potentiële bedreigingen, beleid hebben opgesteld om deze te beperken en over goed geïnformeerde medewerkers beschikken – misschien wel de beste verdediging tegen incidenten.

Risicobeoordelingsformulier [Gratis bron]

We hebben een risicobeoordelingsformulier gemaakt dat u kunt printen en aan uw medewerkers kunt geven, of dat u als checklist kunt gebruiken vóór vertrek. Via onderstaande link krijgt u toegang tot het sjabloon voor de risicobeoordeling van reizen. Maak een kopie en gebruik het wanneer u het nodig heeft.

Download nu uw gratis reisrisicobeoordeling

Met ons gratis sjabloon voor een reisrisicobeoordeling bent u voorbereid op alle mogelijke risico's die zich tijdens uw reis kunnen voordoen. Zo voorkomt u onzekerheden die uw plannen in de war kunnen schoppen.

Wanneer u een reisrisicobeoordeling moet uitvoeren en wanneer niet

Als u besluit een reisrisicobeoordeling uit te voeren, doe dit dan vóór aanvang van de reis. Idealiter ongeveer vijf weken van tevoren, zodat u voldoende tijd heeft om complexe reizen, medische aandoeningen en medische voorgeschiedenis te beoordelen. Hoe langer de reis, hoe langer de risicobeoordeling zal duren.

Hier volgen enkele veelvoorkomende scenario's en hoe u de reisrisicobeoordeling voor elk scenario moet aanpakken.

Herhaalde bestemmingen

In veel gevallen is een risicobeoordeling niet nodig als uw reizigers vaak dezelfde locatie bezoeken.

Zolang er geen grote veranderingen zijn in de taken die ze uitvoeren, waar ze verblijven, hoe ze reizen of omgevingsveranderingen zoals politieke of gezondheidsrisico's, is een eerdere risicobeoordeling nog steeds relevant.

Binnenlandse reizen

Dit hangt grotendeels af van de bestemming van uw reiziger en de aard van het werk. Over het algemeen zijn hops tussen steden of zakencentra laag risicovol en is er geen behoefte aan een diepgaande beoordeling.

Maar zelfs als het geen internationale reizen betreft, is een korte beschrijving van de reisbestemming en een beoordeling voor langere reizen toch noodzakelijk.

Lastminutereizen

Lastminutereizigers kunnen nog steeds profiteren van een korte risicobeoordeling, vooral als ze nog niet eerder naar de locatie zijn gereisd. Omdat tijd van essentieel belang is, is het het beste om een kortere risicobeoordeling uit te voeren, waarbij u zich alleen richt op de belangrijkste risicofactoren.

Het is raadzaam dat deze medewerkers een aanvullende reisverzekering afsluiten als een volledige risicobeoordeling niet kan worden uitgevoerd.

Het is belangrijk om te weten dat een risicobeoordeling weliswaar wordt aanbevolen, maar niet verplicht is. Het is aan het bedrijf om te beslissen of ze er een uitvoeren en het is vooral raadzaam als de medewerker naar een nieuwe omgeving reist.

Reizen boeken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Zo gebruikte Hotjar Travelperk voor stressvrije bedrijfsevenementen.

De veiligheid van uw reizigers staat voorop. Ontdek vandaag nog hoe.

Wat moet een reisrisicobeoordeling bevatten?

Risicomanagement in de reisbranche (TRM) wordt onderverdeeld in twee categorieën: het individu en de externe omgeving.

De individuele reisrisico's

Voor de individuele reiziger is het belangrijk om de volgende zaken in het algemeen te begrijpen:

Gezondheid van reizigers: is de medewerker gezond genoeg om te reizen? Zijn er gezondheidsproblemen of allergieën waarmee rekening moet worden gehouden? Geef de medewerker telefoonnummers van medische voorzieningen in de regio van bestemming.

Reispatronen: overweegt u een huurauto te boeken na een nachtvlucht? Denk na over de reisroute en de impact daarvan op de medewerker.

Reizigerspecifieke verhoogde risicofactoren: Vrouwelijke soloreizigers lopen meer risico om slachtoffer te worden van criminaliteit dan andere typen reizigers, en LGBTQ+-reizigers lopen een verhoogd risico op gewelddadige aanvallen, vooral in bepaalde delen van de wereld. Het is triest dat travelmanagers rekening moeten houden met deze factoren, maar de veiligheid en het welzijn van de individuele reiziger staan voorop. Door rekening te houden met deze factoren voor de betreffende bestemming, kunt u de reiziger voorbereiden met alle informatie die hij of zij nodig heeft om goede beslissingen te nemen, en kunnen bedrijven hierop inspelen.

Zodra de werknemers hun overwegingen hebben gemaakt, is het gemakkelijker om oplossingen voor reisrisicomanagement te vinden en de risico's te verminderen.

