De juiste corporate travel manager voor uw bedrijf inhuren
Corporate Travel Managers worden steeds gebruikelijker binnen organisaties. Voorheen waren mensen met dergelijke vaardigheden vaker te vinden bij travel management companies (TMC's) of reisbureaus die hun diensten uitbesteedden. Naarmate de branche blijft veranderen, zijn bedrijven op zoek naar hun eigen travel managers die meer gespecialiseerde en op maat gemaakte zakelijke reisdiensten kunnen aanbieden. Een baan in corporate travel management is een zeer strategische baan, aangezien de zakelijke reizen en reiskosten van een bedrijf een van de grootste delen van het budget uitmaken.De functieomschrijving van een corporate travel manager omvat alle aspecten van zakenreizen, waaronder:- Het opstellen en implementeren van het zakelijke reisbeleid van een bedrijf
- Het toezicht houden op reiskosten en -uitgaven en het beheren van het reisbudget
- Het bijhouden van onberispelijke onkostennota's en -gegevens om het reisbeleid te verfijnen en zo betere zakenreiservaringen te garanderen, terwijl tegelijkertijd kostenbesparende maatregelen worden ontdekt en geïmplementeerd.
- Contact onderhouden met reisagenten, reisadviseurs en dienstverleners bij het maken van reisarrangementen.
- Onderhandelen over en het vinden van de beste deals en prijzen voor het bedrijf via de bovengenoemde relaties.
- Ook het opstellen en beheren van reisplannen voor zakenreizen die betrekking hebben op crisissituaties, beveiliging en risicomanagement. Dit omvat het monitoren van personeel tijdens hun zakenreizen.
Dankzij nieuwe reismanagementoplossingen zoals TravelPerk, een alles-in-één platform dat de processen voor het regelen van zakenreizen stroomlijnt, is het onderhouden van contacten en onderhandelen met leveranciers voor de meeste managers verleden tijd. Dankzij deze oplossingen zijn deze taken nu geautomatiseerd en zeer efficiënt.Waarom zou u overwegen een corporate travel manager in te huren?
Bedrijven maken al lang gebruik van de diensten van travel management companies (TMC's) om hun zakelijke reisbehoeften te beheren, meestal met een interne projectmanager als contactpersoon. Dankzij de opkomst van een nieuwe generatie TMC's zoals TravelPerk is de situatie veranderd. Een abonnement op een TravelPerk-plan geeft organisaties volledige controle over hun zakelijke reisprocessen en het inhuren van een interne travelmanager zorgt ervoor dat ze optimaal profiteren van de voordelen van dergelijke plannen.Door uw boekingsprocessen en reisplanning te stroomlijnen, helpt een travelmanager u de kosten van uw bedrijfsreisuitgaven te verlagen en krijgt u meer controle over uw budget.Ze werken ook aan een betere reiservaring voor uw medewerkers, wat er uiteindelijk voor zorgt dat zakenreizen productiever zijn. Ze fungeren als het belangrijkste aanspreekpunt tussen het bedrijf en de zakenreizigers, waardoor beide partijen gemoedsrust en veiligheid ervaren.Momenteel vallen al deze functies mogelijk onder de verantwoordelijkheid van een officemanager binnen uw bedrijf. Het aannemen van een fulltime travelmanager kan een echte gamechanger zijn. Dankzij jarenlange ervaring en branchekennis kan een travelmanager deze taken niet alleen uit handen nemen van medewerkers die hiervoor mogelijk niet gekwalificeerd zijn, maar ook zorgen voor goedkopere, leukere en over het algemeen betere zakelijke reizen.Waar moet u op letten bij het inhuren van een corporate travel manager?
