Een eenvoudige handleiding voor het opstellen van een reiskostenbeleid voor een klein bedrijf
Stel je voor dat je je team op zakenreis stuurt zonder duidelijke richtlijnen. De kosten lopen de pan uit en plotseling heb je te maken met upgrades naar de eerste klas en rekeningen voor vijfsterrenrestaurants, allemaal afgeschreven van je bedrijfspas. Klinkt dat als een nachtmerrie?Of je nu degene bent die de boekhouding doet of degene die de vluchten boekt, een reisbeleid zorgt ervoor dat elke gereden kilometer, elke genuttigde maaltijd en elk hotelverblijf verantwoord, eerlijk en binnen budget is. Van het definiëren van wat toegestaan is (zoals dagvergoedingen en vliegtickets) tot het vastleggen van de wetgeving rond die kleine extraatjes (zoals incidentele kosten en upgrades), deze gids behandelt het allemaal.Bovendien zorg je ervoor dat je bedrijf voldoet aan de IRS-regels, terwijl je team tegelijkertijd het verschil kent tussen zakelijke en persoonlijke uitgaven.Dus, laten we aan de slag gaan!Wat is een reiskostenregeling voor een klein bedrijf?
Een reiskostenbeleid is een set bedrijfsregels die beschrijft hoe medewerkers omgaan met kosten die verband houden met zakelijke reizen. Het stelt ook duidelijke dagvergoedingen en declaraties vast en definieert wat aftrekbaar is en wat niet, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat wanneer medewerkers gespecificeerde bonnetjes indienen.Als het gaat om reis- en onkostenbeheer, komen de prioriteiten van de organisatie en die van de medewerker niet altijd overeen. Terwijl bedrijven zich richten op kosten, compliance en veiligheid, zoeken medewerkers naar comfort, luxe en gemak. Het is daarom raadzaam om een reiskostenbeleid op te stellen dat ergens in het midden zit.Waarom moeten kleine bedrijven een reiskostenbeleid invoeren?
Het implementeren van een reiskostenbeleid in een klein bedrijf draait om slim financieel beheer en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit.Kleine bedrijven floreren vaak dankzij flexibiliteit en een gebrek aan bureaucratie. Maar een beetje structuur, vooral als het gaat om het beheren van uitgaven (zoals huurauto's, vliegtickets of verblijfskosten), kan veel kopzorgen besparen.- Het biedt medewerkers duidelijke richtlijnen. Met een reiskostenbeleid weten medewerkers precies wat er gedekt is – van kilometervergoeding voor het gebruik van een eigen auto tot toegestane verblijfs- en maaltijdkosten. Ze hoeven niet elke keer dat ze een betaling moeten doen, contact op te nemen met de afdeling Financiën. De regels liggen al vast.
- Het elimineert grijze gebieden. Een beleid helpt misverstanden te voorkomen over wat als vergoede kosten wordt beschouwd, zoals tolgelden, fooien of upgrades naar businessclass. Door duidelijke regels voor dergelijke kosten vast te stellen, inclusief hoe om te gaan met internationale reizen of reizen naar het buitenland, minimaliseert u het risico dat medewerkers onbedoeld de bedrijfsrichtlijnen overtreden.
- Het maakt de uitgaven van medewerkers voorspelbaarder. Voor de persoon die de financiën van uw bedrijf beheert, of het nu de officemanager of een financieel medewerker is, is het essentieel om voorspelbare reiskosten te hebben.
- Beperkingen op uitgaven, zoals limieten voor hotelkamerkosten of specifieke richtlijnen voor maaltijdkosten, helpen de kosten te beheersen en onvoorziene uitgaven te voorkomen.
- Belastingnaleving. Een bijkomend voordeel van een gedocumenteerd onkostenbeleid is dat uw werknemers hun vergoedingen niet als belastbaar inkomen hoeven op te geven. Ze zullen u dankbaar zijn voor de komende belastingaangifte.
Wat moeten kleine bedrijven in hun onkostenbeleid opnemen?
