Alles over reiskostenbeheer
Reis- en onkostenbeheer (T&E) is het proces waarbij alle reisgerelateerde kosten worden geïnd om geen belasting over dat bedrag te hoeven betalen. In de meeste landen tellen zakelijke reis- en entertainmentkosten, inclusief vluchten, hotels en grondvervoer, mee als aftrekbare kosten.Of voedselaankopen volledig aftrekbaar zijn, hangt af van het land. In de VS zijn eten en drinken voor 50% aftrekbaar, ongeacht of de kosten zijn gemaakt tijdens een evenement, een zakenreis of een zakendiner in uw woonplaats. In het VK zijn eten en drinken daarentegen volledig aftrekbaar.Hoewel de regels per land kunnen verschillen, geldt één ding: het bijhouden van alle aftrekbare werknemerskosten is essentieel om de belastingdruk van een bedrijf te verlagen. T&E-software is ontworpen om deze kosten nauwkeurig bij te houden voor belastingafschrijvingen en financiële analyses. Met de juiste gegevens kunnen bedrijven profiteren van meer financieel inzicht en slimmere budgettaire beslissingen nemen.Pijnpunten van ineffectieve T&E-processen
Als uw reis- en onkostenbeheerprocessen inefficiënt zijn, zullen uw medewerkers veel frustratie ervaren. Hoge verwerkingskosten en inefficiënte workflows zijn slechts enkele van de uitdagingen waarmee kleine bedrijven te maken krijgen zonder een oplossing voor reiskostenbeheer.Hieronder vindt u enkele van de obstakels waarmee bedrijven te maken krijgen bij het beheer van reiskosten.Behoefte aan uitgebreide richtlijnen
Een belangrijke reden waarom bedrijven problemen ondervinden bij het beheren van reiskosten, is het ontbreken van een alomvattend reisbeleid. Zonder een beleid dat de richtlijnen voor zakelijke reiskosten duidelijk beschrijft, inclusief regels voor accommodatie, maaltijden, entertainmentkosten en declaratieprocedures, wordt het hele proces omslachtig, duur en inefficiënt.Elk bedrijf dat zakenreizen aanbiedt, heeft een gedegen reiskostenbeleid nodig om verwarring te voorkomen over wat wel en niet wordt gedekt en hoe en wanneer medewerkers worden vergoed.Gebrek aan controle en autonomie voor reizigers
De ouderwetse manier van reis- en onkostenbeheer draaide volledig om controle. Een kantoor- of reismanager boekte alle reizen om de kosten te beheersen. Maar dit frustreerde reizigers, ontnam hen hun keuzevrijheid en leidde vaak tot een eindeloze stroom e-mails.Tegenwoordig boeken de meeste zakenreizigers hun reizen online, maar dit brengt zo zijn eigen uitdagingen met zich mee…Ongeautoriseerde boekingen
Wanneer u afhankelijk bent van handmatige processen, kunnen ongeautoriseerde reisboekingen gemakkelijk door de mazen van het net glippen. Hoewel u wellicht processen voor voorafgaande goedkeuring hebt, kan het lastig zijn om te bepalen welke boekingen volledig voldoen aan de richtlijnen van uw reiskostenbeleid.Oplossingen voor reiskostenbeheer helpen u daarentegen bij het instellen van specifieke bestedingslimieten voor elke zakelijke reisboeking en begeleiden reizigers naar opties die aan de eisen voldoen.Te veel betalen voor zakenreizen
Elk bedrijf wil de reiskosten laag houden. Voor kleinere bedrijven kan het echter lastiger zijn om zakelijke partnerschappen met hotels en luchtvaartmaatschappijen op te zetten om de beste deals te krijgen.Er zijn diverse reisbureaus voor kleine bedrijven op de markt die niet alleen een innovatief online boekingsplatform bieden, maar ook een kans voor uw team om geld te besparen en de manier waarop u zakelijke reizen boekt te stroomlijnen.Deze platforms kunnen bedrijven helpen geld te besparen op reiskosten. Ze bieden uitgebreide inventarissen van accommodaties en zakelijke vliegreizen, waarmee u vanuit één gebruiksvriendelijk platform de reizen van uw medewerkers kunt zoeken, boeken en beheren.Eindeloze administratiekosten
