8 dingen om te overwegen bij het plannen van een bedrijfsuitje buiten de deur
Heb je de taak gekregen om een bedrijfsevenement buiten de deur te plannen?Evenementmanagers, officemanagers en beheerders weten dat het plannen van elk type bedrijfsevenement een flinke uitdaging kan zijn. En misschien is dit al een tijdje (of zelfs nooit) de eerste keer dat je bedrijf besluit om een teamevenement buiten de deur te organiseren.Tegenwoordig zijn veel bedrijven geografisch verspreid en worden teams op afstand steeds gebruikelijker. Voor dit soort teams is het af en toe organiseren van een fysieke bijeenkomst cruciaal voor de ontwikkeling van de bedrijfscultuur.Een buiten de deur organiseren kan veel zakenreizen met zich meebrengen, omdat deelnemers van verschillende locaties komen. Het plannen van iets van deze omvang kan al snel ingewikkeld worden.Maar maak je geen zorgen: er zijn genoeg anderen die in hetzelfde schuitje zitten. De meeste beheerders die we hebben ondervraagd voor de teambuildingstatistieken van TravelPerk, geven aan dat ze maandelijks teambijeenkomsten plannen, en 36% was momenteel bezig met het plannen van een buiten de deur.Het planningsproces hoeft niet overweldigend te zijn. Hieronder staan acht vragen die u zichzelf kunt stellen om het brainstormproces op gang te brengen. Zo zorgt u ervoor dat uw vergadering buiten de deur soepel verloopt, leuk is en onvergetelijk wordt.1) Wat is het doel van uw bedrijfsoffsite?
Het eerste wat u moet doen, is doelen stellen en ervoor zorgen dat u het grote plaatje begrijpt van waarom u in de eerste plaats een bedrijfsevenement buiten de deur organiseert. Dit is vooral belangrijk als u stakeholders probeert te overtuigen om extra budget vrij te maken voor uw evenement.Er zijn talloze goede redenen om een bedrijfsevenement buiten de deur of een bedrijfsretraite te plannen – van het opbouwen van relaties binnen uw teams en het stimuleren van teamwork tot het belonen van goede prestaties en het verhogen van de betrokkenheid van medewerkers en het moreel van het team.Betrokkenheid van medewerkers kan een enorm effect hebben op het algehele bedrijfssucces. Volgens Gallup profiteren zeer betrokken bedrijfseenheden zelfs van betere teamprestaties, waaronder 81% minder ziekteverzuim en 14% hogere productiviteit. Het vergroten van de betrokkenheid is een geweldige motivatie voor een bedrijfsevenement buiten de deur – volgens McKinsey wordt tot 55% van de betrokkenheid van medewerkers gedreven door niet-financiële erkenning, en bedrijfsevenementen kunnen een belangrijke rol spelen in uw erkenningsinitiatieven.2) Wie moet er bij de offsite aanwezig zijn?
Zodra je je doelen hebt bepaald, vraag je je af wie er bij het evenement aanwezig moeten zijn. Je kunt een heel team, meerdere teams of het hele bedrijf uitnodigen, afhankelijk van de locatie van het evenement en de activiteiten die er plaatsvinden.Overweeg bij het kiezen van wie je uitnodigt of het doel van het evenement is om specifieke teams/medewerkers te belonen, of om specifieke taken uit te voeren, en of je de deelnemers op één locatie moet coördineren.Zorg ervoor dat je ruim van tevoren om een RSVP vraagt, zodat je weet hoeveel mensen er komen. Dit is belangrijk bij het boeken van locaties, entertainment en eten. Met een alles-in-één platform voor reisboeking en evenementenbeheer zoals TravelPerk Events kun je de RSVP's bijhouden en mensen een zetje geven als ze nog niet hebben gereageerd. Je kunt ook gemakkelijk eventuele wijzigingen in de planning van het evenement doorgeven.3) Wat maakt een offsite-evenement succesvol? Hoe zorg je ervoor dat je teamuitje succesvol is?
