De moderne gids voor kantoorbeheer
Top 30 beste softwaretools voor kantoorbeheer
Geweldige projectmanagementsoftware voor kantoormanagers
De vele opties voor het bekijken van taken in Asana (waaronder tijdlijnen, borden en takenlijsten) maken deze tool tot een favoriet onder fans. Voor elk project kun je het organisatiesysteem kiezen dat het meest geschikt is. Je kunt taken toewijzen aan verschillende teamleden, interactieve kalenders maken en je voortgang in realtime volgen.
Trello helpt je de samenwerking te stroomlijnen met gebruiksvriendelijke workflows en takenborden. Plaats opmerkingen bij taken, upload relevante bestanden en volg de voortgang. Bovendien is er een mobiele app beschikbaar voor zowel iOS als Android!
Als je team nog geen communicatietool als Slack of Flock heeft (of openstaat voor een overstap), dan kan TaskWorld een geweldige manier zijn om communicatie en samenwerking op één plek te krijgen. Deze tool biedt namelijk niet alleen taakbeheer en projectplanning, maar ook openbare en privékanalen en chats.
Bitrix24 is een robuuste, krachtige software die documentbeheer, agendabeheer, evenementenplanning en klantresourcebeheer combineert met projectbeheer en samenwerking.
Het belang van documentsamenwerking
?)
Waar zouden we zijn zonder Google Drive? Als je je team nog niet hebt overgezet naar Google Drive, waar wacht je dan nog op? Overtuig ze om de stap te wagen. Voor de meeste documentatiebehoeften raden we je aan om direct over te stappen naar dit cloudopslagsysteem.
Voor teams die niet kunnen vertrouwen op Google Drive en op zoek zijn naar een soepelere manier om samen te werken aan documenten die betrouwbaarder kunnen worden geëxporteerd als .docx, .xlsx of .pptx, is LibreOffice de perfecte oplossing voor samenwerking in de cloud.
Communicatietools voor moderne teams
?)
Slack, de koning van de kantoorchat, is een communicatietool waarmee je rechtstreeks berichten kunt sturen naar individuele collega's of informeel kunt converseren in groepen, kanalen genaamd. Kanalen kunnen worden georganiseerd rond teams, projecten, onderwerpen of alle drie.
Hoewel de meeste chat- en communicatietools zijn ontworpen om e-mail te verminderen en mensen buiten de e-mail te bereiken, is dat niet altijd nuttig. Voor teams die moeten communiceren met mensen buiten hun interne organisatie (bijvoorbeeld klanten), is integratie met e-mail een groot pluspunt. Fleep laat iedereen zijn voorkeur kiezen, of dat nu de inbox of de Fleep-app is, en integreert alle communicatie.
Naast individuele en groepsgesprekken, het delen van bestanden en chatzoekfuncties biedt Flock ook takenlijsten, polls en het samenstellen van e-maillijsten (voor wanneer chatten niet het beste medium is, maar je toch iedereen in dat kanaal wilt bereiken). Flock is bovendien de goedkoopste chatoplossing.
Videoconferentietools voor werken op afstand
Voorheen bekend als Google Hangouts, is dit Googles oplossing voor zakelijke vergadersoftware. Het wordt gratis aangeboden als onderdeel van Google Workspace, voor elke Google-gebruiker. Het is een geweldige, probleemloze manier om met collega's te vergaderen, waar je ook bent.
Als je meer van de Office-suite houdt, is Microsoft Teams een uitstekende optie voor Office 365-gebruikers. Het is volledig compatibel met alle andere tools van Microsoft, zoals Excel, Word en PowerPoint. Gebruik de gratis browserversie als gast of bekijk de prijsopties voor de volledige suite.
?)
De beroemde Zoom! De populariteit en populariteit van deze videoconferentietool zijn enorm toegenomen sinds thuiswerken in 2020 de nieuwe norm werd. Het is een zeer betrouwbare tool met een aantal geweldige functionaliteiten die teamwork en samenwerking snel en gemakkelijk maken.
Software voor reis- en onkostenbeheer
TravelPerk is ontwikkeld voor het boeken en beheren van zakenreizen. Het bundelt alle vlucht- en hotelopties die je op Google kunt vinden en biedt die informatie, samen met bedrijfskritische functies zoals reisbeleidlimieten voor zelf boeken en bestedingsrapportage. TravelPerk is een no-brainer. En hebben we de 24/7 reisondersteuning al genoemd? Die is fantastisch. Zakenreizigers zullen je dankbaar zijn.