Het is belangrijk om budgetten te definiëren. Dit moet gebaseerd zijn op de huidige financiële situatie van uw bedrijf. Houd er ook rekening mee dat budgetten met de seizoenen kunnen fluctueren, dus probeer een algemene regel te hanteren.En hoewel een groot bedrijf mogelijk maxima moet opnemen voor elke grote stad en route ter wereld, kan een adequaat reiskostenbeleid voor kleine bedrijven slechts een paar populaire steden en routes omvatten waar het bedrijf naartoe reist. Deze gerichte aanpak helpt om reiskosten effectief te beheren zonder het proces te ingewikkeld te maken.Uw onkostenbeleid moet ook duidelijk het proces voor het boeken van reizen beschrijven. Bekijk welke boekingstools medewerkers kunnen gebruiken, hoe ver van tevoren ze hun reis moeten regelen en hoe ze moeten betalen. Met TravelPerk vindt u alles wat u nodig hebt op één plek. U kunt boeken vanuit een enorm aanbod en in minder dan twee minuten een reisbeleid en goedkeuringsproces definiëren met Premium-abonnementen.Zorg ervoor dat u vastlegt wat het bedrijf dekt aan reisgerelateerde kosten. Als een medewerker bijvoorbeeld tijdens een zakenreis dineert, is het vanzelfsprekend dat dit gedekt moet worden als zakelijke maaltijdkosten. Stel dat deze medewerker een klant of contactpersoon wil trakteren op een diner, omdat hij of zij denkt dat dit een positieve invloed zou hebben op de zakelijke relatie. Het dekken van deze kosten zou dan zeker in het belang van uw bedrijf zijn.Een goed reiskostenbeleid moet ook de declaratie van onkosten en een plan voor declaraties omvatten.Vragen die u moet beantwoorden zijn:- Hoe moeten medewerkers hun onkosten declareren en wat is uw systeem voor kostenbeheer?
- Welke documentatie is vereist om naleving van het beleid te garanderen, bijvoorbeeld een bankafschrift of btw-bon?
- Wat is het tijdsbestek voor het indienen van declaratieverzoeken? Ontvangen ze het geld bij de volgende salarisbetaling of apart?
Uw beleid moet ook andere belangrijke details bevatten, zoals bestedingslimieten voor verschillende kostencategorieën, zoals verblijf, maaltijden en entertainmentkosten. Zorg er ook voor dat u procedures beschrijft voor het afhandelen van annuleringen of extra kosten die tijdens de reis kunnen ontstaan.Houd ten slotte rekening met de specifieke kenmerken van uw bedrijfsvoering. Als uw medewerkers bijvoorbeeld regelmatig met het openbaar vervoer reizen of een reisverzekering nodig hebben, moeten deze duidelijk in het beleid worden vermeld.Veel aspecten van uw beleid hangen af van uw bedrijfsdoelstelling en uw huidige reisbeleid. Zo brengt het gebruik van een klein zakelijk reisbureau hogere kosten met zich mee voor het wijzigen van vluchten dan bijvoorbeeld een boekingstool of een reismanagementbedrijf (TMC). U kunt dus restrictiever zijn, of misschien wilt u dat uw salesmedewerkers snel kunnen reageren en klanten kunnen bezoeken. Dit zijn allemaal zaken om rekening mee te houden in uw onkostenbeleid.Hoe communiceert u uw reiskostenbeleid?
Duidelijkheid en toegankelijkheid zijn essentieel bij het communiceren van uw reiskostenbeleid. Dit zorgt ervoor dat iedereen in uw bedrijf, van ervaren medewerkers tot niet-medewerkers of contractanten die betrokken zijn bij officiële zaken, de richtlijnen begrijpt.Zo deelt u uw beleid effectief:- Regel nummer 1 is: houd het simpel. De gevolgen van fouten of misverstanden worden vergroot wanneer u werkt bij, of eigenaar bent van, een klein bedrijf. Daarom is het enorm belangrijk dat het zakelijke reisbeleid voor kleine bedrijven duidelijk is.
