Reismanagement voor kleine bedrijven: een complete gids
Reizen is belangrijk, zelfs voor kleinere bedrijven. Een persoonlijke ontmoeting kan de laatste stap zijn die een lead tot klant maakt. Hier zijn enkele tips om uw reisprogramma voor kleine bedrijven efficiënt en stressvrij te maken.Grotere bedrijven hebben meestal een vast budget voor zakenreizen, waardoor ze niet alleen met vertrouwen een bepaald aantal reizen per maand kunnen boeken, maar het kan ze ook wat extra flexibiliteit bieden voor de reis zelf. Ze hebben ook veel vaker een reisprocedure die al is vastgelegd.Voor kleinere bedrijven die zakenreizen aanbieden, moeten deze reisprocedure, het budget en andere beleidsregels mogelijk helemaal opnieuw worden opgebouwd. Dit kan overweldigend lijken, dus een videogesprek met leads in plaats van een persoonlijke ontmoeting lijkt misschien aantrekkelijker en eenvoudiger.Dit hoeft niet zo te zijn.Deze gids behandelt alles wat kleine bedrijven moeten overwegen en regelen wanneer ze werknemers op zakenreis sturen.Hoe je zakenreizen regelt in een klein bedrijf
Kleine bedrijven geven over het algemeen meer uit aan reizen dan grotere bedrijven. Het is daarom belangrijk om prioriteiten, doelen en processen vast te stellen om uw zakenreizen zo kosteneffectief mogelijk te maken.Belangrijkste prioriteiten voor kleine bedrijven:- Consolidatie: geen dubbele inspanningen en zoveel mogelijk in één retourreis doen
- Compliance: ervoor zorgen dat uw medewerkers zich aan uw uitgavenregels houden en weten waarom deze gelden
- Flexibiliteit: uw medewerkers de mogelijkheid bieden om reizen te boeken die bij hen passen en waarmee ze snel kunnen reageren op situaties waarin reizen nodig is
- Transparantie en verantwoording: overzicht hebben over de reden waarom uw medewerkers reizen, hun uitgaven en hun doelen
Een goed reissysteem leidt, mits goed gevolgd, tot goed georganiseerde, kosteneffectieve en productieve zakenreizen. En... tevreden reizigers!Wanneer te reizen en wie te sturen
Er zijn twee zeer belangrijke vragen die u zich moet stellen bij het opstellen van een reisbeleid voor uw bedrijf:- Wanneer sturen we mensen op zakenreis?
- Wie sturen we op deze reizen?
De antwoorden op deze vragen hangen af van verschillende factoren. De grootte en samenstelling van uw team, uw budget, de details van de reizen zelf, en meer. Wat betreft senioriteit bijvoorbeeld: hoe hoger een medewerker is, hoe meer flexibiliteit en zeggenschap hij of zij moet hebben in zijn of haar beslissingen om op zakenreis te gaan. Terwijl junior medewerkers waarschijnlijk strengere beperkingen hebben op hun reismogelijkheden.Het belangrijkste is dat uw beslissing, en het daaruit voortvloeiende beleid, duidelijk is voor uw team. Vooral in een klein bedrijf is het een goed idee om het aantal te verwerken reisaanvragen te beperken en medewerkers tegelijkertijd aan te sporen om te reizen wanneer dat gepast is.Impact rapporteren en meten
Een degelijke onkostenadministratie maakt toekomstige zakenreizen veel eenvoudiger. Zakenreizigers moeten weten hoe ze hun onkosten moeten registreren, en dat moet een snel en eenvoudig proces zijn. Hiervoor is het het beste om een platform voor reisboeking of boekhoud-/onkostensoftware te gebruiken.Een grondige registratie van financiële informatie van zakenreizen stelt u in staat om jaarlijks de ROI te analyseren en inzicht te krijgen in de mate waarin ze de moeite waard zijn om in te investeren voor de toekomst.Ten slotte is het ook belangrijk om te rapporteren over niet-financiële aspecten van de reis. Na een zakenreis moet de reiziger worden aangemoedigd om feedback te geven over hoe de reis is verlopen, bijvoorbeeld in de vorm van een korte vragenlijst. Hier zijn enkele vragen om te overwegen:- Heeft u tijdens de reis ooit geldgebrek gehad?
- Had u voldoende tijd om alles af te ronden?
- Was de routebeschrijving duidelijk?
- Was de communicatie voorafgaand aan de reis voldoende?