Als dit de eerste keer is dat u een vacature voor een travelmanager binnen uw bedrijf wilt plaatsen, weet u misschien niet goed waar u moet beginnen. Daarom hebben we een korte checklist samengesteld met vijf dingen waar u op moet letten bij het opstellen van uw vacatures en het scannen van LinkedIn-profielen:1. Diepgaande kennis van de reisindustrie
De rol van travelmanager is geen startersfunctie. Uw potentiële travelmanager moet de reisbranche door en door kennen. Dit betekent dat u begrijpt hoe u de beste deals kunt sluiten, de economische aspecten van de branche kent en op de hoogte bent van trends, beleid en best practices in de branche. Mogelijk heeft u al ervaring als travelmanager of binnen specifieke sectoren, zoals dienstverleners of reisbureaus.2. Een geweldige communicator en samenwerker
Communicatie is een integraal onderdeel van het werk van een travelmanager. Vóór de opkomst van online boekingstools investeerden travelmanagers tijd en energie in het opbouwen van goede relaties met lokale en internationale reisaanbieders. Dit omvatte het onderhandelen over de beste deals met luchtvaartmaatschappijen en hotels of het zoeken naar de beste zakelijke reisprogramma's voor het bedrijf. Goede travelmanagers die op de hoogte zijn van de nieuwste technologieën in de branche, besteden hier nu minder tijd aan.Aan de andere kant communiceert een travelmanager voortdurend met interne medewerkers om te helpen bij reisbehoeften en om het interne reisbeleid te communiceren en te versterken. Het type en de toon van de communicatie variëren afhankelijk van de senioriteit van de medewerkers.Een travelmanager is gebonden aan een zorgplicht, wat betekent dat hij/zij de plicht heeft om de veiligheid en het welzijn van zijn/haar teamleden tijdens het reizen te waarborgen. Dit moet centraal staan in de manier waarop hij/zij communiceert en zijn/haar werk uitvoert.3. Een analytische en strategische mindset
Data is essentieel in zakelijk reismanagement en gaat verder dan alleen het begrijpen van de cijfers in een spreadsheet of rapport. Een travelmanager moet die data kunnen gebruiken om het reisbeleid en de reispraktijken van het bedrijf continu te verfijnen, met name gezien de omvang van de reisbudgetten van de meeste bedrijven en het belang van succesvolle zakenreizen voor de langetermijndoelen van een organisatie. Dit betekent ook dat er voortdurend gezocht moet worden naar nieuwe manieren om de administratieve processen van zakenreizen te stroomlijnen en zo tijd en geld te besparen.4. Uitstekende organisatorische vaardigheden
Wanneer meerdere medewerkers tegelijkertijd hun reizen boeken en plannen, hun uitgaven afstemmen of op reis zijn, moet een travelmanager alles onder controle hebben. Ze moeten over systemen beschikken die realtime inzicht bieden in dit alles. Dit betekent vaak dat ze openstaan voor de nieuwste technologische oplossingen die dit mogelijk maken. Een goede travelmanager moet een uiterst goed georganiseerde en proactieve planner zijn.5. De juiste kwalificaties
De ervaring van een travelmanager komt ongetwijfeld voort uit zijn of haar ervaring in het vakgebied, met name in een leidinggevende rol. Het is echter belangrijk ervoor te zorgen dat uw kandidaten over de juiste kwalificaties beschikken, met andere woorden: een bachelordiploma in toerisme, reizen of hospitality. Kandidaten met een aanvullende certificering in reizen of hospitality zijn van bijzondere waarde.We vroegen Natalie Marcantonio, Office Manager bij Quadmark, welke vaardigheden over het algemeen gewaardeerd worden in een corporate travel manager. Dit is wat ze zei:
"Georganiseerd en pragmatisch zijn heeft me geholpen. Medewerkers hebben niet altijd de tijd om hun eigen reis te organiseren, of maken door drukte en stress vaak fouten in het boekingsproces. Ik zorg ervoor dat iedereen binnen het bedrijf weet dat ik benaderbaar ben en bereid ben om hen te helpen met hun reisbehoeften. Ik vind het ook erg waardevol om mensen op de hoogte te houden van veranderingen en ze het vertrouwen te geven dat ze alle beschikbare elementen binnen het platform kunnen gebruiken." (Natalie Marcantonio, Office Manager, Quadmark)?)
?)