Zakelijke reizen brengen verschillende administratieve taken met zich mee die lastiger zijn wanneer er gebruik wordt gemaakt van handmatige declaratieprocessen. Zonder een oplossing voor het boeken van zakelijke reizen kunnen officemanagers bijvoorbeeld facturen van talloze aanbieders moeten verwerken voor de belastingaangifte.Zonder een platform voor reisbeheer en zakelijke creditcards moeten reizigers vooraf betalen en later handmatig een declaratieverzoek indienen. Bovendien moeten financieel managers die zonder geautomatiseerde reconciliatie werken, uren besteden aan het vergelijken van declaraties met zakelijke creditcardbetalingen.Onjuiste T&E-uitgavenrapporten
Het verwerken van onkostennota's is een kostbare aangelegenheid, vooral wanneer deze processen herhaald moeten worden vanwege onnauwkeurige en/of te late indiening van onkostennota's. Verouderde, handmatige systemen zorgen voor trage en omslachtige indieningsworkflows en bieden bovendien talloze kansen op menselijke fouten.Gebrek aan realtime tracking van reis- en onkostenkosten
Handmatige processen voor reiskostenbeheer verhinderen dat u inzicht en gegevens verkrijgt in uw reiskosten en -uitgaven. Deze handmatig beheerde gegevens kunnen niet alleen onnauwkeurig worden geregistreerd, maar u krijgt ook geen toegang tot een hoger niveau van inzicht dat digitale platforms bieden. Wanneer uw onkostenprocessen traag zijn, is uw gegevensverzameling ook traag. Zonder onkosten in realtime te volgen, kunt u geen weloverwogen zakelijke beslissingen nemen of toekomstige reiskosten voorspellen en plannen. Bovendien kunnen gevallen van onkostenfraude gemakkelijk onopgemerkt blijven.Wat een effectief T&E-managementinstrument kan bieden
Het gebruik van de nieuwste oplossingen voor reis- en onkostenbeheer kan de zakelijke reizen van uw bedrijf revolutioneren. Een uitgebreide tool helpt u bij:- Volledig inzicht in realtime reisuitgaven: Met geautomatiseerde onkostendeclaraties en geconsolideerde reisboekingen beschikt uw financiële team over realtime kostenregistratie, zodat ze uw reisprogramma beter begrijpen.
- Opties en autonomie voor reizigers: Door het integreren van bedrijfsbeleid stelt een reisbeheeroplossing zakenreizigers in staat hun eigen reisopties te kiezen. Reizigers hoeven niet vooraf te betalen: Bij grote uitgaven voor zakenreizen, zoals vliegtickets en huurauto's, hoeven reizigers geen declaratie aan te vragen. Bij het boeken via een zakelijk reisplatform kan het bedrijf één maandelijkse factuur betalen en de administratie voor iedereen verminderen.
- Reizigers hoeven geen onkostendeclaraties in te vullen: De juiste oplossing voor onkostenbeheer automatiseert reis- en onkostenworkflows. Een mobiele app kan bonnetjes scannen, zodat reizigers niet handmatig gegevens in de tool voor onkostenbeheer hoeven in te voeren.
- Snel facturen innen voor officemanagers: Wanneer u uw reiskosten consolideert in één zakelijk reisbeheersysteem, ontvangt u slechts één factuur aan het einde van elke maand.
- Geautomatiseerde inkoopafstemming: Onkostengegevens van gescande bonnen en aankopen met zakelijke creditcards moeten automatisch worden afgestemd.
- Geautomatiseerde goedkeuring van declaraties: Automatiseer het reis- en onkostenbeleid van uw bedrijf met regels, zodat aankopen van eten of taxi onder een bepaald bedrag automatisch kunnen worden vergoed zonder dat goedkeurders dit handmatig hoeven te controleren.
- Snellere vergoedingen voor reizigers: Zelfs met geconsolideerde zakelijke reisboekingen worden er onderweg nog steeds incidentele dagkosten gemaakt. Maar met een geautomatiseerd proces voor declaraties hoeven uw medewerkers niet te wachten.
