2025 gids voor reis- en kostenbeheer

T&E-beleid

Reis- en onkostenbeleid | Best practices voor een effectief reis- en onkostenbeleid

De term 'T en E' wordt vaak gebruikt in zakenreizen. In dit geval kan de afkorting staan voor een van de twee opties: reis- en onkostenbeleid of reis- en entertainmentbeleid.

In deze korte handleiding voor best practices voor beleid ontrafelen we wat deze twee T&E-termen eigenlijk betekenen. En hoe u een T&E-proces voor uw zakelijke reisplan kunt beheren.

Wat is T&E?

Reizen en onkosten, of reizen en entertainment, zijn de uitgaven van werknemers die reizen voor hun werk (een zakenreis) of een klant ontvangen.

Onder reis- en onkosten vallen reiskosten, kosten voor het huren van vergaderruimtes, accommodatie, zakelijke maaltijden, telefoonkosten in het buitenland en meer. Hieronder vallen alle noodzakelijke uitgaven, die vooraf zijn overeengekomen in een reis- en onkostenbeleid, om succesvol te kunnen werken tijdens de reis. HR- en financiële afdelingen zijn doorgaans verantwoordelijk voor het reisbeleid en de reis- en onkostenprocessen van een bedrijf.

Wat zijn de voordelen van een T&E-polis (en wat gebeurt er zonder een dergelijke polis)

Zonder een effectief reis- en onkostenbeleid kan het organiseren van zakelijke reizen tijdrovend en frustrerend zijn en leiden tot frequente overbestedingen. Een nauwkeurig en geautomatiseerd reis- en onkostenbeleid helpt de kosten van zakelijke reizen te beheersen zonder uw team te micromanagen. Door beleid te integreren in de nieuwste reisoplossingen kunt u de herhaaldelijke vragen die uw administratieve team moet beantwoorden verminderen en ervoor zorgen dat uw financiële team continu toegang heeft tot de benodigde gegevens en rapportages.

Zonder het juiste reis- en onkostenbeleid is er onnodig werk met het goedkeuringsproces, vergoedingen, het innen van onkostendeclaraties en meer.

We vroegen Katharina Wodischeck van Adsquare wanneer zij denkt dat het tijd is voor een bedrijf om hun reiskosten te automatiseren. Dit is wat ze zei:

With only a handful of employees, managing travel expenses is still doable using Excel sheets and paper receipts. However, when companies are growing, the whole process of approving, reporting, and analysing travel expenses gets more complex, and not only do finance and accounting teams take most of their valuable time for things that could be easily automated.Companies should define what the status quo is and what they want to achieve with automating their T&E. Once the T&E process is automated, it's simple to keep up with company growth or increased employee travel, and it will save a lot of administrative costs in the long run.

Katharina Wodischeck, Finance Director, Adsquare

Hoe ziet een T&E-beleid eruit?

Om de algemeen aanvaarde best practices te volgen, moet uw reis- en onkostenbeleid het volgende omvatten:

Toegestane zakelijke reisdoeleinden

Boekingstool en -proces (voor vliegreizen, hotelkamers, openbaar vervoer en autohuur)

Basisrichtlijnen voor uitgaven per categorie, inclusief details over de mogelijkheid tot upgrades naar

business class of first class vliegtickets

Best practices voor vergoede kosten, inclusief benodigde ondersteunende documentatie (voor maaltijden, vervoer over land en andere kleine uitgaven)

Voorbeelden van niet-vergoede uitgaven, zoals persoonlijke entertainment en het beleid voor alcoholische dranken en niet-werknemers die voor vrijetijdsdoeleinden deelnemen aan zakenreizen

De disciplinaire maatregelen die worden genomen als zakenreizigers zich niet aan uw beleid houden

Een reis- en onkostenbeleid moet drie elementen voor zakenreizigers verduidelijken. Ten eerste het bedrijfsbeleid met betrekking tot welke zakelijke redenen acceptabel zijn voor het goedkeuren van een zakenreis.

Ten tweede het proces voor het boeken van reisarrangementen, inclusief welke reiskosten de medewerker eerst moet laten goedkeuren. Ten slotte moet het beleid de toegestane budgetten voor verschillende zakelijke reisgerelateerde uitgaven beschrijven en de gevolgen van afwijkingen van deze richtlijnen.