- Voelde u zich tijdens de reis gesteund door het hoofdkantoor?
Zorg ervoor dat de vragenlijst makkelijk toegankelijk is en dat het beantwoorden ervan relatief snel kan gebeuren. Als ze de vragenlijst kunnen invullen terwijl ze op hun vlucht wachten, is dat mooi meegenomen.Hoe kleine bedrijven reizen kunnen boeken
Er zijn verschillende methoden beschikbaar voor het boeken en beheren van zakenreizen voor kleine bedrijven. Ze hebben elk hun voor- en nadelen. Deze opties zijn:- Zakelijke reisbureaus
- Websites voor consumentenreizen
- Gratis tools voor zakelijk reizen
Voor een uitgebreide handleiding kunt u ons artikel lezen over de beste gratis tools voor het boeken van reizen voor kleine bedrijven. Dit artikel behandelt ook enkele tips om kosten te besparen.Gratis boekingstools voor kleine bedrijven
De meest geschikte optie voor zakenreizen is het gebruik van de beschikbare online boekingstools, die veel meer gericht zijn op zakenreizen dan op vakanties. Over het algemeen combineren ze de voordelen van gebruiksvriendelijke consumentenwebsites met de ondersteuning en inzichten van zakenreisbureaus.Deze websites bieden bedrijven de voordelen van controle en toezicht op hun reizende medewerkers, maar vereisen niet dat het bedrijf zich aanmeldt bij een duur reisbureau. De meeste bieden een gratis versie van de service aan.Daarnaast is er bij deze tools ook klantenondersteuning beschikbaar. Dit betekent dat gebruikers profiteren van de voordelen van het geautomatiseerde digitale platform, zoals bij consumentenreiswebsites, maar ook de mogelijkheid hebben om persoonlijke ondersteuning aan te vragen, zoals bij een reisbureau.Als u weet dat u een bureau wilt, lees dan onze gids voor zakenreisbureaus voor kleine bedrijven.Het enige echte nadeel is de korte leercurve in vergelijking met het gebruik van een consumentenreiswebsite, maar dit duurt meestal niet lang en de voordelen op de lange termijn wegen ruimschoots op tegen de tijd die nodig is om deze tools te leren gebruiken.Voor luchtvaartmaatschappijen:
- Geen black-outdata, extra punten te verdienen bij het boeken
- Korting op upgrades, bijvoorbeeld naar extra zitruimte of voor het meenemen van huisdieren
- Mogelijkheid om de wachtrijen bij de beveiliging over te slaan
- Gratis inchecken voor meerdere bagagestukken
- Kwijtschelding van annuleringskosten
Aftrekposten voor reiskosten
Zakelijke reizigers kunnen zelf bepaalde aftrekposten in mindering brengen op hun jaarlijkse belastingaangifte. Deze besparing kan worden toegekend als de reiziger:- zijn maaltijden betaalt
- zijn eigen auto gebruikt voor zijn reis
- zijn verzendkosten of bagage betaalt
- zijn tol betaalt
Autoverhuurbedrijven zijn:
- Een middenklasser tussen taxi's en het openbaar vervoer, en erg handig voor reizigers.
De laatste optie is het gebruik van deelauto-apps, die steeds populairder worden, vooral in de VS. Ze zouden een mogelijke optie kunnen zijn, omdat ze goedkoper zijn dan taxi's, maar iets handiger dan het openbaar vervoer.Geospecifieke reisrichtlijnen
Reisbeleid en -richtlijnen moeten ook rekening houden met geografische factoren. Zakenreizigers moeten rekening houden met heel andere ervaringen bij reizen naar het buitenland, met vreemde culturen, andere zakelijke praktijken en mogelijk een ander veiligheidsniveau in het land.Het is daarom de moeite waard om aspecten van uw beleid afhankelijk te maken van de locatie, zoals:- Dagelijkse bestedingslimieten
- Toegang tot huurauto's en taxi's
- Individuele reizen versus reizen in groepen van twee of meer medewerkers
Een realiteit bij zakenreizen is dat medewerkers naar bestemmingen kunnen worden gestuurd die niet zo universeel veilig zijn als ze gewend zijn. Daarom moeten deze medewerkers advies krijgen en moeten er andere uitzonderingen worden overwogen, zoals het garanderen van toegang tot privévoertuigen of grotere hotelketens die zich richten op de veiligheid van gasten.?)
?)
?)