De complete gids voor het plannen van een bedrijfsuitje buiten de deur
De ultieme agendasjabloon voor een offsite teambijeenkomst
?)
De basis leggen voor een offsite bedrijfsvestiging: 6 vragen die u moet stellen
- Hoe lang wilt u dat uw offsite-vergadering duurt?
Het TravelPerk MICE-team adviseert twee dagen met één overnachting. Minder dan dat maakt het meer een informeel teambuildingevenement in plaats van een bedrijfsoffsite. En alles wat langer duurt, kan te veel van de persoonlijke tijd van uw collega's in beslag nemen. Dit is de ideale periode! - Wanneer wilt u de offsite-vergadering laten plaatsvinden?
Houd rekening met de seizoensinvloeden van uw bedrijf: is er een natuurlijke periode waarin u beter af bent met een offsite-vergadering? Bedenk ook waar ter wereld uw offsite-vergadering zich zal bevinden.TravelPerk heeft bijvoorbeeld kantoren in Barcelona, Spanje, dus wij profiteren van de zon en de zee. Daarom organiseren we onze offsites meestal in september en oktober – net na de feestdagen, zodat mensen kunnen uitrusten, maar niet zo ver in Q3 dat ze het gevoel krijgen dat de offsite hun werkstroom afleidt.Het kiezen van de juiste dag in de week is net zo belangrijk als het kiezen van het juiste seizoen. We raden aan om je offsite van donderdag tot en met vrijdag te houden. Mensen zijn over het algemeen enthousiaster tegen het einde van de week. Zo neem je geen tijd van hun weekend in beslag! - Waar vindt je offsite plaats?
Zorg ervoor dat je een locatie kiest die niet te dichtbij of te ver weg is van je ophaalpunt. Je wilt dat mensen het gevoel hebben dat ze worden meegenomen, maar niet dat ze naar Timboektoe worden gestuurd. - Wat voor soort offsite wordt het?
Bepaal of je dit vooral een teambuilding-ervaring wilt laten zijn of een strategiegerichte offsite met vaardigheidsontwikkeling op de agenda."Beide" is een volkomen terecht antwoord! Je kunt bijvoorbeeld een geweldige kick-off plannen, waarbij je doelen, ambities en strategieën voor het komende jaar bespreekt – en je kunt er tussendoor ook nog een paar leuke activiteiten aan toevoegen! - Wat is je budget?
Verdeel je budget in essentiële zaken zoals locatie, reizen, eten en activiteiten. Focus op impactvolle activiteiten die aansluiten bij je doelen – denk aan teambuildingworkshops, vaardigheidstrainingen of buitenavonturen die samenwerking en creativiteit stimuleren.Als je de tijd hebt, zoek dan naar kosteneffectieve alternatieven zonder in te leveren op kwaliteit. Kies bijvoorbeeld voor korting op reizen halverwege de week of kies voor lokale cateraars in plaats van luxe restaurants. Onthoud dat een goed verdeeld budget ervoor zorgt dat je offsite maximale waarde oplevert zonder onnodig te veel uit te geven. - Wie zijn er aanwezig?
Dit lijkt misschien een beetje gek, want het voor de hand liggende antwoord is "het hele team". Maar eigenlijk is het geen eenvoudige vraag. Je moet nadenken over de teamdynamiek en je budget.Neem je bijvoorbeeld ook contractanten mee naar je offsite? Hoe zit het met collega's die in meerdere teams zitten? Wat doe je met teamleden van verschillende hubs?Bepaal de parameters voor wie je offsite is en pas deze dienovereenkomstig aan. Als je een volledig gedistribueerd bedrijf hebt, is het misschien kosteneffectiever om je offsite op te splitsen in micro-offsites die zich richten op teams op specifieke continenten, of medewerkers van specifieke teams.
?)