Als uw beleid bijvoorbeeld duidelijk vermeldt: "Alle vluchten moeten in economy class worden geboekt, tenzij vooraf toestemming is verkregen", is er geen sprake van verwarring. Dit voorkomt dat medewerkers per ongeluk duurdere tickets boeken, waardoor fouten worden verminderd en naleving wordt vereenvoudigd.- Maak communicatie op maat. Leg direct het zakelijke doel van het beleid uit. Medewerkers moeten weten dat het beleid bedoeld is voor het beheren van zakelijke uitgaven zoals vliegreizen, hotelboekingen en registratiekosten. Door duidelijk aan te geven wat privéreizen zijn en wat zakelijke reizen, voorkomt u misverstanden.
- Wees consistent. Het moet ook een document zijn dat voor iedereen geldt. Reisbeleid is evenzeer van toepassing op het hoger management en zij moeten het goede voorbeeld geven. Probeer geen uitzonderingen te maken.
- Benadruk de belangrijkste punten: concentreer u op de essentiële zaken, zoals toegestane onkosten, kilometervergoedingen voor privé-auto's en het gebruik van privé-middelen. Maak duidelijk voor welke uitgaven gespecificeerde bonnetjes nodig zijn, zoals alcohol of reiskostenvergoedingen. Door deze punten te benadrukken, minimaliseert u het risico dat medewerkers ongeautoriseerde of onduidelijke uitgaven doen.
- Automatiseer uw proces. Bij kleine bedrijven kan het vaak ongemakkelijk zijn voor iemand die de onkosten van medewerkers controleert om te direct te zijn tegen medewerkers over wat ze wel en niet kunnen uitgeven. Managers kunnen in de verleiding komen om sommige dingen te laten versloffen. Automatisering lost dit probleem op.
Veelvoorkomende problemen die kleine bedrijven ondervinden bij het opstellen van onkostenbeleid
Bij het opstellen van uw reiskostenbeleid moet u fouten vermijden die kunnen leiden tot inefficiëntie, frustratie en zelfs financieel verlies. Hier zijn enkele aandachtspunten:- Het gebruik van papieren declaraties: ook dit is een voorbeeld van automatisering. Gratis apps zijn een goede optie als uw bedrijf klein is en nog niet bekend is met software voor onkostenbeheer. Zo kunt u verschillende apps uitproberen om te zien welke het beste bij uw bedrijf past, voordat u in een betaalde versie investeert.
- 'Kleinschalig': u wilt niet dat uw medewerkers urenlang op internet moeten zoeken naar iets dat binnen uw budget past. Dit veroorzaakt niet alleen grote problemen voor de productiviteit, maar leidt ook tot ontevreden medewerkers. Maak het beleid zo eerlijk en flexibel mogelijk.
- Lak of los beleid: een beleid dat te laks of te los is, geeft medewerkers de mogelijkheid om hiervan te profiteren. Organisaties verliezen naar schatting 5% van hun omzet door fraude met onkostendeclaraties per jaar. De totale verliezen werden berekend op $ 3,1 miljard.
- Uw beleid niet regelmatig evalueren: laat het door uw medewerkers testen en kijk vervolgens of er ruimte is voor verbetering.
- Naleving van lokale wetgeving negeren: het lijkt misschien voor de hand liggend, maar ervoor zorgen dat uw beleid voldoet aan de lokale wetgeving is cruciaal. Of het nu gaat om het naleven van de richtlijnen van de Internal Revenue Service (IRS) in de VS of andere relevante regelgeving, door de naleving dubbel te controleren, voorkomt u juridische problemen in de toekomst.
Beheer uw kleine zakelijke reizen met TravelPerk
Het opstellen van een reiskostenbeleid voor uw kleine bedrijf kan een uitdaging zijn, maar met de juiste aanpak kunt u een groot verschil maken. Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u uw beleid aanpassen om te blijven voldoen aan de behoeften van uw team en het budget van uw bedrijf. Neem de tijd om het goed te doen en u zult zien dat de bedrijfsvoering soepeler verloopt en dat u bij elke reis een hogere winstmarge behaalt.?)
?)
?)