De moderne gids voor kantoorbeheer
Officemanagement is een omvangrijke taak met veel stakeholders. Het gaat om meer dan alleen het uitdelen van kantoorbenodigdheden en het afhandelen van andere administratieve taken – het gaat er juist om ervoor te zorgen dat uw moderne kantoor en iedereen die er werkt harmonieus kan samenwerken.In deze gids bekijken we de eisen van officemanagement, de vaardigheden die nodig zijn om succesvol te zijn, hoe de rol verandert en hoe u hierin kunt excelleren.Officemanagement is een functie die zich richt op het verbeteren van de productiviteit, efficiëntie en samenwerking binnen een kantoor. Het kan een breed scala aan verantwoordelijkheden met zich meebrengen, waaronder het beheren van kantoorapparatuur, het creëren van een warme kantooromgeving, het beheren van het kantoorbudget, het verwelkomen van bezoekers en nieuwe medewerkers op de werkplek, het organiseren van activiteiten op kantoor en externe evenementen voor kantoorpersoneel, het plannen en boeken van reizen voor personeel, het beheren van interne communicatie, het aanschaffen van kantoormeubilair en meer.Officemanager is een specifieke functietitel waarvan de taken sterk kunnen verschillen van bedrijf tot bedrijf, afhankelijk van de branche, de omvang van het bedrijf en de samenstelling van andere afdelingen.Er zijn verschillende alternatieve titels voor de functie, zoals:Zachte vaardigheden zijn bovenal essentieel voor een goede officemanager. Officemanagers fungeren vaak als bemiddelaar tussen verschillende afdelingen, van communicatie tussen het hoger management en personeel, HR en medewerkers, tot communicatie tussen het bedrijf en andere medewerkers in het gebouw, zoals schoonmaakpersoneel.Dit wil niet zeggen dat technische competenties onbelangrijk zijn; ze kunnen zeker waarde toevoegen. Naarmate de rol van officemanager in de loop der tijd blijft veranderen, worden technische ervaring en opleiding, zoals het vermogen om snel nieuwe digitale tools te leren of kennis van arbeidswetgeving, steeds belangrijker. Veel officemanagers hebben tegenwoordig een bachelordiploma bedrijfskunde of uitgebreide ervaring met officemanagement – dit is verre van de traditionele secretaressefuncties.Dat gezegd hebbende, de belangrijkste zachte vaardigheden waarop een officemanager zich zou moeten richten zijn:Ongeacht de branche is er bij de meeste bedrijven ruimte voor een functie als officemanager. De taken die aan deze medewerker worden toegewezen, kunnen echter sterk variëren en afhangen van een aantal factoren, met name de branche waarin het bedrijf actief is.De meest voorkomende typen officemanagers zijn:Binnen een bedrijf zijn de belangrijkste taken van officemanagers vaak het verbeteren van de prestaties van de afdelingen die binnen het kantoor actief zijn. De omgeving waarin medewerkers werken, moet passen bij het werk dat ze doen, maar ook bij de branding en cultuur van het bedrijf zelf.Binnen een bedrijfsomgeving kunnen officemanagers betrokken zijn bij de werkzaamheden van andere afdelingen, zoals personeelszaken (HR & personeelszaken), financiën en zelfs marketing.Bij grote bedrijven is het gebruikelijk dat er meerdere vestigingen verspreid over het land, of zelfs wereldwijd, zijn. In dat geval wordt er meestal minstens één officemanager aangesteld om toezicht te houden op de taken van elke vestiging. Deze officemanager rapporteert aan een senior officemanager, die doorgaans werkzaam is op het hoofdkantoor en de algehele bedrijfsvoering beheert.Juridische kantoren hebben officemanagers in dienst die de werkomgeving voor personeel en cliënten van het bedrijf beheren. Hun verantwoordelijkheden verschillen per kantoor, maar de managers van de juridische kantoren zijn vaak verantwoordelijk voor het afhandelen van binnenkomende cliënten en andere bezoekers van het gebouw, het aansturen van administratief medewerkers, het verzorgen van de salarisadministratie en het werken aan projecten in samenwerking met het HR-team.Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een juridisch officemanager is de kantoorruimte zelf. Omdat dit vaak de plek is waar huidige en potentiële cliënten met hun juridisch adviseur spreken, moet de werkruimte een zo professioneel mogelijke uitstraling hebben.Werken als juridisch officemanager vereist over het algemeen een basiskennis van de wet, met name op het gebied waarin het bedrijf gespecialiseerd is.In de gezondheidszorg worden officemanagers vaak ingezet in ziekenhuizen, dokters- en tandartspraktijken.Een officemanager die in de gezondheidszorg werkt, is nog steeds verantwoordelijk voor de werkruimte en richt zich op het creëren van een omgeving die geschikt is voor patiënten. Het inchecken van patiënten, het beantwoorden van vragen van patiënten, het inplannen van afspraken en andere gerelateerde taken zijn allemaal gebruikelijk voor managers van medische en tandheelkundige praktijken. Wachtkamers moeten een rustgevende en veilige uitstraling hebben en officemanagers moeten een vergelijkbare aanwezigheid hebben in de omgang met patiënten.Van medische officemanagers kan ook worden verwacht dat ze over een zekere mate van relevante kennis van de sector beschikken. Aanvullende taken voor officemanagers in de gezondheidszorg kunnen zijn: het beschermen van de vertrouwelijkheid van patiënten, het waarborgen van de juiste procedures voor de afvoer van medisch afval en mogelijk zelfs het aansturen van doktersassistenten.Veel bedrijven hebben tegenwoordig geen behoefte meer aan een officemanager die fulltime op één locatie werkt. Het bedrijf kan klein zijn en slechts een paar uur per week beschikbaar hebben, of op afstand werken.Voor bedrijven zoals deze wordt de rol van een virtuele officemanager steeds gebruikelijker en cruciaal voor succes. De verantwoordelijkheden van een virtuele officemanager hangen af van het bedrijf zelf: wat het bedrijf nodig heeft, hoeveel uur de medewerker per week moet werken, de bedrijfscultuur, enzovoort.Met een virtueel kantoor moet de officemanager nog steeds de meeste taken van een traditionele officemanager combineren, zoals het organiseren van reizen, het plannen van bedrijfsevenementen buiten kantoor, het ondersteunen bij projecten voor andere teams en het implementeren van videoconferentietools. In dit geval vereist het dat teams verspreid over verschillende locaties werken.Officemanagement is de afgelopen jaren aanzienlijk geëvolueerd. Deze medewerkers zijn getransformeerd van receptionisten en secretaresses die verantwoordelijk waren voor het maken van kopieën en het doorgeven van berichten, naar meer strategische functies binnen het bedrijf.Veel officemanagers overleggen nu regelmatig met senior medewerkers, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor belangrijke beslissingen zoals de locatie van het kantoor, productiviteitsverbeteringen en meer.Van moderne officemanagers wordt verwacht dat ze een directere impact hebben op de omzet van het bedrijf. Hier zijn slechts enkele voorbeelden van hoe modern officemanagement is veranderd van administratieve taken:Deze extra verantwoordelijkheid en ruimte voor carrièregroei brengen hogere verwachtingen met zich mee. Een succesvolle officemanager moet beschikken over:De verantwoordelijkheden van een officemanager binnen een bedrijf hangen af van veel factoren, zoals de branche, de omvang en de bedrijfscultuur. Deze lijst richt zich daarom op de typische verantwoordelijkheden van een moderne officemanager op een kantoor.De typische vakgebieden