5 stappen om het perfecte reisrisicomanagementprogramma op te zetten
Hoewel reisrisicomanagement altijd al een cruciaal onderdeel van zakenreizen is geweest, is het belangrijk om een waterdicht reisrisicomanagementprogramma te hebben.Elke keer dat uw medewerkers op zakenreis gaan, worden ze blootgesteld aan een scala aan gezondheids-, veiligheids- en beveiligingsrisico's waartegen uw reisrisicomanagementprogramma hen effectief moet beschermen.Laten we eens kijken naar de stappen die nodig zijn voor het ontwikkelen van een reisrisicomanagementprogramma dat effectief risicobeperking aanpakt en de frequentie en ernst van incidenten gerelateerd aan zakenreizen vermindert.1. Definieer beleid en procedures duidelijk en communiceer deze naar werknemers
Als werkgever heeft u een zorgplicht jegens uw medewerkers om veilige zakenreizen en reisplannen mogelijk te maken. Het succes van uw programma hangt grotendeels af van hoe goed u uw reisbeveiligingsbeleid en -procedures opstelt en communiceert met uw medewerkers.Van details over regionale beperkingen tot wat te doen in geval van nood, uw reisbeleid moet elk detail omvatten en duidelijk worden uitgelegd, zodat er geen ruimte is voor misverstanden.U moet ook de stappen beschrijven die zakenreizigers moeten nemen in geval van nood en wie betrokken is bij de communicatie met en ondersteuning van reizigers. Uw beleid voor reisrisicobeheer moet ook duidelijk de stappen voor de goedkeuring van zakenreizen beschrijven, inclusief workflows en wie er precies betrokken is bij het goedkeuringsproces.Zodra u uw beleid en procedures hebt gedefinieerd, communiceert u deze met uw medewerkers. Dit kan via e-mail, een medewerkersportal of een zakelijke berichtentool. Zorg er echter voor dat uw beleid beschikbaar en zichtbaar is, waar uw medewerkers ook zakenreizen boeken.2. Krijg toegang tot realtimegegevens om reisbeslissingen te informeren
Beslissingen over de veiligheid en het welzijn van reizigers mogen niet op basis van gissingen worden genomen. Het is essentieel om toegang te hebben tot realtime informatie die reisbeslissingen ondersteunt. Dit is een integraal onderdeel van het opzetten van een reismanagementprogramma.Sommige reismanagementbedrijven, zoals TravelPerk, bieden de gegevens en informatie die u nodig hebt om veilige, betrouwbare en effectieve wereldwijde reisbeslissingen te nemen. Onze TravelCare-oplossing voorziet organisaties van de meest recente reisgegevens voor alle landen die hun medewerkers bezoeken en biedt realtime updates voor, na en tijdens de reis.Bovendien waarschuwt de oplossing, die in elke reiszoekopdracht is ingebouwd, zowel u als uw medewerkers voor:- Huidige of nabije reisbeperkingen
- Problemen met vervoersmethoden (bijvoorbeeld stakingen van de luchtverkeersleiding)
3. Zorg voor relevante trainingen vóór de reis voor zakenreizigers
Naast uw travelmanagers zouden ook reizende medewerkers een training voorafgaand aan de reis moeten volgen om hen te helpen zo veilig mogelijk te blijven tijdens hun reis.Van materiaal over noodsituaties en crises tot basisvaardigheden voor onderweg en trainingen over gezondheid en veiligheid: ervoor zorgen dat uw medewerkers getraind en up-to-date zijn, is een belangrijk onderdeel van elk programma voor reisrisicomanagement.Wanneer medewerkers naar risicovolle bestemmingen reizen, zorg er dan voor dat ze getraind zijn en alles weten wat ze moeten weten over het land en de regio's. U moet er echter ook voor zorgen dat u procedures heeft, zoals automatische meldingen via uw travelmanagementplatform, om te voorkomen dat medewerkers reizen boeken naar landen die buiten uw risicoparameters vallen.4. Ontwikkel een raamwerk voor de beoordeling van reisrisico's voor zakenreizen in regio's met een hoger risico
Voor regio's met een hoger risico heeft u een solide beoordelingskader nodig om de veiligheid van reizigers te evalueren.Naast algemene, niet-regionale veiligheidsaspecten moeten uw programma voor reisrisicobeheer en het bijbehorende beoordelingsproces de volgende potentiële bedreigingen in alle regio's waar uw medewerkers naartoe reizen, omvatten:- Politieke instabiliteit
- De kans op natuurrampen
- Regionale endemische ziekten
- Criminaliteitscijfers in de regio
- Toelatingseisen per land
- Beperkte/niet-bestaande rechten voor de LGBTQIA+-gemeenschap
Daarnaast moet u ook rekening houden met het persoonlijke profiel van elke reiziger. Heeft de medewerker bijvoorbeeld medische aandoeningen waarvoor hij/zij tijdens de reis zorg nodig kan hebben? Vormt zijn/haar geslacht en/of religie een hoger risico in het land van bestemming?Om dit kader te ondersteunen, kunt u overwegen een reismanagementplatform te gebruiken om medewerkers te volgen tijdens hun reizen in zowel regio's met een hoger als een lager risico. Met de functionaliteit voor reizigersregistratie van TravelPerk krijgen travelmanagers direct inzicht in het reisgedrag van hun medewerkers en in de mogelijke risico's of verstoringen waaraan zij worden blootgesteld.5. Stel een communicatie- en ondersteuningsplan op voor werknemers die betrokken zijn bij incidenten tijdens hun reis
Uw medewerkers moeten weten met wie ze contact kunnen opnemen en hoe ze ondersteuning kunnen krijgen als ze tijdens hun reis betrokken raken bij een incident. Van onverwachte hotelannuleringen tot ernstige medische noodsituaties, de ondersteuning van medewerkers moet worden opgenomen in een crisismanagementplan.Naast de telefoonnummers voor noodgevallen moet in dit gedeelte worden beschreven hoe medewerkers incidenten kunnen melden en wat u als werkgever zult doen om hen te ondersteunen.Voor gemoedsrust kunnen organisaties professionele oplossingen gebruiken om hun noodplannen te beheren. De klantenservice van TravelPerk is 24/7, 365 dagen per jaar beschikbaar om reizigers te helpen, met een streeftijd van 1 minuut. Reizigers ontvangen gespecialiseerde ondersteuning om hen te helpen bij het beheren van het incident.?)