De beste systemen voor reis- en onkostenbeheer
Om uw reiskosten nauwkeurig te beheren, hebt u de juiste software voor zakelijk reizen en onkostenbeheer nodig. Een ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning) die niet specifiek voor reizen is ontwikkeld, is niet voldoende. Sterker nog, u hebt twee volledig geïntegreerde programma's nodig: een platform voor reisbeheer en een software voor onkostenbeheer.Functionaliteit op consumentenniveau om een betere naleving van het beleid te stimuleren Reis- en onkostenbeheer dat als een droom werkt
Ontdek hoe TravelPerk reis- en kostenbeheer stressvrij maaktPlatform voor kostenbeheer
Aan de andere kant helpt een platform voor onkostenbeheer je niet echt bij het boeken van reizen. In plaats daarvan verzamelt het alle transacties van bedrijfscreditcards op één plek. Het slaat ook je bonnetjes en facturen veilig op voor belastingcontroles. Bovendien bieden systemen voor onkostenbeheer complexe analyses en vereenvoudigen ze het rapportageproces.Kies een moderne SaaS-versie die in de cloud werkt op elk apparaat. Zo kunnen medewerkers hun mobiele telefoon gebruiken om bonnetjes in realtime te scannen en te uploaden.Sommige aankopen vereisen een vergoeding. Bijvoorbeeld als een reiziger een lokaal taxibedrijf betaalt. Je platform voor onkostenbeheer moet de vergoedingsprocessen versnellen en handmatig werk verminderen.Waar je op moet letten:- Bonden scannen om handmatige gegevensinvoer te verminderen
- Geautomatiseerde workflows voor de goedkeuring en vergoeding van onkosten
- Regels en automatische goedkeuringen voor goedkope onkosten
- Gebruiksvriendelijke mobiele app voor medewerkers
- Integratie van bedrijfskaarten en gegevensimport
- Onkostenrapportage en -analyse
Laten we eens kijken naar enkele van je opties.3 beste oplossingen voor reiskostenbeheer
Deze oplossingen voor reiskostenbeheer geven u volledig inzicht in uw bedrijfsuitgaven en verbeteren de werknemerservaring voor uw reizende medewerkers. Het is essentieel om rekening te houden met uw locatie, aangezien verschillende landen verschillende regels en voorschriften hanteren met betrekking tot verschillende categorieën zakelijke kosten. Hier zijn onze drie beste keuzes, elk gericht op een andere regio.We spraken met Katharina Wodischeck van adsquare over haar mening over reis- en onkostenbeheer.
Hoe belangrijk vindt u het om inzicht te hebben in de reiskosten van een bedrijf en waarom?"Met een duidelijk inzicht in de reiskosten kan een bedrijf de reisuitgaven nauwkeurig bijhouden, waardoor budgettering en prognoses nauwkeuriger kunnen worden gemaakt.Daarnaast biedt de zichtbaarheid de mogelijkheid om uitgaven te analyseren per reiscategorie en afdeling, wat helpt bij het stroomlijnen van het rapportageproces. En tot slot helpt inzicht in de reisuitgaven het bedrijf bij het opstellen van een effectief onkostenbeleid."Wat zijn volgens u de grootste uitdagingen bij het beheer van reis- en onkosten?"Een van de grootste uitdagingen is volgens mij dat te veel bedrijven hun reis- en onkosten nog steeds beheren met behulp van Excel-sheets, waardoor ze veel tijd verspillen aan handmatige processen en het afstemmen van bonnetjes.Dat gebrek aan inzicht maakt het voor financiële teams moeilijk om te identificeren welke medewerkers welke kosten maken. Een andere uitdaging die ik zie, is een onduidelijk reis- en onkostenbeleid. Dit kan leiden tot onverwachte en ongeautoriseerde aankopen en bovendien gevolgen hebben voor de kostenbeheersing en het beheer van reisbudgetten."Welk advies zou je geven aan iemand die moeite heeft met het beheren van de reiskosten van zijn bedrijf?"Mijn advies zou zijn om een technische oplossing te vinden en het proces daarom zoveel mogelijk te automatiseren. Het zou zinvol zijn om alle reisboekingen en -kosten in één systeem vast te leggen en alle medewerkers in staat te stellen hun reisboekingen en -kosten zelf te beheren volgens het zakelijke reisbeleid."?)