Het reis- en onkostenbeleid vermeldt ook belastingverplichtingen, declaratieprocedures en geeft een overzicht van onkostenbeheer. Het beleid kan variëren afhankelijk van de thuisbasis van uw bedrijf en de reisbestemming.

Zo kunnen internationale reizen leiden tot creditcardtoeslagen voor Amerikaanse werknemers – kleine details zoals deze moeten in een reis- en onkostenbeleid worden meegenomen.

Uw reis- en onkostenbeleid kan bestaan uit een document waarin reizigers leren welke tool ze moeten gebruiken om reizen te boeken, hoe ze een onkostenvergoeding moeten indienen en wat hun dagvergoeding is. Maar om uw zakelijke reizen te optimaliseren, kunt u veel van de processen automatiseren door uw beleid te integreren met de nieuwste technologische tools.

Hoe T&E-beheertools kunnen helpen

U vraagt zich misschien af of er tools voor zakenreisbeheer bestaan die de goedkeuring en rapportage van reis- en onkostenvergoedingen kunnen ondersteunen. Gelukkig zijn die er. Wanneer u uw beleid automatiseert, ervaart u een aantal belangrijke voordelen die handmatige processen niet kunnen bieden:

Snellere goedkeuringsprocedure en waarschuwingen bij beleidsovertredingen

Kostenbesparingen door betere naleving van het beleid

Nauwkeurige bestedingslimieten per team, afdeling of project

Transparante, realtime gegevens over reis- en representatiekosten

Geconsolideerde onkostenrapportage vanuit één boekingstool

Geavanceerde tracking van reis- en onkostenvergoedingen, waardoor financiële teams toekomstige zakelijke reiskosten kunnen voorspellen

Nauwkeurigere onkostengegevens. Analyseer verschillende onkostencategorieën en individuele medewerkersuitgaven met slechts een paar klikken

Mogelijkheid om trends in reisuitgaven onder medewerkers te identificeren en loyaliteitslidmaatschappen te zoeken voor ervaringsverbeterende voordelen

Snellere vergoeding van onkostendeclaraties zoals tolgelden, visumkosten, reisverzekeringen, zakelijke maaltijden of kilometervergoeding bij reizen met eigen vervoer.

Een geautomatiseerd reisbeleid is gemakkelijker te begrijpen en te volgen. In TravelPerk geeft een hotel bijvoorbeeld de melding "Buiten het beleid" als het nachttarief te hoog is.

Reizigers kunnen er ook voor kiezen om de knop die alleen de opties binnen het beleid weergeeft, aan of uit te zetten, zodat ze geen opties zien die niet aan het beleid voldoen. Deze optie kan worden in- en uitgeschakeld, zodat reizigers met een korte periode die te maken hebben met lastminuteprijzen, een verzoek kunnen indienen bij hun fiatteur om buiten het beleid te boeken.

Implicaties voor T&E-belasting

Veel zakelijke reizen van uw medewerkers zijn fiscaal aftrekbaar. Zolang de Belastingdienst de activiteiten maar als noodzakelijk voor uw branche beschouwt. De harde waarheid is dat veel bedrijven miljoenen verliezen aan niet-geclaimde btw op zakelijke reisprogramma's.

Uw bedrijf hoeft niet geregistreerd te zijn in het land waar uw medewerker naartoe reist om btw terug te vorderen. Gebruik de btw-vriendelijke inventaris van TravelPerk, de eigen btw-calculator en onze interne btw-experts om u te begeleiden bij het opzetten van een geautomatiseerde btw-oplossing. Het kan uw volledige zakelijke reisbudget vanaf nu tot wel 25% per jaar besparen.

De 5 beste werkwijzen om uw reis- en kostenbeheer te stroomlijnen

Volg deze best practices voor beleid om overtredingen te verminderen, de inspanning van goedkeurders te verminderen en audits een fluitje van een cent te maken. Wat goed is voor de reiziger, is ook goed voor de CFO.

1. Maak het toegankelijk

Voor succesvol reis- en onkostenbeheer moeten uw medewerkers uw wensen kennen. Zorg ervoor dat u uw zakelijke reisbeleid en essentiële informatie op een plek bewaart waar alle medewerkers toegang toe hebben.