Niemand houdt van het schrijven van onkostendeclaraties. Echt niemand. Expensify automatiseert het hele proces van onkostendeclaraties met bonnetjesscanning, boekhoudkundige integratie en snelle terugbetalingen.
De elementen van een geweldige evenementenplanning
Als enquêtetool kan Typeform voor veel verschillende dingen worden gebruikt, zoals feedback krijgen over een recent evenement, vragen naar lunchbestellingen of ontdekken wat voor meubilair je team graag in de nieuwe lounge zou willen hebben. Maar een van de beste toepassingen van Typeform is het plannen van evenementen.Moet je weten wanneer teamleden aankomen of wat hun voorkeursreisschema is? Typeform is zo handig om mensen te groeperen en reisboekingen of andere evenementgerelateerde taken af te handelen.
Oké, we weten dat we TravelPerk al genoemd hebben, maar wees geduldig. TravelPerk heeft een aantal fantastische services ingebouwd in het platform en de algehele ervaring. Groepsboekingen zijn daar één van.Als je ooit een retreat of summit hebt georganiseerd, weet je hoe lastig groepsevenementen kunnen zijn. De TravelPerk-specialisten regelen de groepsboekingen voor je en zorgen ervoor dat alle reisschema's en reisgegevens in je TravelPerk-account staan, zodat jij als beheerder iedereen kunt bijhouden en je CFO alle uitgaven kan zien.
Kantoorbeheer en algemene organisatie
Maak het leven van iedereen gemakkelijker door Google Agenda te implementeren in het hele team of bedrijf. Als je groepslunches of vergaderingen moet boeken, is het veel gemakkelijker om een tijdstip te kiezen (zonder heen en weer te hoeven mailen) als je de gedeelde agenda's van de betrokken partijen kunt bekijken.En als iemand in je team die verantwoordelijk is voor klantenservice of klantenondersteuning planningstools gebruikt zoals Calendly of Acuity Scheduling – tools die integreren met Google Agenda – dan wordt elke afspraak die je in hun agenda aanmaakt automatisch geblokkeerd. Het beste van alles is dat Google Agenda meldingen en herinneringen voor afspraken verstuurt, waardoor het missen van afspraken veel minder vaak voorkomt!
Q kan veel dingen, maar onze persoonlijke favoriet is die van startup Hivy, die Q onlangs heeft overgenomen.Deze slimme tool, die nu is ingebouwd in het robuuste Q-platform, integreert met de Slack-bot, zodat elke medewerker om meer vorken, kamillethee of nietmachines kan vragen en die aanvraag kan opvolgen om er zeker van te zijn dat je het hebt besteld. Wanneer andere teamleden op zoek zijn naar artikelen die bijna op voorraad zijn (en ze je eraan herinneren), is dat een zegen voor een drukke officemanager.
Jij en je team gebruiken elke dag zoveel verschillende tools! Eigenlijk zou je de meeste tools op deze lijst moeten gebruiken. Dat betekent zoveel verschillende inloggegevens. Zeg vaarwel tegen het onthouden van tientallen wachtwoorden en gebruik OneLogin om in te loggen bij al je andere tools. Dit is niet alleen veiliger, maar het houdt je ook productiever, omdat je maar één keer hoeft in te loggen en je dag kunt beginnen.
Voor de moderne receptionist is Envoy een must. Dit is wat u met dit platform kunt doen: gasten laten inloggen, meldingen naar de gastheer sturen, handtekeningen van bezoekers op juridische documenten laten zetten indien nodig en snel gastbadges printen. En het is volledig geoptimaliseerd voor touchscreengebruik op tablets. Hoera!
Amazon, waarom moet je het leven zo makkelijk maken? De retailgigant is er niet alleen voor consumenten. Ze bieden ook snelle verzending en eenvoudig bestellen voor bedrijven. Je kunt zelfs goedkeuringsworkflows instellen voor het bestellen van benodigdheden, betalen op een manier die jouw bedrijf het beste uitkomt en profiteren van exclusieve kortingen.
De beste tools voor boekhouding en accountmanagement
Voer winsten en verliezen in, categoriseer artikelen, voer kwartaalrapportages uit en wees volledig voorbereid op het belastingseizoen. QuickBooks bestaat al lange tijd als desktopapplicatie en heeft met succes de overstap gemaakt naar een gebruiksvriendelijke webapp.
