Hoe kiest u een zakelijk reisbureau voor een klein bedrijf?
Het beheren van resources kan een uitdaging zijn voor elke kleine ondernemer, vooral als werknemers vaak reizen. Als boekingen niet via één kanaal worden gedaan en er geen rekening wordt gehouden met reisbeleid, kan een bedrijf snel tijd en geld verliezen.Er zijn veel opties beschikbaar voor kleine bedrijven om resources te maximaliseren en reisuitgaven te centraliseren. Steeds meer kleine tot middelgrote bedrijven kiezen voor reisbureaus om hun zakenreizen te beheren. Als u niet zeker weet of uw kleine bedrijf baat zou hebben bij een reisbureau of als u zich afvraagt of er een betere oplossing bestaat, kan deze gids u helpen.Wat is een zakelijk reisbureau?
Zoals de naam al doet vermoeden, is een zakenreisbureau gespecialiseerd in zakenreizen. Waar ze verantwoordelijk voor zijn, hangt af van de behoeften van elk bedrijf, maar over het algemeen doen ze het volgende:- Boeken en beheren alle bedrijfsreizen, inclusief vergaderingen, conferenties en evenementen.
- Ondersteuning bieden bij annuleringen, wijzigingen en assistentie tijdens de reis.
- Reisuitgaven bijhouden en rapporteren.
- Een passend reisbeleid voor het bedrijf opstellen.
- Reiskosten verwerken.
- Tarieven onderhandelen voor zakelijke en groepsboekingen.
Net als bij bedrijven zijn er veel verschillende soorten zakelijke reisbureaus met verschillende expertises. Sommige bureaus kunnen groot zijn, met internationale vestigingen en ondersteuning in meerdere talen, terwijl andere zich specifiek richten op een regio of branche. De typische kosten voor het inschakelen van een bureau variëren en sommige rekenen per transactie; andere hanteren een vast maandelijks bedrag.Wat maakt een reisbureau geschikt voor een klein bedrijf?
Een reisbureau is een van de opties voor kleine bedrijven. In plaats van alles te moeten regelen zonder een travelmanager of intern team, kan een zakelijk reisbureau de benodigde diensten leveren, zodat medewerkers zich kunnen concentreren op het werk waarvoor ze zijn aangenomen.Een reisbureau moet uw zakelijke behoeften begrijpen en een reisbeleid hanteren om binnen budgetten te blijven en kosten te besparen.Wat zijn de voordelen van het gebruik van een reisbureau voor het MKB?
Er zijn veel redenen waarom een klein bedrijf de hulp van een reisbureau kan inschakelen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:- Verhoogt de efficiëntie van het bedrijf: reisbureaus kunnen uitgaven per team, afdeling of project rapporteren, waardoor een bedrijf de mogelijkheid krijgt om uitgaven te beheersen en budgetten te optimaliseren.
- Bespaart kostbare tijd: bedrijven hoeven geen tijd te besteden aan het boeken van reisschema's, het verzamelen van facturen of het communiceren met externe klantenservice.
- Bespaar kosten door onderhandelde kortingstarieven: zakelijke reisbureaus kunnen voor hun klanten onderhandelen over tarieven die mogelijk niet openbaar beschikbaar zijn.
- Agenten hebben de expertise: als uw bedrijf een complex reissysteem heeft of regelmatig wijzigingen aanbrengt, hebben agenten de kennis en ervaring om te helpen.
- Beheer het reisbeleid en de kosten: een reisbureau stroomlijnt het reisprogramma van een bedrijf en zorgt ervoor dat boekingen binnen het reisbeleid passen.
- Bied reisondersteuning: in het geval dat er iets misgaat tijdens de reis, of een reservering op het laatste moment moet worden gewijzigd, is een reisbureau meestal 24/7 beschikbaar om de medewerker te helpen.
Wat zijn de nadelen voor kleine bedrijven?
Er zijn andere opties beschikbaar voor kleine bedrijven om zakenreizen te beheren die flexibeler en kosteneffectiever zijn. Voordat u in zee gaat met een zakelijk reisbureau, is het de moeite waard om de nadelen en alternatieven te overwegen.- Geen vrijheid voor de reiziger: steeds meer zakenreizigers willen de mogelijkheid hebben om eenvoudig zelf te boeken binnen het bedrijfsbeleid, wat bij een zakelijk reisbureau niet mogelijk is.