van officemanagement kunnen worden onderverdeeld in:In een standaard officemanagementfunctie is dit vaak de belangrijkste verantwoordelijkheid. Het vinden van een balans tussen vorm en functie is belangrijk – het creëren van een positieve sfeer die bevorderlijk is voor goede prestaties.Voorbeeldtaken:Vaak wordt de officemanager gevraagd om HR te ondersteunen met de rest van het personeel. En in kleine, opkomende bedrijven is er mogelijk helemaal geen HR-team, en kunnen al deze verantwoordelijkheden bij de officemanager terechtkomen.In deze gevallen is een algemene officemanager niet aan te raden, maar eerder iemand met uitgebreide kennis van arbeidsrecht.In ieder geval kan het betrekken van de officemanager bij HR-verantwoordelijkheden bestaan uit minder ingrijpende taken, zoals het aanhoren van zorgen en feedback van medewerkers, evenals taken met betrekking tot salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden.Voorbeelden van taken:Medewerkers van het bedrijf zijn vaak niet de enigen die in de kantoorruimte werken. Externe contractanten en medewerkers van het gehuurde pand zijn vaak ook op kantoor aanwezig, en hun management valt doorgaans onder de verantwoordelijkheid van de officemanager.Voorbeeldtaken:Het beheren van evenementen die op kantoor plaatsvinden, valt duidelijk binnen het domein van een officemanager. Dit strekt zich vaak ook uit tot evenementen buiten kantoor, van teambuildingevenementen voor medewerkers tot evenementen met klanten en prospects.Voorbeeldtaken:Het beheren van de reizen van medewerkers is een belangrijk onderdeel van modern officemanagement. Er zijn veel factoren om rekening mee te houden en de werkdruk voor reismanagement kan enorm en soms chaotisch zijn.Onvoorziene complicaties met reizen kunnen schadelijke gevolgen hebben voor een bedrijf als ze niet goed worden aangepakt. Ze kunnen bijvoorbeeld betekenen dat een belangrijk evenement in de branche wordt gemist of een belangrijke potentiële klant verloren gaat.Voorbeelden van taken:?)
Communicatie tussen het senior management van een bedrijf en de werknemers is van cruciaal belang voor de productieve werking van een bedrijf. Deze taak wordt vaak toevertrouwd aan de officemanager. Zelfs als een bedrijf een communicatieafdeling heeft, of communicatiespecialisten binnen het marketingteam, kan de officemanager gevraagd worden om te helpen met dit soort taken.Voorbeeldtaken:Het belang van het creëren van een veilige werkomgeving kan niet worden onderschat. Dit betekent dat de werkomstandigheden voor medewerkers veilig moeten zijn en dat het bedrijf ook beschermd moet zijn tegen mogelijke externe bedreigingen.Bedrijven zien de directe impact van officemanagers op hun werkomgeving, en daarom zal de functie waarschijnlijk niet snel verdwijnen. Voor officemanagers is de functie zo veeleisend dat ze kan leiden tot hogere functies binnen het bedrijf, van Chief of Staff tot zelfs Chief Operations Officer.Bent u een officemanager die uw vaardigheden wil ontwikkelen en uw taken soepeler en met minder gedoe wil uitvoeren? Overweeg dan hoe TravelPerk u kan helpen bij het eenvoudiger beheren van evenementenplanning, personeelsreizen, interne communicatie en budgettering.Met TravelPerk kunt u:
Wat is kantoorbeheer?
- Werkplekmanager
- Hoofd Kantooractiviteiten
- Facilitair Manager
- Administratief Directeur
Vaardigheden van een kantoormanager
- Organisatievaardigheden en timemanagementvaardigheden. Officemanagers hebben een grote verscheidenheid aan eisen, wat betekent dat alleen de best georganiseerde officemanagers goed zullen presteren. Het kunnen creëren van je eigen workflows, goed gebruik van projectmanagementsoftware en het managen van je tijd zijn essentieel voor effectief officemanagement.