Xero is een boekhoud- en administratieplatform dat bekendstaat om zijn betrouwbare mobiele ervaring en snelle en eenvoudige afstemmingen. De meer dan 600 app-integraties maken het een favoriet onder de fans.
Professionele, eenvoudig te maken facturen vanuit een gratis tool? Beter kan het niet. Als je bedrijf een robuuste suite gebruikt met facturatie, heb je dit niet nodig. Maar als je eenvoudige financiële tools gebruikt, is dit de perfecte add-on om snel facturen te maken.
?)
Als je bedrijf klantenwerk doet, beheer je als officemanager waarschijnlijk de contracten en offertes. Als je dit handmatig met Microsoft Word doet, is dat echt een gedoe. Stap over op een slim systeem zoals PandaDoc om offertes en contracten te verwerken en klanten de mogelijkheid te geven om op elk apparaat digitaal te ondertekenen.
Als uw team hun uren factureert, kan een tijdregistratiesysteem dat geïntegreerd is in uw facturatiesysteem u enorm veel tijd besparen. Met FreshBooks kunt u tijd registreren, facturen versturen, onkostendeclaraties beheren en betalingen innen. Perfect voor advocatenkantoren, overheidsinstanties, IT-adviesbureaus en meer.
Aantekeningen maken en lijsten maken voor administratief werk
?)
Met Evernote maak je dynamische notities met links, checklists, tabellen, bijlagen en audio-opnames. Bovendien zijn deze notities gemakkelijk te doorzoeken en kun je ze delen en er samen met anderen aan werken.
Met deze robuuste app (beschikbaar op elk apparaat) kunt u uw lijsten en notities in mappen ordenen, vervaldatums en pushmeldingen instellen en zelfs de stortvloed aan binnenkomende e-mails beheren door e-mails om te zetten in taken.
Naast het maken van taken en het organiseren van je dagelijkse agenda, kun je terugkerende taken instellen, samenwerken met je team, locatiegebaseerde herinneringen ontvangen en meer. Als bellen deel uitmaakt van je dagelijkse workflow, is dit de perfecte app voor jou, omdat hij integreert met het toetsenblok van je telefoon.
Soorten e-mailbeheertools
Werk samen met andere teamleden om te reageren op e-mails van klanten door gesprekken te taggen, automatische antwoorden te activeren, een gesprek als voltooid te markeren, andere collega's te vermelden in privéopmerkingen en meer.
ReplyManager is ideaal voor grote e-commercemerken, eBay-verkopers en Amazon-verkopers. Met ReplyManager kunt u uw e-mails met klantenondersteuning afhandelen met gecentraliseerde, snellere antwoorden.
Deze allesomvattende software voor klantondersteuning beschikt over een omnichannel support-inbox waarmee verspreide interacties tot het verleden behoren. Supportmedewerkers hebben eenvoudig toegang tot alle e-mails, chats en berichten van verschillende kanalen op één platform.
Deze betaalbare tool is een geweldige tool als je nog nooit een klantenservicetool hebt gebruikt en je nog steeds alles in je inbox verwerkt. Het kan je zelfs helpen als je niet echt klantenservice doet, maar zoveel binnenkomende e-mails krijgt dat je standaardantwoorden en scenario-automatisering nodig hebt. (We vertellen het niet).
Als officemanager is het beantwoorden van tientallen e-mails per dag onderdeel van je werk. Maar als je geen bulk-e-mail beheert, kun je niets anders doen. Inbox Pause zet je inbox letterlijk op pauze, zodat je 15 tot 30 minuten kunt vrijmaken voor andere belangrijke taken.
Hoewel veel gebruikers Yesware gebruiken voor e-mailtracking, is de templatefunctie nog handiger. Als je steeds dezelfde vraag moet beantwoorden of dezelfde onboarding-e-mail naar nieuwe klanten moet sturen, zijn de templates van Yesware een uitkomst. De follow-up- en herinneringsfuncties zijn ook geweldig.
SaneBox is ontworpen om je te helpen je inbox leeg te maken. Je kunt er belangrijke e-mails mee prioriteren, afleidingen naar een 'SaneLater'-map sturen, andere maptypen aanpassen en e-mails naar jezelf op een later tijdstip sturen.
Software suggesties voor kantoormanagers
?)
Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.
- Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.
- Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.
- Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.