Zorgplicht bij zakenreizen
Wanneer uw medewerkers op zakenreis zijn, is het uw wettelijke en ethische verantwoordelijkheid om hun veiligheid en welzijn te waarborgen. Dit houdt in dat u een grondig plan opstelt dat voorzienbare en onvoorzienbare risico's evalueert, waarmee u uw medewerkers beschermt tegen schade en uw bedrijf tegen juridische problemen. Dit plan staat bekend als de zorgplicht.De veiligheid van uw reizigers staat voorop. Ontdek vandaag nog hoe.
Zakelijke reizen en zorgplicht
Er kan veel misgaan wanneer een medewerker op zakenreis gaat – en het bedrijf moet voorbereid zijn op wat er ook gebeurt. Voor de zakenreiziger betekent dit dat hij of zij in een vreemde stad aankomt en toch het vertrouwen heeft dat het bedrijf hem of haar dekt.Enkele problemen waarmee zakenreizigers te maken kunnen krijgen zijn:- Een vlucht missen of geannuleerde vluchten
- Een paspoort of een ander belangrijk document kwijtraken
- Ziek worden in het buitenland
- Ongelukken die medische hulp vereisen
- Extreme weersomstandigheden of natuurrampen
- Burgerlijke onrust
De meeste risico's liggen buiten de controle van een travelmanager. Hoewel u extreme weersomstandigheden of een protest niet kunt voorkomen, kunt u wel uw due diligence uitvoeren en op de hoogte blijven van meldingen over reisveiligheid, weerswaarschuwingen en lokaal nieuws. Zo weet u wat u kunt verwachten en hoe u uw medewerkers kunt voorbereiden op een zakenreis.Naast de wettelijke en morele verplichtingen om de gezondheid van medewerkers te beschermen, helpt de zorgplicht bedrijven om te voldoen aan compliance-eisen, risico's te beheersen en strategisch te plannen voor veilige zakenreizen. Laten we eens kijken hoe.Waarom is zorgplicht belangrijk?
Schokkend genoeg is 22% van de reizende werknemers niet ingelicht over wie ze moeten contacteren in geval van nood tijdens een zakenreis.De meeste kantoren hebben al een zorgplichtprocedure. Dit betekent dat werknemers weten waar ze zich moeten verzamelen in geval van brand, of wie ze moeten bellen als ze zich hebben opgesloten in de voorraadkast!Maar wat is het plan voor wanneer een werknemer direct hulp nodig heeft op 16.000 kilometer afstand?Naarmate bedrijven hun professionele relaties wereldwijd uitbreiden, worden zakenreizigers voortdurend blootgesteld aan nieuwe risico's. Zelfs werknemers met ruime reiservaring hebben ondersteuning nodig wanneer ze worden geconfronteerd met een risicovolle situatie, zoals een gevaarlijke ziekte of politieke onrust.Bedrijven moeten voldoen aan de behoefte aan ondersteuning van hun werknemers, aangezien veiligheid tijdens zakenreizen een wettelijke verplichting is – het is niet vrijblijvend!Het helpt bedrijven bij het nakomen van wettelijke verplichtingen
Organisaties wereldwijd worden door hun overheden en werknemers steeds vaker verantwoordelijk gehouden om verstandig zaken te doen door de vele risico's van zakenreizen aan te pakken.In de VS is een zorgplichtprogramma een wettelijke verplichting geworden voor alle organisaties, ongeacht hun omvang. Werknemers worden steeds vaker geïnformeerd over hun rechten en zullen een rechtszaak aanspannen tegen hun werkgever als ze vinden dat een beveiligingsincident niet correct is afgehandeld.Om deze redenen krijgt het naleven van de juiste zorgplicht steeds meer prioriteit voor bedrijven. Gedocumenteerd bewijs dat het bedrijf veiligheidsprocedures, voldoende middelen en de juiste training biedt, is de beste bescherming tegen mogelijke toekomstige rechtszaken.Op het eerste gezicht lijken deze regels zakenreizen te compliceren. Dat is niet per se waar! Met de juiste tools kunt u voldoen aan de regelgeving en tegelijkertijd de planning van zakenreizen vereenvoudigen.Helpt bedrijven met strategische planning en praktische preventie