- Gebrek aan controle voor management en beheerders: in plaats van gemakkelijke toegang tot rapporten, moeten beheerders contact opnemen met het bureau om vooraf informatie op te vragen.
- De technologie is niet zo geavanceerd: reisbureaus nemen vaak telefonisch of per e-mail contact op met klanten, er is geen gebruiksvriendelijke plek om alle reisinformatie te bekijken.
- Beperkt aanbod: hoewel reisbureaus partnerschappen en deals hebben, bieden de meeste bureaus meestal geen low-cost aanbieders aan, wat betekent dat ze niet de goedkoopste optie kunnen boeken.
- Hoge kosten: zakenreisbureaus verhogen de totale reisuitgaven vanwege hun kosten en servicetoeslagen.
Waar kleine bedrijven op moeten letten bij een reisbureau
Als je een klein bedrijf hebt, is het belangrijk dat je energie en middelen worden gericht op wat de grootste impact zal hebben. Hier zijn een paar dingen om te overwegen bij het vinden van een bureau dat aan je zakelijke behoeften voldoet.- Duidelijke kosten: het is belangrijk dat je weet hoe het bureau zijn diensten in rekening brengt. Maak betalingsafspraken en let op eventuele extra kosten en commissies.
- Reisaanbod op consumentenniveau: meer keuze betekent dat je de goedkoopste optie kunt boeken en je reisuitgaven kunt verlagen. Opties die beschikbaar zijn voor vaste klanten, zouden ook beschikbaar moeten zijn voor zakenreizigers.
- Uitstekende ondersteuning: wat voor ondersteuning biedt het bureau? Is het 24/7 beschikbaar? Ondersteunt het jouw taal? Dit is extreem belangrijk en biedt het bureau echte waarde.
- Rapporten over reisuitgaven: om budgetten te verbeteren, is inzicht in reisuitgaven essentieel. Zoek een bureau dat onkosten kan verwerken en diepgaande rapporten en analyses kan leveren.
- Gespecialiseerd en schaalbaar: zorg ervoor dat het bureau connecties heeft op de locaties waar je het vaakst naartoe reist en de mogelijkheid heeft om te schalen en te ontwikkelen naarmate je bedrijf groeit.
Bestaat er een kosteneffectief alternatief?
Als u niet denkt dat een reisbureau de beste keuze is voor uw kleine bedrijf, of als u zich financieel zorgen maakt over het gebruik van een reisbureau, zijn er alternatieven beschikbaar die bedrijven op dezelfde manier helpen als een reisagent.Tools voor reisbeheer kunnen kleine bedrijven helpen bij het boeken, beheren en automatiseren van zakenreizen zonder dat ze een reisagent hoeven in te huren. De meeste tools stellen de reiziger in staat om zelf hun reis te regelen, binnen het reisbeleid en budget. De management- en financiële teams hebben eenvoudig toegang tot rapportages, met een duidelijk overzicht van de uitgaven van werknemers.Er is een tool beschikbaar die uw bedrijf in elke fase van het reisproces kan helpen, en de kans is groot dat er een gratis versie is waar u toegang toe hebt; dit maakt ze een kosteneffectieve optie voor het beheren van kleine zakenreizen.Wat is het beste reisbureau voor kleine bedrijven?
Kortom, het beste reisbureau voor een klein bedrijf is géén reisbureau, maar een reistool. Het doel van het inhuren van een reisbureau is om tijd en middelen te besparen in het boekings- en beheerproces. Reisbureaus waren hiervoor voorheen de beste optie. Technische tools met 24/7 ondersteuning zoals TravelPerk bieden echter de ondersteuning van een traditioneel reisbureau met alle voordelen van een online boekingsplatform.Klik hieronder voor een meer gedetailleerde vergelijking tussen beide platforms:
Waarom kiezen voor TravelPerk in plaats van FCM Travel?Klik hieronder voor een meer gedetailleerde vergelijking tussen beide platforms:
Waarom kiezen voor TravelPerk in plaats van Travelbank?Klik hieronder voor een meer gedetailleerde vergelijking tussen beide platforms:
Waarom kiezen voor TravelPerk in plaats van CTM?Klik hieronder voor een meer gedetailleerde vergelijking tussen beide platforms:
Waarom zou u TravelPerk kiezen in plaats van Corporate Traveler??)
?)
?)