Di cosa si occupa un agente di viaggio aziendale?
- Organizzare i visit
- Prenotare voli e altri mezzi di trasporto, come ad esempio il noleggio auto
- Garantire il rispetto degli obblighi di duty of care
- Creare itinerari di viaggio
- Effettuare prenotazioni alberghiere
- Collaborare con i reparti finanziari per allinearsi sui processi relativi alle spese
- Fornire assistenza a chi viaggia
Quali sono i vantaggi di utilizzare un agente di viaggio aziendale?
- Gli agenti di viaggio aziendali comprendono le spese di viaggio: il loro compito è quello di garantire che i tuoi budget siano rispettati, assicurandosi che ottengano le migliori offerte possibili su trasporti, alloggio, ecc. Hanno stabilito rapporti con i fornitori per ottenere offerte e sconti migliori.
- Gestiscono processi di spesa complessi: trasferendo la gestione delle spese ad agenti specializzati, le aziende passeranno meno tempo a ricontrollare la documentazione cartacea e le richieste di rimborso.
- Nessuna esigenza relativa ai viaggi di lavoro viene tralasciata: gli agenti sanno comprendere le esigenze specifiche di ogni viaggiatore e adattarle al programma.
- Forniscono assistenza: i dipendenti possono contattare direttamente l'agente in caso di problemi durante i viaggi di lavoro. Gli agenti possono facilmente riorganizzare il trasporto, consigliare misure di sicurezza specifiche per ciascun paese e facilitare le modifiche agli itinerari.
Quali sono gli svantaggi di utilizzare un agente di viaggio aziendale?
- Le aziende possono incorrere in costi maggiori: ogni agente è diverso, ma la maggior parte addebita alle aziende una tariffa annuale, oltre a tariffe aggiuntive ogni volta che si utilizzano i servizi. Questo da solo può intaccare una fetta consistente del budget per le trasferte.
- Lavorano per sé stessi, non per te: poiché hanno stabilito relazioni con i fornitori, non puoi sempre avere la certezza che l'offerta ottenuta sia la migliore per te, o per loro.
- Meno trasparenza: ogni volta che esternalizzi un processo aziendale, avrai automaticamente meno informazioni su come vengono prese le decisioni e perché. In questo modo avrai meno opportunità di tenere d'occhio i tuoi KPI per la gestione dei viaggi.
- Potrebbero non essere disponibili quando ne hai bisogno: in generale, gli agenti di viaggio aziendali sono disponibili solo durante il normale orario di lavoro. Se i tuoi dipendenti hanno un problema fuori dall'orario di lavoro o durante il fine settimana, non potranno contattare l'agente per assistenza.
Dovresti utilizzare una piattaforma specializzata per gestire i tuoi viaggi aziendali?
- Cercare voli, prenotare e gestire le spese, tutto dalla piattaforma TravelPerk. Inoltre, potrai avvalerti di uno dei migliori cataloghi del settore per la prenotazione di voli aziendali a tariffe competitive.
- Prenotare alloggi direttamente dalla piattaforma, usufruendo di un ampio catalogo per la prenotazione di alloggi aziendali, come le camere d'albergo.
- Definire e automatizzare le linee guida delle politiche di viaggio e il flusso di approvazione per una migliore conformità.
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