- Interpersoonlijke en leiderschapsvaardigheden. Deze stellen officemanagers in staat om tevreden medewerkers te ondersteunen, een goede eerste indruk te maken op bezoekers en gespannen meningsverschillen tussen teams te sussen. Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden komen je ook goed van pas wanneer je met veel verschillende persoonlijkheden binnen verschillende afdelingen werkt, waaronder administratief personeel, secretariële functies, financiële teams en HR-teams.
- Communicatieve vaardigheden. Goede communicatie helpt teamleden een duidelijk beeld te krijgen van wat het senior management voor de toekomst plant en wat ze van het personeel verwachten.
- Onderhandelingsvaardigheden. Dit kan helpen bij het verbeteren van eventuele overeenkomsten die het bedrijf met externe leveranciers heeft. Als je bijvoorbeeld van kantoorgebouw verandert, moet je onderhandelingsvaardigheden en besluitvaardigheid hebben om de beste deal voor je bedrijf te krijgen.
- Financiële vaardigheden. Veel officemanagers moeten een kantoorbudget beheren, evenals andere budgetten, zoals een reisbudget voor het bedrijf, budgetten voor evenementen en meer. Goede financiële vaardigheden helpen je om de middelen van je bedrijf optimaal te benutten.
Wat zijn de typische soorten kantoormanagement?
- Officemanagers van bedrijven
- Officemanagers van juridische afdelingen
- Managers van medische en tandheelkundige praktijken
- Managers van virtuele kantoren
Managers van bedrijfskantoren
Managers van juridische kantoren
Managers van medische en tandheelkundige praktijken
Virtuele kantoormanagers
Hoe verandert het concept van kantoorbeheer?
Modern kantoorbeheer
- In plaats van simpelweg een fysieke ruimte te beheren of andere medewerkers te ondersteunen, zijn officemanagers vaak verantwoordelijk voor het plannen, uitvoeren en analyseren van hun eigen projecten – allemaal met als doel echte waarde toe te voegen aan het bedrijf.
- Officemanagers besteden tegenwoordig mogelijk meer tijd aan het vinden en opzetten van geschikte programma's voor het welzijn van medewerkers, meestal in samenwerking met HR.
- Officemanagers kunnen tegenwoordig van veel verschillende taken worden gevraagd. Niet alleen kunnen twee bedrijven heel verschillende verwachtingen hebben voor de functie, ook de verantwoordelijkheden van een officemanager bij een bedrijf kunnen van week tot week aanzienlijk verschillen.
Moderne vaardigheden voor kantoormanagers
- Ervaring en kennis van de verschillende software die het bedrijf gebruikt, zoals communicatietools, projectmanagementtools, planningstools en meer.
- Projectmanagementvaardigheden om de vele projecten, deadlines en communicatielijnen te beheren.
- Het vermogen om op de hoogte te blijven van branchekennis, zoals trends, regelgeving en nieuws.
- Flexibiliteit en wendbaarheid om zich aan te passen aan veranderende behoeften, taken en problemen van week tot week.
- Probleemoplossend vermogen om creatief te zijn, te helpen bij veel verschillende taken en projecten en in realtime te voldoen aan de bedrijfsbehoeften.
Wat zijn de belangrijkste functies van kantoorbeheer?
- De kantoorruimte
- Personeelsmanagement
- Evenementenplanning
- Reizen van medewerkers
- Facilitair personeel
- Interne communicatie
- Veiligheid
De kantoorruimte
- Ervoor zorgen dat de esthetiek van de kantoorruimte past bij het merk en de mensen die er werken.
- De cultuur, normen en organisatie van het werken op kantoor bepalen.
- Kantoorprocedures opstellen voor zaken als het plannen van vergaderingen, het ontvangen van bezoekers, enz.
- Een geschikte werkruimte creëren voor medewerkers om de productiviteit en het moreel te verbeteren.
- Defecte, opgebruikte of verouderde apparatuur vervangen.
- De vergaderruimtes beheren die door verschillende teams worden gebruikt.
- Kantoorruimtes of personeelskeukens aanvullen.
Personeelsbeheer
- Het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden en welzijnsprogramma's.