Preventie, reactie en strategie zijn belangrijke aspecten van de verplichting van elke werkgever om de wet te handhaven en zijn team te beschermen.Voordat een reis wordt goedgekeurd, wordt van bedrijven verwacht dat ze het risiconiveau onderzoeken en evalueren door een risicobeoordeling voor zakenreizen uit te voeren en werknemers te informeren over de te volgen veiligheidsprocedures. Ze zijn ook wettelijk verplicht een noodplan te hebben voor het geval het risico werkelijkheid wordt.De aansprakelijkheid van bedrijven omvat zowel nalatigheid als nalatigheid. Reizigers moeten vóór hun reis op de hoogte zijn van de aanbevolen vaccinaties, hoe en waar ze medische zorg kunnen krijgen en welke evacuatiemogelijkheden er zijn. Het is ook raadzaam om uw werknemers te informeren over culturele en politieke normen voordat ze naar nieuwe bestemmingen gaan. Dit helpt hun gedrag en omgangsvormen als gasten in dat land te beïnvloeden.Uw verantwoordelijkheid beperkt zich niet tot het identificeren van risico's en het documenteren van een actieplan; u moet er ook voor zorgen dat uw reizigers er praktisch bij betrokken zijn. Wanneer uw werknemers begrijpen dat naleving verplicht is, zullen ze het beleid respecteren en u, omdat u hun welzijn tot een vereiste maakt, respecteren. Trainingen en briefings moedigen werknemers aan om zich aan het beleid voor reisrisicobeoordeling te houden.Bedrijven die hun zorgplicht als noodzaak negeren, brengen zichzelf uiteindelijk in gevaar. Bedrijven die dat niet doen, hebben vaak moeite om de veranderende bedreigingen en verstoringen die reizen tegenwoordig met zich meebrengen, het hoofd te bieden.Dit komt grotendeels door een gebrek aan middelen of informatie over het opstellen van een alomvattend zorgplichtbeleid of het uitvoeren van een grondige reisrisicobeoordeling. Een nog veelvoorkomende oorzaak van overschrijding is dat veel bedrijven het verschil tussen beide niet kennen.Zorgplicht versus reisrisicomanagement
Zorgplicht is binnen de context van reizen de wettelijke verplichting om een strategie te onderzoeken, plannen en implementeren om de risico's voor werknemers die zakelijk reizen te beperken.De zorgplicht van een bedrijf omvat een verklaring van de toewijding aan de zorg voor zijn werknemers en hoe ver die reikt. Binnen deze verklaring zijn er verschillende processen en tactieken, zoals reisrisicomanagement, om deze toewijding na te leven.Het risicomanagementproces bepaalt hoe uw bedrijf zijn zorgplicht nakomt. Daarom moet u weten hoe u een reisrisicobeoordeling uitvoert. Stel hiervoor eerst een zorgplichtplan op; dit bepaalt de aandachtspunten bij de uitvoering van de beoordeling.Een zorgplichtbeleid moet mogelijke risico's onderzoeken, documenteren, waarschuwen en erop trainen.Hoe schrijf je een zorgplichtbeleid voor reizen?
Omdat adequaat risicomanagement moeilijk te kwantificeren of te definiëren is, vinden wetgevers het lastig om de zorgplicht helder te conceptualiseren. Er zijn echter enkele best practices die u kunt volgen, ongeacht de juridische context.1. Evalueer uw huidige reisprogramma
- Betrek relevante stakeholders erbij en bespreek verbeterpunten. Reizigers hebben ervaring uit de eerste hand met het omgaan met risicovolle situaties, en travelmanagers geven inzicht in de logistieke aspecten.
