De moderne gids voor kantoorbeheer

7

12 tips om een ​​geweldige officemanager te worden

Officemanagers zijn essentieel voor het geluk, de veiligheid, het behoud van werknemers en meer.
Dit artikel onderzoekt de kwaliteiten, vaardigheden en tools die je nodig hebt bij het kiezen van dit carrièrepad.

Hoe word je een geweldige officemanager?

Officemanagers, ook wel officeadministrators, officecoördinatoren of office operations managers genoemd, zijn vaak het eerste aanspreekpunt voor iedereen binnen en buiten het bedrijf. Ze maken deel uit van het administratieve personeel en hun verantwoordelijkheden variëren van het creëren van een goede werkomgeving en het helpen inwerken van nieuwe medewerkers tot het fungeren als directiesecretaresse.
Daarom loopt hun werklast snel op: officemanagers doen van alles, van personeelsmanagement tot administratieve ondersteuning. Naast het functioneel en dynamisch houden van de kantoorruimte, moeten ze ook personeelsverplaatsingen, reizen en verwachtingen beheren, om er maar een paar te noemen. Door officemanager te worden, kunt u verantwoordelijkheid nemen voor en een belangrijke bijdrage leveren aan het succes van een bedrijf en zijn medewerkers. Om dat te doen, moet u de essentiële vaardigheden in dit artikel aanscherpen.

Essentiële vaardigheden voor goede kantoormanagers

1. Wees de meest georganiseerde persoon in het bedrijf

Organisatorische, bedrijfskundige en timemanagementvaardigheden staan ​​bovenaan de lijst, en terecht. Het gaat niet langer alleen om het opzetten van een nieuw archiveringssysteem.
Een effectieve officemanager moet ieders agenda kennen, evenals die van zichzelf. De rol vereist het jongleren met collega's, externe leveranciers, langetermijnbedrijfsplannen en dagelijkse besluitvorming. Zonder organisatorische vaardigheden stapelt het werk zich snel op, worden deadlines gemist en heerst er al snel chaos op kantoor.

2. Wees een goede communicator

Je hebt effectieve communicatievaardigheden nodig om te slagen in een rol als officemanager. Het helpt fouten te voorkomen, conflicten op te lossen en duidelijke instructies te geven.
Een officemanager is een van de weinige functies binnen een bedrijf die met iedereen communiceert, van nieuwe medewerkers tot directieleden. Zorg ervoor dat je uitstekend communiceert, dat maakt de rol een stuk makkelijker.

3. Wees innovatief bij het oplossen van problemen

De bedrijfskennis die een officemanager in de loop der jaren opbouwt, is ongeëvenaard. Ze helpen een bedrijf door de moeilijkste tijden heen dankzij hun uitstekende probleemoplossende kwaliteiten. Hoe langer je in deze functie zit, hoe meer mensen van alle niveaus je om advies vragen over lastige situaties.
Probleemoplossing stopt daar echter niet. Een officemanager krijgt vaak de verantwoordelijkheid om iets voor elkaar te krijgen met een klein of geen budget. De functie vereist dat je innovatief omgaat met de middelen die je hebt en dingen voor elkaar krijgt, ongeacht de problemen waarmee je te maken krijgt.

4. Wees een goeroe in reismanagement

Bellen met een zakenreisbureau is tegenwoordig een beetje ouderwets en kan een dure manier van reizen zijn. Bovendien biedt het boeken van reizen via Skyscanner, Kayak of een ander niet-geïntegreerd boekingsplatform bedrijven niet het overzicht dat ze nodig hebben voor kosteneffectieve zakenreizen.
Train uzelf in travelmanagementsoftware en maak indruk op het senior management met uw budgetbeheersing en tijdsefficiëntie. Sommige reissoftware stelt u in staat uw reisbeleid te digitaliseren en te integreren om de regels van uw bedrijf voor het boeken van reizen te automatiseren.
How Travel Management Tech Saves Your Company Money

Word technisch onderlegd. Ontdek hoe u vandaag nog kunt besparen op zakenreizen.

5. Wees empathisch

Elke officemanager moet alle teamleden kunnen begrijpen en zich in hen kunnen inleven. Als kernonderdeel van het team met een goed overzicht van ieders werksituatie, is een officemanager vaak de stem van een grote meerderheid van de medewerkers. Je moet empathisch leiding kunnen geven om ervoor te zorgen dat iedereen gehoord en begrepen wordt.
Een officemanager komt vaak terecht in welzijns- of positieve initiatievencommissies. Ze moeten de leiding kunnen nemen bij empathische projecten, een zakelijke instelling met een goed hart kunnen hanteren en ondertussen verwachtingen kunnen managen.
Empathie speelt ook een belangrijke rol bij het bewaren van de vrede. Een divers bedrijf brengt diverse persoonlijkheden met zich mee, en het is niet ongebruikelijk dat mensen van tijd tot tijd met elkaar botsen.
Deze confrontaties moeten vaak worden opgelost door HR en de officemanager, waarbij empathie vereist is om verschillende perspectieven te begrijpen en een vreedzame oplossing te vinden die voor iedereen geschikt is.