Als een medewerker bijvoorbeeld aangeeft last te hebben van angst bij vliegreizen, kunt u overwegen om in plaats daarvan een trein of auto te boeken. Als de medewerker toegang voor mindervaliden nodig heeft, moet hiermee rekening worden gehouden bij het maken en beheren van reisreserveringen.

Om medewerkers de mogelijkheid te geven deze informatie te delen, is het het beste om hen een vragenlijst te sturen die ze vóór de reis kunnen invullen.

De risico's van milieureizen

De omgeving waarin de medewerker terechtkomt, moet zorgvuldig worden overwogen bij het opstellen van een programma voor reisrisicobeheer. Belangrijke punten om te bekijken zijn:

Type vervoer: zijn er reisbeperkingen, verstoringen of regelgeving waar rekening mee moet worden gehouden, of zijn er verhoogde risico's (bijvoorbeeld reizen met de auto in een deel van het land met slechte wegen)?

Ziekte: is er een verhoogd gezondheidsrisico op het oplopen van een infectieziekte zoals tyfus, hepatitis A of gele koorts? Moet de medewerker zich laten vaccineren of medicijnen gebruiken vóór de reis?

Natuurrampen: is er kans op extreem weer of een natuurramp in dat gebied, zoals een aardbeving of orkaan?

Criminaliteit: wat zijn de jaarlijkse criminaliteitscijfers op de bestemming? Geef advies en neem contact op met de lokale politie om de veiligheid van de medewerker te waarborgen.

Burgerlijke onrust of politieke instabiliteit: raadpleeg de reisadviezen van de overheid en het lokale nieuws om eventuele aanhoudende protesten, demonstraties, politieke spanningen, stakingen en andere gebeurtenissen te identificeren die het risicoprofiel van de reisbestemming kunnen verhogen.

Zorg ervoor dat u een crisismanagement- en noodplan heeft voor het geval zich plotseling problemen voordoen. Verzamel informatie over de bestemming, de bevolkingsdichtheid en de medische geschiedenis van uw medewerkers.

Risicobeoordeling betekent niet dat u elk aspect van de reis van uw medewerkers tot in de puntjes moet beheren. Ontdek hoe GetYourGuide FlexiPerk heeft ingezet voor meer flexibiliteit en autonomie op reisgebied.

Hoe de risicobeoordeling te implementeren

Er zijn een aantal algemene principes die u kunt volgen om ervoor te zorgen dat u effectieve risicobeperking en -beoordeling implementeert als onderdeel van uw algemene strategie voor reisrisicomanagement.

1. Identificeer milieubedreigingen

Er zijn verschillende methoden om onderzoek te doen naar milieurisico's, zoals het online opzoeken van reisgegevens, het checken van recente nieuwsberichten en het bellen van lokale ambassades.

Houd reizigers veilig en minimaliseer reisrisico's. Lees deze gids voor deskundig advies over reisveiligheid waarmee u de beoordeling van reisrisico's kunt stroomlijnen.

2. Houd rekening met de risico's van de individuen

Verzamel belangrijke informatie door medewerkers te vragen een risicobeoordelingsformulier of vragenlijst in te vullen voordat ze op reis gaan.

3. Evalueer de risico's en bepaal welke maatregelen u moet nemen

Een zakelijk reisbeleid kan hierbij helpen: als u persoonlijke veiligheidsbeperkingen aan uw beleid toevoegt, kunnen werknemers eenvoudigweg geen opties boeken die als hoog risico worden beschouwd.

4. Communicatie en training

Bespreek de risico's met je medewerkers, zodat ze ze begrijpen en eventuele vragen kunnen stellen. Leer je reisgezelschap hoe ze moeten reageren op uiteenlopende scenario's, geef ze reisadvies en geef ze een contactpersoon voor noodgevallen die ze via hun mobiele telefoon kunnen bereiken. Dit is een essentiële stap.

5. Herzien en indien nodig bijwerken

Bepaal welke procedures hebben gewerkt en welke verbeterd kunnen worden. Hadden incidenten voorkomen kunnen worden? Vernieuw uw onderzoek elke keer dat u een medewerker op zakenreis stuurt om op de hoogte te zijn van nieuwe en hogere risico's op die locatie.

Maak het inschatten van zakelijke reisrisico's eenvoudiger

Hoewel waardevol, kan het ontwikkelen van een grondige reisrisicobeoordeling een tijdrovend proces zijn. Het is geen eenvoudige opgave om alle risico's te beoordelen, medewerkers te trainen en er alles aan te doen om ervoor te zorgen dat ze veilig reizen.

Als u het uitvoeren van een risicobeoordeling wilt vereenvoudigen, maar er zeker van wilt zijn dat alles gedekt is, kunt u hier het gratis formulier downloaden.

Ontvang de ultieme reismanagementgids. Het is een ware revolutie.

Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.

Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.

Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.

Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.