Als u met contractanten of andere dienstverleners werkt, moet u er rekening mee houden dat zij mogelijk geen zakelijk e-mailadres hebben en dat u ook hen moet helpen.

Tegelijkertijd moet uw proces begrijpelijk en eenvoudig zijn. U wilt niet dat iemand constant moet nagaan hoe het proces moet worden gevolgd; u wilt dat ze het één keer leren en dat het proces blijft hangen. Hoe eenvoudiger, hoe beter.

2. Wees klaar voor mobiel

Medewerkers die veel reizen, zijn altijd onderweg – de naam zegt het al. Hun reis- en onkostennota's moeten net zo mobiel zijn als zijzelf. Dit betekent niet dat ze van hen verwachten dat ze elke keer dat ze een onkostennota maken hun laptop erbij pakken en hun onkosten bijhouden. Misschien hebben ze daar de hele dag geen tijd voor.

Uw reis- en onkostennota moet mobielvriendelijk zijn, zodat uw medewerkers foto's van originele bonnetjes kunnen uploaden, kosten kunnen bijhouden en ervoor kunnen zorgen dat alle onkosten binnen het beleid vallen, zonder dat dit hun dagelijkse routine hoeft te onderbreken.

3. Creëer een duidelijk beleid

Het woord beleid heeft een onheilspellende klank. Het punt is dat het niet al te ingewikkeld hoeft te zijn. Houd bij het opstellen van een reis- en verblijfsbeleid rekening met de doelgroep. Spreek je lezer aan, gebruik begrijpelijke taal en houd het simpel.

4. Automatiseer uw workflow (en laat reizigers zelf boeken)

Automatisering maakt uw reis- en onkostenbeheer beter beheerbaar. Bovendien duurt het niet zo lang om op te zetten als u misschien denkt. Met TravelPerk kunt u met een paar klikken een geautomatiseerd proces voor reis- en onkostenbeheer opzetten.

U kunt kiezen voor een reeds geïntegreerde partner voor onkostenbeheer, zoals Expensify, Yokoy en Paykawk. Of integreer uw eigen systemen met de API voor onkosten van TravelPerk – wat het beste bij uw bedrijf past.

Neem de tijd om uw reis- en onkostenworkflow te automatiseren en u zult er in de toekomst dankbaar voor zijn. Hiermee voorkomt u lange e-mailketens en zorgt u ervoor dat er niets over het hoofd wordt gezien.

Bovendien levert het automatiseren van reis- en onkosten uw bedrijf waardevolle gegevens over uitgavenbeheer, zodat u weet hoe u kunt optimaliseren voor financieel voordeel in de toekomst.

5. Installeer uw automatiseringstool

De laatste stap in uw reis naar een soepel T&E-proces is het onboarden van uw automatiseringstool en workflow.

Zorg ervoor dat het hele bedrijf een goed overzicht heeft van hoe de tool werkt en hoe ze deze kunnen gebruiken. Doe het de eerste keer goed, dan hoeft u dit nooit meer te herhalen.

Maak kennis met eenvoudigere T- en E-workflows

Volg deze eenvoudige handleiding om bedrijfsbrede workflows en beleid op te zetten en zo voor iedereen een soepelere reiservaring te creëren. Bovendien verbetert u de naleving, bespaart u geld en kunt u mogelijk tot 25% van de jaarlijkse btw-kosten terugkrijgen.

Maak zakenreizen makkelijker. Voor altijd.

Bekijk ons platform in actie. TravelPerk, dat door duizenden bedrijven wereldwijd wordt vertrouwd, maakt het beheren van zakenreizen makkelijker met meer flexibiliteit, volledige controle over de uitgaven met eenvoudige rapportage en opties voor CO2-compensatie.

Vind honderden bronnen over alles wat te maken heeft met zakenreizen, van tips over duurzamer reizen tot advies over het opstellen van een bedrijfsreisbeleid en het beheren van je onkosten. Met onze meest recente bronnen voor zakenreizen en blogposts zit je goed.

Mis nooit een update. Blijf met ons in contact op sociale media voor de nieuwste productlanceringen, aankomende evenementen en artikelen vers van de pers.