Zodra je de succescriteria voor je evenement hebt bepaald, kun je deze tijdens of na de offsite meten.Als een van je doelen bijvoorbeeld het opbouwen van relaties binnen je teams is, kun je na het evenement een vervolgenquête versturen waarin je teamleden vraagt of het evenement hen heeft geholpen om minstens één nieuwe medewerker binnen het bedrijf te ontmoeten (dit is wat we bij TravelPerk doen).4) Wat heb je geleerd van eerdere evenementen en hoe kun je dat hier toepassen?
Elk evenement is een leerervaring. Als je in het verleden bedrijfsevenementen buiten de deur hebt georganiseerd, is het misschien een goed idee om je aantekeningen daarvan nog eens door te nemen.Misschien ontdek je fouten die je kunt vermijden. Bijvoorbeeld, de vorige keer dat je door onverwachte omstandigheden over het budget heen ging, kun je een noodfonds creëren voor de volgende keer. Of misschien zijn er logistieke problemen waar je op kunt letten met wat strategische planning en probleemoplossing. Vergeet bijvoorbeeld niet om basisregels voor het evenement vast te leggen en zorg voor voldoende vrije tijd zodat niemand gestrest raakt.Aan de andere kant moet je ook leren van je successen. Misschien heb je je laatste evenement gepland rond een activiteit die iedereen leuk vond – waarom zou je die activiteit dan niet deze keer weer opnieuw organiseren?5) Wat zijn uw essentiële en ‘leuke’ actiepunten?
Een fantastisch bedrijfsevenement buiten de deur organiseren kost geld, maar met een paar kleine aanpassingen kun je ook met een beperkt budget een fantastisch evenement organiseren.Begin met het maken van een lijst om te bepalen wat je "must-haves" zijn en waar je op kunt besparen. Ben je bereid om je budget op één gebied te verlagen, zodat je op een ander gebied meer kunt toevoegen? Zou je bijvoorbeeld bereid zijn om voor een goedkopere locatie te kiezen, zodat je een bekende artiest kunt inhuren?Hoewel er misschien manieren zijn om kosten te besparen, wil je er toch voor zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt als het om reizen gaat. Met een platform als TravelPerk kun je zoeken naar kortingen op zakelijke reizen, zodat je geld kunt besparen terwijl je kwaliteitsreizen boekt.7) Wat is de ideale tijd van het jaar en locatie voor uw offsite-activiteit?
Denk goed na over wanneer u uw evenement buiten de deur plant. Ten eerste wilt u maximale deelname en aanwezigheid stimuleren. Vermijd drukke tijden voor uw bedrijf en branche (zoals het einde van een kwartaal, enz.), evenals feestdagen of andere speciale evenementen.Als u van plan bent het evenement buiten te houden, moet u ook rekening houden met het weer om teleurstelling te voorkomen, vooral als de locatie buiten de deur gevoelig is voor extreme temperaturen.Probeer een locatie te kiezen die leuk, handig en eerlijk is voor iedereen, en die geschikt is voor de activiteiten die u gepland hebt. Bekijk onze lijsten met aanbevolen locaties buiten de deur in Europa en de VS.8) Hoe kun je teamleden betrekken en de betrokkenheid vergroten?
Zijn er nog andere manieren om mensen te motiveren om het evenement bij te wonen?Om je evenement aantrekkelijk te maken, zorg ervoor dat je een actieplan maakt voor een leuk activiteitenprogramma en zorg ervoor dat mensen er iets concreets aan overhouden – of het nu gaat om waardevolle leerervaringen, carrièremogelijkheden of gewoon leuke herinneringen.Als je niet zeker weet welke teamleden buiten de deur het liefst aanwezig zijn, is het de moeite waard om een bedrijfsenquête uit te voeren om daarachter te komen.?)