Sjabloon voor uw agenda voor een offsite teamvergadering
Offsite planning voordat u vertrekt
- Richt een Slack-kanaal in voor je team waar ze vooraf vragen kunnen stellen over de aankomende offsite meeting. Mensen willen je graag dingen vragen, vooral als je evenement een overnachting omvat. Dit open communicatiekanaal bouwt vertrouwen op en zorgt ervoor dat iedereen zich voorbereid voelt.
- Zorg dat je sprekers kiest. Een van de belangrijkste doelen van een offsite teammeeting is dat iedereen binnen het team inzicht krijgt in wat de rest doet. Het is belangrijk dat je uit elk "subteam" een spreker kiest die wat tijd krijgt om uit te leggen wat ze hebben gedaan en wat er gaat gebeuren.
- Wijs een notulist aan. Het is altijd handig om deze sessies op te nemen, of dat nu digitaal is of door mensen te vragen aantekeningen te maken voor het team. Notulen van vergaderingen zijn erg nuttig wanneer collega's weer aan de slag gaan met hun dagelijkse taken en een actieplan moeten ontwikkelen! Dit is een geweldige use case voor teams die AI in hun processen willen implementeren, zodat je deelnemers aanwezig kunnen blijven.
Offsite agenda tijdens uw evenement
Dag 1: donderdag, vroege ochtend
- Laat het team vroeg en fris bijeenkomen (maar niet te vroeg, je wilt geen chagrijnige gezichten op de teamfoto). Als je in een aparte accommodatie verblijft, spreek dan een makkelijk te bereiken ontmoetingspunt af waar het team met het openbaar vervoer wordt opgehaald. Geef ze 15 minuten de tijd om te arriveren voordat je vertrekt!
- Zorg bij aankomst voor koffie en snacks. Geef mensen de tijd om in te checken. Zodra ze zich op hun kamer hebben geïnstalleerd, geef ze koffie en snacks om ze zich meer op hun gemak te laten voelen. Toptip: koffie en koekjes helpen bij een vroege start!
?)
Donderdag, late ochtend - middag
- Verzamel iedereen in één ruimte. Normaal gesproken is een vergaderruimte-achtige opstelling het beste en meest comfortabel voor de komende sessies. Als dat niet mogelijk is, overweeg dan om een zakelijke vergaderlocatie te boeken. Zorg ervoor dat iedereen een plek heeft om te zitten en geef ze een notitieboek, pennen en waterflesjes – als ze een logo hebben, is dat nog beter!
- Begin met het doornemen van de agendapunten van het team. Vertel je team wat ze de komende dag kunnen verwachten en zorg dat er tijd is voor vragen.
- Breng de bal aan het rollen met een paar ijsbrekers! Het opzetten van een leuke quiz op apps zoals Kahoot kan mensen echt op gang brengen. Door ze vragen te stellen over andere teamleden en bedrijfsfeiten, kunnen ze elkaar op een leuke manier leren kennen!
- Begin met een ronde spotlightsessies. Geef elk team een vaste hoeveelheid tijd om terug te blikken op wat ze hebben gedaan, belangrijke lopende of aankomende projecten te benadrukken, te delen wat ze van plan zijn of belangrijke statistieken met je door te nemen.
?)
Donderdagmiddag - vroege avond
- Neem een lunchpauze! Probeer mensen niet te dwingen om 6 uur achter elkaar naar presentaties te luisteren. Geef ze na ongeveer 2,5 tot 3 uur een uur lunchpauze om te kletsen en bij te tanken.
- Hervat de spotlightsessies. Ga na de lunch verder met nog 2-3 spotlightsessies. Zorg ervoor dat elk team voldoende tijd heeft om te presenteren wat ze gepland hadden en laat aan het einde van elke sessie een paar minuten over voor vragen.
- Organiseer een creatieve groepsactiviteit. Verdeel je team in kleinere groepen van ongeveer vijf of zes personen en geef ze een uitdagende en creatieve taak. Dit kan variëren van een simpele brainstormsessie over een aankomend project tot een uitgebreide strategische planningssessie voor een fictieve situatie. Het idee is om mensen te mengen met teamleden met wie ze niet dagelijks samenwerken en ze uit te dagen om out-of-the-box te denken. Dit zal hen helpen om met elkaar in contact te komen en hun probleemoplossend vermogen te verbeteren!