- Inzicht krijgen in hoe medewerkers op kantoor het beste presteren en wat hun behoeften en wensen zijn.
- Het plannen van kantooractiviteiten om teamwork te bevorderen en het moreel te verhogen.
- Samenwerken met HR bij werving en selectie.
- Het beheren van de betaling en promoties van bestaand personeel.
- Het helpen creëren van externe motivatie voor medewerkers via beloningen, evenementen of secundaire arbeidsvoorwaarden.
Het beheren van faciliteitspersoneel
- Communiceren en coördineren met mensen zoals onderhoudsmedewerkers, conciërges of bezorgers.
- Communiceren met de verhuurder of vastgoedbeheerder.
- Relaties opbouwen met externe leveranciers.
- Pakketten of bezorgingen voor het kantoor ontvangen.
- Het "gezicht van het kantoor" zijn voor bezoekers, bezorgers, enzovoort.
Evenementenplanning
- Het plannen en organiseren van feestdagen op kantoor.
- Het beheren van reizen buiten kantoor, zoals workshops, teambuildingevenementen en retraites.
- Het beheren van locaties, leveranciers, stands en reisschema's.
- Het opbouwen van relaties met leveranciers en reiscoördinatoren om evenementen te organiseren.
- Het vinden en beheren van een platform voor het beheer van zakelijke evenementen.
?)
Werknemersreizen
- Het beheren van een reisbudget voor medewerkers.
- Het boeken van vluchten, vervoer van en naar luchthavens en accommodatie voor medewerkers.
- Het afhandelen van noodgevallen, zoals geannuleerde of gemiste vluchten.
- Het opstellen en/of handhaven van een bedrijfsreisbeleid.
- Het beheren van een agenda met wie waar en wanneer reist om de risico's van zakelijke reizen te beoordelen en te beperken.
Boek, organiseer en beheer uw zakenreizen op één plek.
Interne communicatie
- Het communiceren van de behoeften en doelen van het bedrijf aan de medewerkers.
- Medewerkers op de hoogte houden van veranderingen binnen het bedrijf, zoals branding, aanwervingen en afdelingsupdates.
- Het luisteren naar en rekening houden met de zorgen en behoeften van medewerkers.
- Het uitvoeren van medewerkersenquêtes en feedbackformulieren en het communiceren van de resultaten aan het hoger management.
Veiligheid en beveiliging
- Het organiseren en uitvoeren van oefeningen, bijvoorbeeld voor brand of actieve schutters.
- Ervoor zorgen dat het gebouw 's nachts afgesloten is.
- Het aansturen van beveiligingsteams of cameratoezicht.
- Het uitdelen en bijhouden van sleutels en pasjes voor medewerkers en gasten.
- Het zorgen voor toegang tot de juiste veiligheidsuitrusting.
- Het goedkeuren van gereedschappen en materialen voor gebruik door de juiste medewerkers.
- (In samenwerking met HR) Omgaan met intimidatie, discriminatie of bedreigend gedrag van medewerkers, uitingen van woede en frustratie van medewerkers.
Breng uw kantoorbeheer naar een hoger niveau
- Bedrijfsreisbeleid instellen en er automatisch voor zorgen dat dit wordt nageleefd.
- Medewerkers hun eigen reizen laten boeken op basis van het bedrijfsreisbeleid.
- Reisroutes en boekingen van medewerkers bekijken en beheren, allemaal op één plek.
- Een bedrijfsreisbudget instellen en beheren.
- Krijg tot 80% terug op elke geannuleerde reis met FlexiPerk.
- Maak evenementenplanning eenvoudiger met evenementenbeheer.
- Bescherm reizigers met onze Duty of Care-oplossing.
- Voorkom dat u bereikbaar moet zijn dankzij de 24/7, 7-sterrenservice van ons team voor wijzigingen, annuleringen, vertragingen en andere reisonderbrekingen.
?)
Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.
- Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.
- Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.
- Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.