- Bespreek wat er in het verleden mis is gegaan: onderzoek wereldwijde risicotrends en spreek een actueel beveiligingsbeleid af.
- Deel de last met een travelmanagementbedrijf: TMC-expertise helpt u te voldoen aan uw zorgplicht door advies en tools te bieden voor reisveiligheid.
Zakelijke reisorganisaties zijn ideaal omdat ze de behoeften van bedrijven begrijpen, actuele data en beveiligingsrapporten leveren, strategische verbeteringen van het zorgplichtbeleid aanbevelen en 24/7 ondersteuning bieden. Dit is essentieel, omdat reizigers te allen tijde contact moeten kunnen opnemen met een betrouwbare partij voor hulp van elke omvang.2. Stel een pre-reisproces op
- Stel risicobeoordelingsrapporten vóór de reis samen met gedetailleerde, wereldwijd geconsolideerde gegevens, met name bij reizen naar risicovolle bestemmingen.
- Automatiseer reiswaarschuwingen en neem deze op in de reisroute. Uw TMC zal reizigers waarschijnlijk live updates sturen om hen te informeren over mogelijke risicoontwikkelingen.
- Zorg ervoor dat de contactgegevens en medische gegevens van medewerkers gemakkelijk toegankelijk en actueel zijn.
3. Binnenlands versus internationaal reizen
- Houd rekening met binnenlandse en internationale risicofactoren: een ongeval kan uw werknemer treffen terwijl hij onderweg is naar een vergadering aan de andere kant van de stad. Zorg er dus voor dat u veiligheidsmaatregelen treft voor uw mensen thuis, en ook voor de jetsetters.
4. Zorg voor een plan B en C
- Neem noodgevallen op in uw reisbeleid voor medewerkers, evenals in het plan voor specifieke reizen. Medewerkers moeten weten dat er een betrouwbaar en actueel back-upplan voor noodgevallen is. Raadpleeg ons voorbeeld van een bedrijfsreisbeleid voor medewerkers om te zien wat uw beleid moet bevatten.
- Het belangrijkste is dat dit plan informatie bevat over de locatie van de dichtstbijzijnde ambassade of evacuatiepunt voor buitenlanders.
Tips en hulpmiddelen voor zorgplicht
- Medewerkersbetrokkenheid: Naast het helpen bij het aanpassen van beveiligingsmaatregelen, zullen medewerkers het waarderen om betrokken te worden bij het besluitvormingsproces. Ze zullen zich er graag aan houden, want uiteindelijk draait het om hun veiligheid.
- Technologie voor beveiliging: geautomatiseerde diensten van TMC's en travelmanagementsoftware beschikken over realtime trackingfuncties om de locatie van een reiziger te bepalen en deze indien nodig te kunnen ophalen.
- Gadgets en apparatuur: als u bijvoorbeeld naar een gebied reist met een hoog risico op zakkenrollen, kunt u reizigers aanraden een geldriem te dragen en een hotel te boeken met een kluis in de kamer om hun waardevolle spullen achter te laten.
Het opstellen van een zorgplichtplan en een degelijk reisbeleid is slechts het halve werk. Het ervoor zorgen dat uw medewerkers zich aan uw interne regelgeving houden, helpt u om te voldoen aan uw wettelijke en morele verplichtingen om uw medewerkers veilig te houden.Zorg voor 100% naleving van uw reisbeleid met TravelPerk
TravelPerk maakt reisarrangementen eenvoudig. Het stelt travelmanagers zoals jij in staat om reizigers te boeken, te beheren en te ondersteunen via één platform.Bovendien kun je met TravelPerk je reisbeleid opzetten en implementeren en de naleving ervan automatiseren. Nadat je regels en voorschriften hebt vastgelegd, begeleidt het platform je medewerkers bij het boeken van hotels, vluchten en meer die voldoen aan het beleid. Je kunt zelfs in-app goedkeuringsworkflows aanmaken voor alle reizen of alleen voor reizen die buiten je beleid vallen.:format(webp))
:format(webp))
:format(webp))