- Rond het werk van de dag af. Sluit de workshopsessies van de dag af met een korte samenvatting van wat er is behandeld. Bespreek met je mensen wat ze die avond kunnen verwachten en bespreek de actiepunten voor de volgende dag.
Donderdagavond
- Geef mensen wat vrije tijd. Het was een intensieve dag – ze verdienen een pauze! Laat mensen teruggaan naar hun kamer, zich opfrissen, een dutje doen of hun familie bellen. Je zult verbaasd zijn hoeveel van hen deze tijd toch zullen gebruiken om samen te chillen!
- Nodig mensen uit voor het avondeten. Vergeet niet om ze te voeden. Een diner is een geweldige manier om een spannende eerste dag vol workshops en teambuilding af te sluiten. Het is ook een uitstekende gelegenheid voor leden van het leiderschapsteam om in een meer informele setting een paar woorden te zeggen en mensen echt te motiveren voor wat komen gaat.
- Het is feest. Laten we eerlijk zijn: je teamgenoten willen misschien wel feesten! Dat is een van de grote voordelen van een bedrijfs- of teamuitje. Hier beginnen vriendschappen te bloeien en worden herinneringen gemaakt zonder dat mensen nadenken en praten over OKR's, het plannen van vergaderingen en het optimaliseren van workflows.
?)
Dag 2 van uw offsite-agenda
Vrijdagochtend
- Begin de dag goed met een teamontbijt. Maak het niet te vroeg en laat iedereen nog even uitslapen om bij te komen van het feest de avond ervoor. Onze tip is om iedereen rond 9 of 10 uur 's ochtends bij elkaar te krijgen en ze een stevig ontbijt te geven!
- Organiseer een leuke teambuildingactiviteit. Denk out of the box en laat mensen iets nieuws en interessants doen. Misschien is het een speurtocht. Misschien een eiergooiwedstrijd vanaf het dak van je accommodatiegebouw. Misschien is het een menselijke knoop. Hoe dan ook, zet mensen aan tot bewegen en creatief denken!
- Laat mensen hun spullen pakken en zorg voor een optionele lunch. Geef mensen wat tijd om te ontspannen. Sommigen willen misschien hun spullen inpakken en een lichte lunch nuttigen met teamgenoten. Anderen willen misschien iets actievers en een wandeling maken met collega's. Geef mensen de mogelijkheid om het evenement af te sluiten zoals ze dat willen.
- Breng iedereen veilig thuis! Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de aangegeven vertrektijd. Geef altijd 10-15 minuten speling om ervoor te zorgen dat iedereen alles heeft. Sluit het evenement stressvrij af.
Wat te doen na een bedrijfsoffsite
- Stuur een follow-up e-mail waarin je om feedback over dit evenement vraagt. Voeg de link toe naar een korte enquête waarin je inzicht krijgt in wat je goed hebt gedaan en waar er ruimte is voor verbetering.
- Deel de vergadernotities van de spotlightsessies met het hele team. Ze zullen ongetwijfeld van pas komen wanneer teams plannen gaan maken voor het komende kwartaal.
- Geef iedereen toegang tot een fotomap. Foto's van evenementen toveren altijd een glimlach op ieders gezicht en moedig teamleden aan om ze te delen op sociale media als ze dat willen – het is geweldig voor employer branding.
- Bekijk je budget en uitgaven zorgvuldig en maak een reis- en onkostendeclaratie. Bewaar alle bonnetjes en facturen voor je financiële team en als referentie voor toekomstige offsites.
- Begin met leren en plannen voor je volgende offsite-evenement!
Vereenvoudig uw offsite planning met TravelPerk
?)
Met TravelPerk kunt u eenvoudig groepsreizen voor evenementen organiseren en profiteren van geweldige kortingen op groepsreizen!
?)
Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.
- Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.
- Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.
- Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.