2025 gids voor reis- en kostenbeheer
Best practices voor het beleid inzake onkostenvergoedingen
Wat is een onkostenvergoedingsbeleid?
?)
Hoe u een onkostenvergoedingsbeleid opstelt
Maak richtlijnen voor wat als vergoedbare kosten geldt
- Zijn de kosten reisgerelateerd? Zo ja, raadpleeg dan uw reisrichtlijnen voor werknemers. U moet richtlijnen hebben voor wat wel en niet als reisgerelateerde kosten wordt beschouwd. Maaltijden die tijdens het reizen worden genuttigd, komen bijvoorbeeld in aanmerking voor vergoeding, zolang ze binnen de dagvergoedingen van uw bedrijf vallen.
- Onkosten die niet reisgerelateerd zijn, kunnen worden vergoed als ze voldoen aan de criteria voor de regels van het verantwoordingsplan. De IRS stelt richtlijnen op voor de vergoeding van werknemers, zodat deze kosten niet als belastbaar inkomen worden beschouwd. Om te voldoen aan de regels van het verantwoordingsplan, moeten de kosten werkgerelateerde kosten zijn en tijdig aan de werkgever worden gemeld.
Schets hoe werknemers uitgaven moeten rapporteren
Hoe u uw beleid voor werknemersuitgaven documenteert en implementeert
- Het vergoedingsbeleid van uw bedrijf duidelijk en specifiek te maken. Definieer potentieel verwarrend jargon, zodat medewerkers de regels niet verkeerd begrijpen.
- Het beleid te testen op medewerkers. Als u de kneepjes van het boekhouden kent, gaat u er al snel van uit dat iedereen dat ook doet. Test uw nieuwe beleid op een focusgroep voordat u het implementeert in het hele bedrijf om te zien wat u moet uitleggen of vereenvoudigen. Begrijpt iedereen wat een verantwoord plan is? Zijn "werkgerelateerde kosten" duidelijk gedefinieerd? Kunnen medewerkers toegang krijgen tot de creditcard van het bedrijf in plaats van zelf te betalen? Vraag feedback om te bepalen of het beleid clausules bevat die verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden. Breng indien nodig aanpassingen aan.
- Kondig het nieuwe beleid aan en maak het gemakkelijk toegankelijk via de communicatietool van uw bedrijf, Slack, intranet, enz. Maak het beleid beschikbaar op een cloudgebaseerde schijf, zodat medewerkers het onderweg kunnen bekijken. Deze toegankelijkheid is vooral belangrijk voor uw zakenreizigers.
- Neem het onkostenvergoedingsbeleid op in uw zakelijke reisbeleid om het nog toegankelijker te maken.
- Voorzie medewerkers van reis- en onkostensoftware om het beleid te handhaven. Geef ze een tool voor onkostenbeheer om bonnetjes te verzamelen en onkostendeclaraties te archiveren, en reisboekingssoftware om reiskosten bij te houden.
Tips voor het handhaven van een onkostenvergoedingsbeleid
Vergoedingen voor kleine reiskosten kunnen oplopen. Stel dat een werknemer een persoonlijke creditcard gebruikt om een taxirit te betalen voor een privé-uitje tijdens een zakenreis. De rit kost slechts $ 6, dus de financiële afdeling ziet het niet. Wanneer u echter kleine frauduleuze onkosten zoals deze vermenigvuldigt met tientallen werknemers en honderden ritten, kan deze $ 6 snel oplopen tot $ 6.000 of $ 60.000!Het is belangrijk om een onkostenvergoedingenbeleid te handhaven om de controle over de bedrijfsuitgaven te behouden en te voorkomen dat hebzuchtige werknemers de middelen van het bedrijf voor persoonlijk gebruik uitputten. Als u het beleid handhaaft en overtreders bestraft, zullen overbestedingen en fraude stoppen.Gebruik deze tips om fraude met onkostenvergoedingen te voorkomen:
- Vraag medewerkers om bonnetjes met de naam van de leverancier, de datum en tijd van aankoop en een lijst met gekochte artikelen.
- Controleer bonnetjes. Zijn ze vervalst? Kloppen de aankopen? Probeert de medewerker een fooi terug te krijgen, terwijl er wel een fooi bij de maaltijd was inbegrepen? Bevat de bon een aantal zakelijke uitgaven en een aantal verborgen privéaankopen? Speel detective.
- Stel consequenties voor fraude. Het ontslaan van medewerkers die fraude plegen, geeft het goede voorbeeld en ontmoedigt anderen om hetzelfde te doen.
- Stel consequenties voor overbestedingen. Als medewerkers meer uitgeven dan de dagvergoeding voor hun reis, vergoed ze dan tot het toegestane bedrag, maar laat ze er niet mee wegkomen. Als een bepaalde medewerker consequent te veel uitgeeft aan zakenreizen, overweeg dan om hem of haar minder reismogelijkheden te geven.
- Gebruik tools die het uitgavenbeleid van het bedrijf handhaven. Gebruik een tool voor reisbeheer die laat zien welke opties binnen het beleid vallen en welke niet. Technologie maakt het makkelijker dan ooit om fraude met onkostenvergoedingen te identificeren en te voorkomen.
- Geef medewerkers toegang tot virtuele bedrijfspassen. Deze passen geven beheerders de mogelijkheid om uitgaven in realtime te volgen. Als een financieel medewerker een zakenreiziger verdachte aankopen ziet doen, kan hij of zij de medewerker een waarschuwing sturen of een kopie van het onkostenbeleid e-mailen als herinnering.
?)
Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.
- Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.
- Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.
- Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.