6. Heb sterke onderhandelingsvaardigheden

Het is aan de officemanager om het maximale uit een budget te halen en het bedrijf maximaal te laten profiteren van de beschikbare middelen. Als officemanager bent u mogelijk verantwoordelijk voor het binnen budget houden van de dagelijkse kantooruitgaven, bedrijfsevenementen, conferenties en offsites. Daarom vereist een functie als officemanager sterke onderhandelingsvaardigheden: om de beste deals te sluiten met leveranciers en stakeholders en budgetten effectief te beheren.

7. Werk altijd aan uw bedrijfskennis

Of het nu gaat om budgetteringsvaardigheden, financiële planning, wervingsstrategieën of managementtheorie, deze vaardigheden stellen je in staat om snel vooruitgang te boeken. De moderne officemanager kan veel contact hebben met het senior management.Door enige financiële of zakelijke kennis achter de hand te hebben, spreek je dezelfde taal als de topmanagers, wat je kan helpen je ideeën te implementeren en je algehele efficiëntie te verbeteren.

8. Werk uw juridische kennis voortdurend bij

Officemanagers zijn vaak zelf verantwoordelijk voor het afhandelen van externe leveranciers of kantoorcontracten. Het is handig om met enige juridische kennis met deze contracten om te kunnen gaan. U bent dan beter in staat de kleine lettertjes te begrijpen, wanneer en hoe het contract kan aflopen en hoe het bedrijf de resultaten kan maximaliseren.

9. Wees een meester in emotionele intelligentie

Uitstekende interpersoonlijke vaardigheden zijn cruciaal om een ​​team te kunnen aansturen en aangestuurd te worden.
Onderzoek toont aan dat werknemers vier keer minder snel ontslag nemen als hun managers emotionele intelligentie tonen.
Door een cursus emotionele intelligentie te volgen, bent u beter toegerust om contact te maken met werknemers en emoties te benutten om sterker te worden.

10. Word een Excel-wizard

Officemanagers kunnen tot op zekere hoogte verantwoordelijk zijn voor data-invoer en -opslag, administratieve taken, managementondersteuning, administratie, budgettering, data-analyse, onderzoek, rapportage en prognoses. De lijst is uitgebreid en eindigt daar niet.
Excel wordt de beste vriend van een officemanager, maar u moet het ten volle kunnen benutten om efficiënt en productief te zijn. Spreadsheettools zoals Excel kunnen u helpen uw dagelijkse werkzaamheden te organiseren, de voortgang bij te houden en berekeningen te automatiseren om tijd te besparen.
Microsoft Excel table and chart analyzing the expenses of a business, including travel spend
Bron: Microsoft

11. Leer boekhoudsoftware

Officemanagers hebben vaak een budget te beheren en kunnen ook andere afdelingen ondersteunen bij het beheren van hun cijfers, vooral in kleine teams. Je kunt ook verantwoordelijk zijn voor het opzetten van bedrijfsbrede processen om ervoor te zorgen dat afdelingen hun budgetten overzichtelijk bijhouden.
Het goede nieuws is: er is veel boekhoudsoftware beschikbaar om je te helpen met budgetteren. Het is aan jou, de officemanager, om de nieuwe software te vinden en je team te integreren in de nieuwe software die het beste aansluit bij de behoeften van het bedrijf.
Financial reports in QuickBooks, a bookkeeping solution that can be used by office managers
Bron: QuickBooks

12. Gebruik projectmanagementsoftware

Hetzelfde geldt voor projectmanagementsoftware. Of het nu gaat om teambuildingdagen, informele bijeenkomsten, nieuwe software-integraties of verbeteringen aan de kantooromgeving, er zullen altijd projecten te managen zijn bij het runnen van een bedrijf. Deze projecten vallen vaak in de handen van de officemanager.
Beheers projectmanagementsoftware die u binnen uw functie kunt implementeren. Houd taken, mensen en deadlines bij en zorg ervoor dat elk toegewezen project binnen budget en op tijd wordt afgerond.
An overview of Monday's project management capabilities that can be useful for office managers.
Bron: Monday

Kantoormanagers kiezen voor TravelPerk om hun reismanagement onder de knie te krijgen

TravelPerk is het alles-in-één platform voor zakenreizen waarmee teams eenvoudig al uw bedrijfsreizen kunnen boeken, beheren en rapporteren. Met het gebruiksvriendelijke, intuïtieve platform, de opties om uw CO2-voetafdruk te compenseren, het geïntegreerde reisbeleid en de realtime rapportage is het geen wonder dat zoveel officemanagers overstappen op TravelPerk.
" "

Boek, organiseer en beheer uw zakenreizen op één plek.

Wij zullen je gegevens registreren voor marketingdoeleinden. Lees hier meer over in ons. Privacybeleid.
Woman riding train

Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.

  • Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.
  • Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.